مدیریت عملکرد یک فرایند مستمر است که سازمان‌ها با استفاده از آن، عملکرد کارمندان را ارزیابی می‌کنند و بهبود می‌بخشند و همچنین اطمینان حاصل می‌کنند که اهداف فردی کارمندان با اهداف سازمان همسو است. در حقیقت مدیریت عملکرد یکی از مهم‌ترین علل موفقیت یک سازمان است.
در این مقاله از سایت کار از ما ابتدا به این می‌پردازیم که مدیریت عملکرد چیست، سپس اهداف، اصول، انواع سیستم‌های آن، تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد و در نهایت نمونه‌ای از مدیریت عملکرد در یک سازمان را بررسی می‌کنیم.
مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد یک فرایند مستمر و استراتژیک است که سازمان‌ها برای ارزیابی و بهبود عملکرد کارمندان و همسو کردن اهداف فردی با اهداف سازمانی، آن را به‌کار می‌گیرند.
هدف مدیریت عملکرد ایجاد محیطی است که کارمندان بتوانند در آن، به بهترین شکل ممکن و در راستای اهداف کلی سازمان عمل کنند.
مدیریت عملکرد فراتر از ارزیابی‌های عملکرد سنتی است زیرا آن‌ها عملکرد گذشته کارمندان را ارزیابی می‌کنند اما مدیریت عملکرد یک رویکرد آینده‌نگر است که بر ارائه بازخورد مداوم، ارزیابی منظم، آموزش و پاداش تمرکز دارد. در واقع مدیریت عملکرد شبیه ساختن یک پازل است که همه باید در این فرایند بهترین عملکرد را داشته باشند تا پازل ساخته شود و سازمان به موفقیت برسد.
فرایند مدیریت عملکرد یک برنامه گام به گام است که با تعیین اهداف شروع می‌شود، پیشرفت کارمندان را ارزیابی می‌کند و در نهایت توصیه‌هایی برای انجام بهتر کارها و رشد کردن، به کارمندان می‌دهد. هدف نهایی این فرایند، اطمینان از موفقیت فردی کارمندان و موفقیت کسب‌وکار است.
- بیشتر بخوانید: روش های نوین استخدام
- بیشتر بخوانید: استخدام چیست؟
- بیشتر بخوانید: ATS چیست
- بیشتر بخوانید: تغییر فرهنگ سازمانی
اهداف مدیریت عملکرد چیست؟
اهداف اصلی مدیریت عملکرد عبارتند از:
- تعیین مسئولیت: مدیریت عملکرد، مسئولیت‌های شفافی برای مدیران و کارمندان تعیین می‌کند تا مطمئن شود که این افراد در جهت رسیدن به اهداف سازمان حرکت می‌کنند.
- بهبود عملکرد: مدیریت عملکرد با استفاده از بازخورد مستمر، حمایت کافی، فراهم کردن منابع مورد نیاز و…، عملکرد کارمندان را بهبود می‌بخشد.
- افزایش تعامل: مدیریت عملکرد با ایجاد یک محیط کاری مثبت و حمایتی، کارمندان را تشویق می‌کند تا با همکاری و مشارکت با یکدیگر، بهترین عملکرد خود را داشته باشند.
- ایجاد موفقیت سازمانی: در نهایت، مدیریت عملکرد با بهبود عملکرد فردی کارمندان و همسو کردن اهداف فردی آن‌ها با اهداف سازمانی، به رشد و موفقیت کسب‌وکار کمک می‌کند.
- بیشتر بخوانید: غیبت کارمندان
- بیشتر بخوانید: استخدام پیمانی چیست
- بیشتر بخوانید: استخدام رسمی چیست
اصول مدیریت عملکرد چیست؟
در این قسمت به اصول مدیریت عملکرد می‌پردازیم که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به اهداف خود برسند.
1_ تعیین اهداف
تعیین اهداف شفاف و واضح، سنگ بنای یک مدیریت عملکرد موثر است زیرا به کارمندان جهت می‌دهد و ارزیابی پیشرفت و موفقیت را آسان‌تر می‌کند.
روش OKR به معنای اهداف و نتایج کلیدی (Objectives and Key Results)، ابزار قدرتمندی برای دستیابی به این اهداف است. در این روش، ابتدا هدف تعیین می‌شود، سپس نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری برای دستیابی به آن هدف تعریف می‌شوند.
در قسمت انواع سیستم های مدیریت عملکرد، این روش را به‌طور کامل توضیح داده‌ایم.
2_ ارائه بازخورد مداوم
در این مرحله، مدیران با هدف بهبود عملکرد کارمندان، انتقادها و راهنمایی‌های سازنده‌ای به آن‌ها ارائه می‌دهند.
ارائه بازخوردهای منظم و سازنده در فرایند مدیریت عملکرد ضروری است زیرا به کارمندان کمک می‌کنند تا نقاط قوت و ضعف خود را بشناسند، بفهمند کجا عملکرد خوبی دارند و کجا باید بهتر عمل کنند و بر بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارند، تمرکز کنند. همچنین به کارمندان انگیزه می‌دهند، احساس مسئولیت‌پذیری را تقویت و به ایجاد یک محیط کاری مثبت‌تر کمک می‌کنند.
3_ ارزیابی عملکرد
در این مرحله باید با توجه به اهداف تعیین‌شده، عملکرد کارمندان را ارزیابی کرد. داده‌ها و معیارهای عینی مانند نرخ فروش، رضایت مشتری، میزان تکمیل پروژه و… می‌توانند به ارزیابی دقیق‌تر کمک کنند.
ارزیابی عملکرد مشخص می‌کند که کارمندان در چه زمینه‌های پیشرفت کرده‌اند و در چه زمینه‌هایی نیاز به آموزش و حمایت بیشتری دارند.
4_ آموزش و توسعه
در صورتی که کارمندان مهارت‌های لازم برای رسیدن به اهداف شغلی فردی و سازمانی را نداشته باشند، کارفرما فرصت‌های آموزش و توسعه را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد مانند کارگاه‌های آموزشی، دوره‌های آنلاین، برنامه‌های راهنمایی و آموزش در حین کار و…
آموزش و توسعه در فرایند مدیریت عملکرد، بهره‌وری و عملکرد شغلی کارمندان را افزایش می‌دهد و در نهایت منجر به افزایش رضایت شغلی کارمندان و مزیت رقابتی بودن سازمان می‌شود.
در نظرسنجی گالوپ، یکی از اولویت‌های اصلی ۸۷٪ از کارمندان در انتخاب شغل، وجود فرصت‌های رشد و توسعه حرفه‌ای بود. (منبع)
5_ شناخت و پاداش
به رسمیت شناختن و پاداش دادن به عملکرد خوب کارمندان به آن‌ها انگیزه می‌دهد، روحیه آن‌ها را تقویت می‌کند، به پرورش یک فرهنگ سازمانی مثبت کمک می‌کند و در نهایت باعث می‌شود تا کارمندان احساس قدردانی و ارزشمند بودن، کنند. پاداش می‌‌تواند شامل هدایای مالی، مرخصی با حقوق، ترفیع شغلی و… باشد.
6_ همکاری و مشارکت کارمندان
کلید موفقیت در فرایند مدیریت عملکرد، همکاری و مشارکت کارمندان است.
کارمندان را تشویق کنید تا برای دستیابی به اهداف سازمان با یکدیگر مشارکت کنند. همکاری باعث ایجاد اعتماد و احترام میان کارمندان، تقویت روحیه تیمی آن‌ها، ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت و ارتقای خلاقیت و نوآوری می‌شود که به بهبود عملکرد و بهره‌وری کلی کمک می‌کند.
مثلا کارمندان را در بحث‌های تعیین هدف مشارکت دهید و برای آن‌ها فرصت‌هایی فراهم کنید تا بتوانند به مدیر خود بازخورد دهند.
7_ همسویی با اهداف سازمانی
اهداف فردی باید با اهداف سازمان مرتبط باشد و اطمینان حاصل شود که همه افراد در جهت یک هدف مشترک کار می‌کنند.
به‌عنوان مثال فرض کنید هدف یک شرکت نرم‌افزای، افزایش تعداد کاربران یک نرم‌افزار به ۱ میلیون نفر است. طبق این اصل، عملکرد همه افراد و همه بخش‌های شرکت باید در جهت رسیدن به این هدف باشد. مثلا:
- تیم توسعه: ایجاد ویژگی‌های جدید مورد نیاز کاربران
- تیم بازاریابی: اجرای تبلیغات برای جذب بیشتر کاربران
- تیم پشتیبانی: بهبود خدمات پشتیبانی برای حفظ کارمندان فعلی
8_ بینش داده‌محور
داده‌ها نقش مهمی در مدیریت عملکرد دارند. با استفاده از ابزارهای مختلفی مانند نرم‌افزار مدیریت عملکرد، نظرسنجی‌های مشارکت کارمندان و سیستم‌های مدیریت یادگیری می‌توانید داده‌های عملکرد را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل کنید.
تجزیه و تحلیل داده‌های عملکرد به شما کمک می‌کند تا بینش‌های ارزشمندی در مورد روندها به دست آورید، بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنید و اثربخشی عملکرد خود را بسنجید.
9_ سفارشی‌سازی
مدیریت عملکرد باید متناسب با نیازها و ترجیحات شخصی کارمندان باشد. از آن‌جایی‌که هر کس دارای نقاط قوت، ضعف و سبک‌های یادگیری متفاوتی است، احتمالا یک رویکرد استاندارد برای همه اثربخش نباشد.
برخی از استراتژی‌های سفارشی‌سازی عبارتند از تنظیم اهداف انعطاف‌پذیر، بازخوردهای شخصی به کارمندان و ارائه برنامه‌های توسعه فردی سفارشی‌سازی‌شده.
10_ آموزش مدیریت
آموزش مدیریت یعنی آموزش مهارت‌های مربیگری به مدیران برای راهنمایی‌های موثر به کارمندان. این اصل باید در برنامه‌های توسعه رهبری اضافه شود.
برخی از مهارت‌هایی که یک مدیر خوب باید داشته باشد عبارتند از تکنیک گوش دادن فعال، ارائه بازخوردهای سازنده، ایجاد محیط کاری مثبت، مدیریت بحران و…
این مدیران تیم را به‌خوبی رهبری و به رشد و موفقیت سازمان کمک می‌کنند.
- بیشتر بخوانید: مقایسه کارکنان
- بیشتر بخوانید: استخدام قراردادی چیست
- بیشتر بخوانید: بی انگیزگی کارکنان
- بیشتر بخوانید: مدل فرهنگی هافستد
انواع سیستم های مدیریت عملکرد
سیستم‌های مدیریت عملکرد ابزارهایی هستند که سازمان‌ها با استفاده از آن‌ها، عملکرد کارمندان را مدیریت می‌کنند. برخی از رایج‌ترین سیستم‌های مدیریت عملکرد شامل موارد زیر هستند:
1_ کارت امتیازی متوازن
سیستم کارت امتیازی متوازن ابزاری است که سازمان‌ها با استفاده از آن، عملکرد خود را در چهار بخش اندازه‌گیری و مدیریت می‌کنند. در واقع این سیستم شبیه یک کارت گزارش از کسب‌وکار است.
این چهار بخش عبارتند از:
- یادگیری و رشد: ارزیابی عملکرد شرکت در زمینه‌هایی چون توسعه مهارت های کارمندان، نوآوری و سازگاری.
- فرایندهای داخلی: سنجش عملکردهای داخلی سازمان مانند مدت زمان پاسخگویی به مشتریان.
- مشتریان: بررسی توانایی شرکت در ارائه خدمات موثر به مشتریان مانند میزان رضایت و وفاداری مشتریان.
- امور مالی: ارزیابی عملکرد مالی شرکت مانند نرخ سود و رشد مالی.
2_ بازخورد ۳۶۰ درجه
سیستم بازخورد ۳۶۰ درجه یک نرم‌افزار اختصاصی است که عملکرد کارمندان را بر اساس یک نظرسنجی ناشناس از تمام افراد سازمان ارزیابی می‌کند؛ این افراد شامل مدیران، همکاران، زیردستان و حتی مشتریان است. به عبارت دیگر، در این روش شما عملکرد یک کارمند را از دیدگاه‌های مختلفی بررسی می‌کنید.
روش این سیستم به شرح زیر است:
- هدف ارزیابی و افرادی که در این فرایند شرکت می‌کنند را تعیین کنید.
- روش ارزیابی را انتخاب کنید؛ این روش‌ها شامل پرسشنامه، نظرسنجی یا مصاحبه حضوری است.
- ارزیابی را انجام دهید.
- داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید.
- نتیجه به‌دست آمده را به شیوه سازنده و حمایتی با کارمند مطرح کنید.
- برنامه‌ریزی کنید تا کارمند نقاط ضعفش را بهبود بخشد.
- تلاش‌های کارمند را پیگیری کنید تا مطمئن شوید که کارمند برای توسعه خود تلاش می‌کند.
3_ اهداف و نتایج کلیدی (OKR)
اهداف و نتایج کلیدی یک راه ساده برای ارزیابی پیشرفت سازمان به سمت یک هدف خاص است.
OKR محبوب‌ترین سیستم مدیریت عملکرد است زیرا ۸۳٪ از سازمان‌ها گفته‌اند که OKR تاثیر مثبتی بر سازمان آن‌ها گذاشته است. (منبع علمی)
مثلا فرض کنید یک شرکت تولیدی می‌خواهد تولیدات خود را افزایش دهد و کیفیت محصولاتش را بهبود بخشد. تعیین هدف این شرکت با روش OKR به شرح زیر است:
هدف:
- افزایش ۳۰٪ تولید و بهبود کیفیت محصولات تا پایان سال
نتایج کلیدی:
- کسب گواهینامه استاندارد کیفیت تا پایان سال
- کاهش میزان برگشت محصولات به دلیل عدم کیفیت به کمتر از ۵٪ تا پایان سال
- افزایش تولید روزانه ۱۰۰۰ محصول تا پایان فصل سوم
- کاهش زمان تولید هر محصول به ۳۰ دقیقا تا پایان فصل دوم
4_ مدیریت بر اساس اهداف (MBOs)
مانند مورد قبل، در سیستم مدیریت بر اساس اهداف نیز یک هدف مشخص برای سازمان و کارمندان تعیین می‌شود، سپس عملکرد کارمندان بر اساس دستیابی به این اهداف ارزیابی می‌شود.
تفاوت MBO با OKR این است که در سیستم MBO فقط اهداف تعیین می‌شوند و نتایج کلیدی تعریف نمی‌شوند. مثلا هدف یک سازمان افزایش رضایت مشتریان است، این سازمان این هدف را برای کارمندان تعریف می‌کند و پس از گذشت مدت زمان مشخصی، عملکرد کارمندان را در فرایند رسیدن به این هدف ارزیابی می‌کند.
تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد
اگرچه فرایندهای مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد هر دو با عملکرد کارمندان سروکار دارند اما تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند که در جدول زیر آمده است:
| ارزیابی عملکرد | مدیریت عملکرد |
| ارزیابی عملکرد کارمندان | کمک به توسعه و افزایش عملکرد و بهره‌وری کارمندان |
| تمرکز بر عملکرد کارمندان در گذشته | تمرکز بر عملکرد کارمندان در زمان حال و آینده |
| به‌صورت دوره‌ای عملکرد کارمندان را ارزیابی می‌کند. | به‌طور مستمر عملکرد کارمندان را مدیریت می‌کند. |
| رویکرد فردی دارد و فقط عملکرد کارمند را ارزیابی می‌کند. | رویکرد جامع دارد و رابطه میان کارمند و سازمان را ارزیابی می‌کند. |
| فقط مدیران این فرایند را انجام می‌دهند و کارمند هیچ مشارکتی ندارد. | گفتگومحور است و حتی خود کارمند نیز در این فرایند مشارکت دارد. |
| نسبت به عملکرد کارمندان رویکرد کمی دارد. | نسبت به عملکرد کارمندان رویکرد کیفی و کمی دارد. |
| انعطاف‌پذیر نیست. | انعطاف‌پذیر است. |
نمونه ای از مدیریت عملکرد سازمانی
همه شرکت‌های کوچک و بزرگ دنیا از فرایند مدیریت عملکرد استفاده می‌کنند. در این قسمت، مدیریت عملکرد شرکت گوگل، یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های دنیا را بررسی می‌کنیم.
مدیریت عملکرد شرکت گوگل
گوگل یکی از پیشرفته‌ترین روش‌های منابع انسانی در جهان را دارد؛ از استخدام حرفه‌ای‌ترین افراد پس از چندین دور مصاحبه گرفته تا آموزش به آن‌ها با بهترین منابع آموزشی و توسعه کارمندان.
شرکت گوگل به‌صورت سالانه و ماهانه موضوعاتی مانند رشد حرفه‌ای، مربیگری، چالش‌های فردی و… را بررسی می‌کند و تضمین می‌کند که کارمندانش بهترین عملکرد را دارند.
گوگل همچنین به‌صورت سالانه نظرسنجی بازخورد صعودی برگزار می‌کند که شبیه ارزیابی ۳۶۰ درجه‌ای است. در این نظرسنجی، از کارمندان سطح پایین‌تر سازمان نظرسنجی می‌کنند و از آن‌ها می‌خواهند تا نظرات، پیشنهادها و انتقادات خود درباره مدیران و سرپرستان‌شان را بگویند.
علاوه‌بر این، از سیستم OKR نیز برای مدیریت عملکرد کارمندان استفاده می‌کند.
کلام آخر
اگر بخواهیم به‌طور خلاصه بگوییم که مدیریت عملکرد چیست، باید گفت مدیریت عملکرد یکی از فرایندهای سازمانی است که کسب‌وکارها با استفاده از آن، عملکرد کارمندان خود را ارزیابی می‌کنند و بهبود می‌بخشند و مطمئن می‌شوند که اهداف فردی کارمندان در راستای دستیابی به اهداف سازمان است.
منابع:
