استخدام به معنای فرآیند جستجو، یافتن و استخدام کارمند جدید برای یک موقعیت شغلی خاص است. از آن‌جایی که کارمندان تا حد زیادی در موفقیت یک کسب و کار نقش دارند، بسیار مهم است که سازمان‌ها درباره فرایند استخدام آگاهی داشته باشند و این کار را با حساسیت بیشتری انجام دهند.
از این رو، در این مقاله از سایت کار از ما به این مباحث می‌پردازیم که استخدام چیست؟ چه مراحلی دارد؟ چه چالش‌هایی دارد؟ انواع آن کدام است؟ تفاوت جذب و استخدام چیست؟ و در نهایت نکاتی برای داشتن یک استخدام کارآمد و اشتباهات رایج در فرایند استخدام را بررسی می‌کنیم.
استخدام چیست؟
استخدام یکی از فرایندهای مهم سازمان‌هاست که شامل شناسایی، جذب، مصاحبه، گزینش و استخدام کارمند جدید برای یک موقعیت شغلی خاص است.
فرایند استخدام بر عهده بخش منابع انسانی است. معمولا در شرکت‌های بزرگ‌تر یک تیم مسئول استخدام هستند، در شرکت‌های متوسط فقط یک استخدام‌کننده وجود دارد و در شرکت‌های کوچک‌تر مدیر استخدام مسئول استخدام است. به‌طور کلی افراد مسئول استخدام، این فرایند را با نوشتن آگهی شغلی، ارزیابی متقاضیان، تنظیم مصاحبه و در نهایت پذیرش یا رد متقاضی انجام می‌دهند.
فرایند استخدام به روش‌های گوناگونی انجام می‌شود. تقریبا اکثر شرکت‌ها از طریق انتشار آگهی شغلی در سایت‌های کاریابی، رسانه‌های اجتماعی و…، متقاضیان را برای یک موقعیت شغلی خاص جذب می‌کنند.
علاوه‌بر این، بسیاری از سازمان‌ها فرایند استخدام را به شرکت‌های خارجی برون‌سپاری می‌کنند. برون‌سپاری استخدام یعنی یک سازمان تمام یا بخشی از فرایند استخدام را به شرکت‌های خارجی می‌سپارد تا هم خودشان بتوانند بر کارهای مهم‌تر تمرکز کنند و هم فرایند استخدام آن‌ها توسط یک تیم حرفه‌ای و کاربلد انجام شود.
مثلا یک شرکت به دنبال استخدام کارشناس مالی است، تصمیم می‌گیرد این کار را به یک شرکت خارجی برون‌سپاری کند و خودش بر بخش خدمات مشتریان تمرکز کند. همچنین بسیاری از شرکت‌ها از نرم‌افزارهای استخدام استفاده می‌کنند تا فرایند استخدام را به‌طور موثرتر و کارآمدتر انجام دهند و بهترین فرد را برای یک موقعیت شغلی پیدا کنند.
- بیشتر بخوانید: غیبت کارمندان
- بیشتر بخوانید: استخدام پیمانی چیست
- بیشتر بخوانید: استخدام رسمی چیست
- بیشتر بخوانید: ATS چیست
مراحل استخدام چیست؟
به طور کلی استخدام مراحل مشخصی دارد که در ادامه شما را با این مراحل آشنا می‌کنیم:
1_ شناسایی نیاز شرکت
استخدام‌کنندگان باید به‌طور دقیق از موقعیت شغلی خالی سازمان و نیاز کارفرما آگاه باشند تا بتوانند آگهی و شرح شغل خوبی بنویسند و بهترین فرد را برای این موقعیت استخدام کنند.
2_ نوشتن برنامه استخدام
پس از این‌که استخدام‌کنندگان متوجه شدند که فرد مورد نظر باید چه مهارت‌ها و سوابقی داشته باشد، برنامه‌ای برای استخدام بهترین فرد می‌نویسند و در طول فرایند از آن پیروی می‌کنند. در این برنامه‌ریزی، روش‌های جذب متقاضی، مدت زمان تقریبی استخدام، نحوه انجام مصاحبه‌ها و… نوشته می‌شود.
از آن‌جایی که فرایند استخدام در یک موقعیت شغلی متفاوت از موقعیت شغلی دیگر است، استخدام‌کنندگان معمولا برای هر فرصت شغلی جدید یک برنامه استخدام جدید می‌نویسند. اما اگر قرار باشد یک نیروی جدید برای موقعیت شغلی قبلی استخدام شود، از همان برنامه قبلی استفاده می‌کنند؛ یا تغییرات کمی در آن ایجاد می‌کنند یا بدون هیچ تغییری از آن استفاده می‌کنند.
3_ نوشتن شرح شغل
شرح شغل شامل عنوان شغلی، هدف شغلی، مسئولیت‌ها، سوابق مورد نیاز، توانایی‌ها و مهارت‌های لازم، ویژگی‌های شخصیتی، مزایا و حقوق پیشنهادی است.
در واقع شرح شغل نشان‌دهنده این است که سازمان دقیقا به دنبال چه فردی است و همچنین درک بیشتری از موقعیت شغلی به متقاضیان می‌دهد.
مثلا شرح شغل برای استخدام طراح گرافیک به شرح زیر است:
- عنوان شغلی: طراح گرافیک
- هدف شغلی: طراحی محتوای بصری جذاب برای شبکه‌های اجتماعی سازمان به‌طوری که به تقویت برند کارفرمایی، اهداف بازاریابی و ارتباطات سازمان کمک کند.
- مسئولیت‌ها: طراحی‌های خلاقانه، ویرایش تصاویر، ارائه ایده‌های خلاقانه، تحقیق و شناسایی ترندهای جدید طراحی.
- سوابق: حداقل مدرک کارشناسی در رشته طراحی گرافیک یا داشتن مدرک معتبر در این زمینه و حداقل ۲ سال سابقه کار به‌عنوان طراح گرافیک.
- مهارت‌ها: تسلط بر نرم‌افزارهای طراحی Illustrator و Adobe Photoshop.
- ویژگی‌های شخصیتی: توجه به جزئیات، تفکر خلاق و توانایی مدیریت زمان.
- مزایا: دریافت حق بیمه
- حقوق پیشنهادی: حقوق پیشنهادی از ۱۸ تا ۲۵ میلیون تومان.
- بیشتر بخوانید: درآمد گرافیست چقدر است؟
- بیشتر بخوانید: مصاحبه نگهداشت چیست
4_ انتشار آگهی شغلی
در این مرحله استخدام‌کنندگان آگهی شغلی را در سایت‌های کاریابی، شبکه‌های اجتماعی سازمان، سایت سازمان و… منتشر می‌کنند.
آن‌ها آگهی را به‌گونه‌ای تبلیغ می‌کنند تا افراد زیادی به آن جذب شوند و رزومه بفرستند.
5_ تجزیه و تحلیل متقاضیان
در این مرحله رزومه‌های ارسال‌شده بررسی می‌شوند و آن‌هایی که برای موقعیت شغلی مورد نظر مناسب‌تر هستند به مرحله مصاحبه راه پیدا می‌کنند.
از آن‌جایی که مصاحبه وقت‌گیر است، استخدام‌کنندگان تلاش می‌کنند تعداد رزومه‌ها را تا جای ممکن کاهش دهند.
6_ مصاحبه با متقاضیان
اگر تعداد افرادی که به مرحله مصاحبه رسیده‌اند زیاد باشد و استخدام‌کنندگان زمان کافی برای مصاحبه با همه آن‌ها نداشته باشند، ابتدا یک مصاحبه مقدماتی کوتاه با آن‌ها انجام می‌دهند و بهترین نامزدها را به مرحله بعد انتقال می‌دهند.
در این مرحله معمولا مدیر بخش وارد فرایند استخدام می‌شود و درباره استخدام بهترین نامزد، تصمیم نهایی را می‌گیرد.
7_ اتمام فرایند استخدام
در این مرحله استخدام‌کنندگان آخرین کارهای فرایند استخدام را انجام می‌دهند. مثلا به سایر نامزدها اطلاع می‌دهند که فرد مورد نظر استخدام شد و آن‌ها از لیست حذف شدند.
در شرکت‌های بزرگ‌تر وقتی فرآیند استخدام برای یک موقعیت شغلی بسته می‌شود، یک فرایند استخدام جدید برای موقعیت شغلی دیگر شروع می‌شود و استخدام‌کنندگان این چرخه را برای سایر موقعیت‌های شغلی تکرار می‌کنند.
- بیشتر بخوانید: مقایسه کارکنان
- بیشتر بخوانید: استخدام قراردادی چیست
- بیشتر بخوانید: بی انگیزگی کارکنان
انواع استخدام چیست؟
فرایند استخدام انواع گوناگونی دارد که در این قسمت آن‌ها را بررسی می‌کنیم:
1_ استخدام داخلی
در فرایند استخدام داخلی، استخدام‌کنندگان برای موقعیت شغلی مورد نظرشان از میان کارمندان سازمان فردی را استخدام می‌کنند.
استخدام داخلی معمولا توسط بخش منابع انسانی انجام می‌شود و استخدام‌کنندگان این کار را با دو روش مختلف انجام می‌دهند:
- از آن‌جایی که از پیشینه و عملکرد کارمندان آگاه هستند، بهترین فرد را برای یک موقعیت شغلی جدید انتخاب می‌کنند.
- آگهی شغلی را برای همه کارمندان ارسال می‌کنند و از علاقه‌مندان به این موقعیت شغلی می‌خواهند تا رزومه‌شان را ارسال کنند.
مثلا یک شرکت نیاز به مدیر فروش دارد و کارفرما تصمیم می‌گیرد به جای استخدام یک فرد بیرونی، کارشناس فروش را به مدیر فروش ارتقا دهد زیرا این فرد با رویه‌های شرکت آشناست، مشتریان را می‌شناسد و عملکرد شغلی خوبی دارد.
2_ استخدام حفظ شده/ دائمی/ اجرایی
در این فرایند، سازمان برای استخدام بلندمدت یک کارمند جدید از یک شرکت منابع انسانی خارجی کمک می‌گیرد. شرکت منابع انسانی خارجی، متقاضیان را پیدا می‌کند و اطلاعات آن‌ها را به سازمان می‌دهد تا یکی از نامزدها انتخاب و استخدام شود.
معمولا برای استخدام کارمند در پست‌های مدیریتی و تخصصی از این نوع استخدام استفاده می‌شود. مثلا یک شرکت تولیدی تصمیم می‌گیرد برای ایجاد تنوع در طرح‌های خود یک طراح لباس ماهر استخدام کند. بنابراین برای پیدا کردن و استخدام این نیروی متخصص از یک شرکت منابع انسانی خارجی کمک می‌گیرد.
3_ استخدام اضطراری
استخدام اضطراری نیز همانند استخدام دائمی است با این تفاوت که شرکت خارجی تنها در صورتی از سازمان دستمزد می‌گیرد که موفق شود نیروی مورد نظر آن‌ها را پیدا کند.
علاوه‌بر این، در این نوع استخدام ممکن است سازمان برای پیدا کردن فرد مورد نظر از چند آژانس کاریابی کمک بگیرد. به همین دلیل معمولا فرایند استخدام در این‌جا سریع‌تر پیش می‌رود زیرا چندین شرکت خارجی در حال پیدا کردن نیرو برای سازمان هستند.
مثلا فرض کنید یک شرکت با حجم فروش بسیار زیاد به دلیل استعفای ناگهانی حسابدار خود نیاز دارد به سرعت یک حسابدار جدید و حرفه‌ای استخدام کند تا به حساب‌های شرکت رسیدگی کند و از مشکلات مالی جلوگیری شود. در نتیجه تصمیم می‌گیرد از چندین آژانس کاریابی کمک بگیرد تا هرچه زودتر نیروی مورد نظر را استخدام کند.
4_ استخدام معکوس
در این نوع استخدام، خود افراد جویای کار به‌عنوان استخدام‌کننده عمل می‌کنند؛ یعنی این افراد شرکت‌هایی که می‌خواهند در آن‌جا کار کنند را پیدا می‌کنند، سپس با استخدام‌کنندگان آن شرکت تماس می‌گیرند تا ببیند آیا موقعیت شغلی در سازمان برای آن‌ها وجود دارد یا نه.
مثلا ممکن است یک روانشناس وقت آزاد زیادی داشته باشد و بخواهد علاوه‌بر کلینیک فعلی، در یک کلینیک دیگر نیز کار کند. بنابراین با مدیر کلینیک صحبت می‌کند تا اگر نیاز به درمانگران بیشتری دارند، در آن‌جا هم مشغول به کار شود.
- بیشتر بخوانید: چالش های استخدام
- بیشتر بخوانید: منتور کیست
- بیشتر بخوانید: دلبستگی سازمانی
تفاوت جذب و استخدام چیست؟
اگرچه جذب و استخدام گاهی اوقات به جای یکدیگر به‌کار برده می‌شود اما حقیقت این است که تفاوت‌های زیادی با هم دارند:
در فرایند جذب، سازمان با کارهایی مانند ارتقای برند کارفرمایی، برجسته کردن مزایای سازمان و… تلاش می‌کند تا متقاضیان بیشتری را به خود جلب کند اما در فرایند استخدام، سازمان تلاش می‌کند تا بهترین فرد را برای یک موقعیت شغلی استخدام کند. در حقیقت استخدام‌کنندگان در فرایند استخدام از بین متقاضیان جذب‌شده، مناسب‌ترین فرد را انتخاب می‌کنند.
هدف فرایند جذب، داشتن متقاضیان و رزومه‌های زیاد است اما هدف فرایند استخدام، انتخاب بهترین فرد برای موقعیت شغلی خالی سازمان است.
فرایند جذب بلندمدت است و همیشه می‌توان برای آن تلاش کرد اما استخدام یک فرایند کوتاه‌مدت است و فقط زمانی انجام می‌شود که شرکت یک موقعیت شغلی خالی دارد.
فرایند جذب با فعالیت در شبکه‌های اجتماعی، حضور در رویدادهای مختلف و… اتفاق می‌افتد اما فرایند استخدام با مصاحبه، آزمون‌های روان‌شناختی و… انجام می‌شود.
نکاتی برای یک استخدام کارآمد
برای انجام یک استخدام موثرتر و یافتن بهترین نامزد، پیشنهاد می‌کنیم نکات زیر را در نظر بگیرید:
- آگهی را به مدت بیشتری و در جاهای مختلفی منتشر کنید. مثلا از سایر کسب و کارها بخواهید تا آگهی شغلی شما را در صفحه‌شان قرار دهند.
- اگر فردی را استخدام کردید اما سایر متقاضیان نیز شرایط خوبی داشتند، اطلاعات آن‌ها را ذخیره کنید و برای موقعیت‌های شغلی مشابه با آن‌ها تماس بگیرید.
- از متقاضیان بخواهید به فرایند استخدام شما بازخورد دهند.
اشتباهات رایج در فرایند استخدام
چندین اشتباه رایج در فرایند استخدام وجود دارد که بهتر است بدانید و از آن‌ها اجتناب کنید:
- نداشتن شرح شغل دقیق و تعریف نامشخص و مبهم الزامات و مسئولیت‌های شغلی
- عدم توجه به استخدام درونی؛ گاهی اوقات بهترین متقاضیان درست کنار شما قرار دارند.
- ارزیابی متقاضی فقط با یک روش، مثلا مصاحبه. ارزیابی متقاضی با ابزارهای گوناگون موثرتر است.
- سوگیری در استخدام؛ مثلا ممکن است استخدام‌کننده به‌طور ناخودآگاه نسبت به قومیت خاصی تبعیض قائل شود.
- کمال‌گرایی و منتظر ماندن برای پیدا کردن یک متقاضی بی نقص و فوق‌العاده
- عجله کردن در فرایند استخدام
کلام آخر
برای پاسخ کوتاه و خلاصه به این سوال که استخدام چیست؟ می‌توان گفت استخدام یکی از فرایندهای مهم سازمان‌ها و وظایف اصلی بخش منابع انسانی است که شامل شناسایی، جذب، مصاحبه، گزینش و استخدام کارمند جدید برای یک موقعیت شغلی خاص است.
منابع:
