استخدام کارمند جدید یک کار پیچیده و زمان‌بر برای بخش منابع انسانی سازمان‌هاست. با این حال، فرایند استخدام فوق‌العاده اهمیت دارد و می‌تواند موفقیت بلندمدتی را برای سازمان و کارمندان رقم بزند.
یکی از عوامل کلیدی در فرایند استخدام، فرایند آنبوردینگ است. آنبوردینگ به زبان ساده یعنی معرفی کامل شرکت به کارمندان جدید.
این مطلب از سایت کار از ما به‌طور کامل توضیح می‌دهد که آنبوردینگ چیست؟ چه مزایایی دارد؟ و مراحل آن به چه صورت است؟
آنبوردینگ چیست؟
آنبوردینگ (Onboarding) یا پذیرش سازمانی فرایندی است که با کمک آن، کارمندان جدید به‌طور کامل با تمام جنبه‌های شرکت آشنا می‌شوند از جمله همکاران، موقعیت و جایگاه شغلی خود، وظایف و نقش‌های خود، فرهنگ سازمان، فرایند کار، ارزش شرکت و…
در واقع فرایند آنبوردینگ شامل همه چیزهایی می‌شود که یک کارمند جدید هنگام شروع کار به آن‌ها نیاز دارد، از جمله تکمیل مدارک، دریافت دسترسی‌های لازم، درک جایگاه شغلی و آشنایی با نکات لازم که دانستن آن‌ها برای موفقیت در یک شرکت جدید لازم است.
یک فرایند موثر آنبوردینگ هم باید جامع و هم کارآمد باشد. این فرایند نه تنها مراحل قانونی استخدام کارمندان جدید را پیش می‌برد بلکه به ایجاد ارتباط راحت‌تر عضو جدید تیم با سایر همکاران نیز کمک می‌کند.
پذیرش پیشنهاد شغلی اغلب به‌عنوان آغاز فرایند آنبوردینگ در نظر گرفته می‌شود. به‌کارگیری این فرایند در طول دوره انتظار تا شروع استخدام، در اولین روز کاری کارمندان، در هر دوره جدید (و در برخی موارد اگر این فرایند جامع و کامل باشد)، تا پایان سال اول کارمند ادامه می‌یابد.
- بیشتر بخوانید: تعهد سازمانی
- بیشتر بخوانید: جانشین پروری
- بیشتر بخوانید: مستمری از کار افتادگی
مزیت آنبوردینگ چیست؟
استفاده موثر از فرایند آنبوردینگ در یک سازمان با مزایای زیر همراه است:
- افزایش احتمال ماندن کارمندان در سازمان
- افزایش رضایت شغلی
- افزایش بهره‌وری
- بهبود فرهنگ شرکت؛ فرهنگ شرکت یعنی باورها و رفتارهایی که نحوه تعامل کارمندان و مدیریت یک شرکت با یکدیگر را نشان می‌دهد، مثلا ساعات کاری، لباس فرم، نحوه رفتار با مشتریان و…
- بهبود انتظارات نقش؛ انتظارات نقش به معنای نظر دیگران در مورد نحوه عملکردشان در یک موقعیت خاص است. هرچه انتظارات نقش در یک سازمان بهبود یابد، عملکرد فرد هم بهتر می‌شود.
- بهبود پویایی تیم
- کاهش سرمایه‌گذاری‌های بیهوده
به‌طور کلی، فرایند آنبوردینگ می‌تواند باعث ایجاد تجربه مثبت یا منفی کارمندان جدید سازمان شود زیرا اولین چیزی که کارمندان جدید از یک سازمان دریافت می‌کنند، نحوه عملکرد شرکت و رفتار سازمان با کارمندانش است.
سازمان با ویژگی‌هایی چون ثبات، دقت و رفتار دوستانه، برای استخدام، جذب و حفظ کارمندان حرفه‌ای، و ارتقای عملکرد در راستای رسیدن به اهداف سازمان، در موقعیت بسیار بهتری قرار دارد.
- بیشتر بخوانید: سنوات چیست؟
- بیشتر بخوانید: مرخصی زایمان
- بیشتر بخوانید: جمعه کاری در قانون کار
مراحل آنبوردینگ چیست؟
ایجاد فرایند آنبوردینگ که همه جنبه‌ها را در بر بگیرد و برای یک سازمان مناسب و موثر باشد، چالش بزرگی است. مراحل زیر به شما کمک می‌کند فرایندی ایجاد کنید که با نیازهای شرکت و کارمندان فعلی و آینده شما متناسب باشد:
1_ از نرم‌افزارهای آنبوردینگ استفاده کنید
آنبوردینگ را می‌توان به صورت دستی انجام داد اما بسیاری از سازمان‌ها به این نتیجه رسیده‌اند که استفاده از نرم‌افزارهای آنبوردینگ بسیار آسان‌تر است.
نرم‌افزار آنبوردینگ با طی کردن فرایند آنبوردینگ به صورت خودکار می‌تواند حجم کاری کارمندان بخش منابع انسانی را کم کند و تجربه‌ای جذاب و بهینه برای کارمندان جدید رقم بزند.
نرم‌افزارهای زیاد و متنوعی برای آنبوردینگ وجود دارد؛ بنابراین اولویت‌های خود را در نظر بگیرید و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که برای تیم شما کارآمدتر است.
2_ تعیین کنید که فرایند آنبوردینگ چقدر طول می‌کشد
اولین مرحله فرایند آنبوردینگ انجام کارهای اداری، معرفی محل کار، ارائه راهنمایی‌های لازم و برگزاری دوره‌های آموزشی است.
شما باید تعیین کنید که آموزش‌ها از جمله طرح‌ها، مربیگری‌ها و… چگونه اجرا شوند و مدت زمان هر دوره راهنمایی حدودا چقدر طول می‌کشد؟ با توجه به عملکرد سازمان، این بررسی‌ها باید قبل از روز اول کاری کارمندان جدید انجام و تنظیم شود.
همچنین کارمندان جدید باید درک قوی از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود و نحوه انجام کارهایشان با حداقل کمک از سوی دیگران داشته باشند. همان‌طور که می‌دانید، ضروری نیست فرایند آنبوردینگ حتما پس از راهنمایی‌های اولیه به پایان برسد.
نیازهای هر سازمان متفاوت است اما معمولا فرایند آنبوردینگ نباید کمتر از ۶ ماه طول بکشد. این فرایند در حالت ایده‌آل تا سال اول ادامه خواهد داشت.
علاوه‌بر این، بررسی و پیگیری عملکرد کارمندان جدید و ارزیابی مداوم پیشرفت آن‌ها به اندازه بررسی مدارک اولیه، گذراندن دوره‌های آموزشی و راهنمایی‌های ابتدایی مهم است. به همین دلیل، برخی از کارشناسان برای اطمینان از این‌که کارمندان جدید به خوبی با محیط کار و شغل‌شان ارتباط برقرار کرده‌اند یا نه، پیشنهاد می‌کنند عملکرد کارمندان جدید تا یک سال اول پیگیری شود.
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی چابک
- بیشتر بخوانید: برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
- بیشتر بخوانید: استراتژی منابع انسانی چیست
3_ فرایند پیش آنبوردینگ را تهیه و اجرا کنید
معمولا بین پذیرش پیشنهاد شغلی و تاریخ شروع کار، مدت زمانی طول می‌کشد. با برنامه‌ریزی صحیح می‌توان این مدت زمان را صرف انجام کارهای اداری کرد تا پس از استخدام و شروع کار، زمان بیشتری برای کارهای مهم‌تر داشت. این راهکار همچنین می‌تواند استرس روز اول کاری کارمندان جدید را کم کند.
بنابراین تهیه یک پیش آنبوردینگ مفید است و می‌توانید هنگام استخدام کارمندان جدید از آن استفاده کنید. در پیش آنبوردینگ باید نکات مهم و مختصری نوشته شوند مانند دستورالعمل‌های روز اول کاری، تاریخ و زمان شروع کار، آدرس محل کار، اطلاعات تماس، این‌که چه چیزهایی به همراه داشته باشند، چگونه لباس بپوشند و… ارسال این ایمیل به همراه وظایف شغلی و مدارک لازم به کارمندان جدید این فرصت را می‌دهد تا با کمترین نگرانی یا ابهامی وارد محل کار شوند.
همچنین ایده خوبی است که قبل از ورود کارمند جدید، اضافه شدن او را به کارمندان فعلی اطلاع داد زیرا کارمندان فعلی هم با ورود کارمند جدید تغییراتی تجربه خواهند کرد. بنابراین ارائه اطلاعات اولیه در مورد نقش و عضویت عضو جدید تیم می‌تواند بسیار مفید باشد. همچنین این راهکار برای افرادی که ورود یک همکار جدید یا کار کردن با یک فرد جدید باعث تغییر استرس‌زا در عملکردشان می‌شود بسیار مفید است؛ اگر این افراد قبل از ورود عضو جدید آماده شوند، احتمالا بخشی از استرس‌شان کم می‌شوند و با آغوش باز از کارمند جدید استقبال می‌کنند.
4_ روز اول نکات ضروری را از قلم نیندازید
در نظر داشته باشید که مهم نیست عضو جدید چقدر برای کار آماده است، او ممکن است در روز اول کاری خود همچنان مضطرب و نگران باشد. شما فقط باید به او کمک کنید تا آرامش بیشتری را تجربه کند و با محیط کار جدیدش سازگارتر شود. این کار به کارمندان جدید کمک می‌کند تا استرس آن‌ها در روزهای آینده کمتر شود و بیشتر بر آموزش‌های مهم‌تر متمرکز شوند.
در حالت ایده‌آل، بیشتر کارهای اداری کارمندان جدید در دوره پیش آنبوردینگ انجام می‌شود تا کارمندان در اولین روز کاری خود آرامش بیشتری داشته باشند. هیچ چیز بدتر از این نیست که وارد محل کار جدید شوید و فورا مجبور شوید کارهای اداری‌تان را انجام دهید. این کارها باید از قبل انجام شوند و بهتر است روند کوتاهی داشته باشند.
ارائه یک بسته خوشامدگویی به کارمندان جدید که شامل کتابچه راهنما، اطلاعات کلیدی، مزایای شغلی، خط‌مشی و رویه‌های کار، انتظارات و… است، راه خوبی است که بدون درگیر کردن کارمند با کاغذبازی، اطلاعات لازم را یک‌جا به او بدهیم. این بسته همچنین می‌تواند شامل برنامه‌های راهنمایی آن‌ها باشد تا بدانند که در هفته‌های آینده چه چیزی در انتظار آن‌هاست.
در روز اول بهتر است محیط کار را به کارمند جدید نشان دهید، دسترسی‌های لازم را به او بدهید، تجهیزات مورد نیازش را در اختیارش قرار دهید، او را به تیم و مدیرش معرفی کنید، به او کمک کنید تا میز کاری خود را تنظیم کند و اگر سوالی دارد، بپرسد، با او ارتباط برقرار کنید و برای شناخت او تلاش کنید. تلاش کردن جهت سازگاری بیشتر کارمند جدید با محیط کار و کارمندان فعلی باعث ایجاد تیم‌های مشارکتی و حمایتی در سازمان می‌شود.
- بیشتر بخوانید: مساعده حقوق چیست
- بیشتر بخوانید: شکایت از کارفرما
- بیشتر بخوانید: شکایت از کارفرما بدون قرارداد
5_ نقش‌ها، اهداف، شاخص‌های عملکرد و فرهنگ کار را به کارمند جدید توضیح دهید
در طول هفته اول باید شرح وظایف، انتظارات، اهداف عملکرد، معیارهای پیگیری و فرهنگ محل به کارمند جدید ارائه داده شود.
- باید به کارمند تازه‌وارد فرصت داده شود تا نقشش را توضیح دهد و اگر سوالی دارد، بپرسد.
- انتظارات شغلی باید واضح، بدون ابهام و به صورت مکتوب باشد.
- اهداف باید SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان) باشند.
- کارمندان باید بدانند که چگونه و چه زمانی عملکرد آن‌ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
- فرهنگ کار باید به او توضیح داده شود اما باید در عملکرد سایر کارمندان نیز دیده شود.
انجام این کار، اعتماد به نفس کارمند جدید را افزایش می‌دهد و استرس او را به حداقل می‌رساند. همچنین به او نشان می‌دهد که شرکت صادقانه و حرفه‌ای عمل می‌کند و از عملکرد خود آگاه است.
6_ به‌طور مداوم فرایند آنبوردینگ را بررسی کنید
ملاقات با کارمند جدید هر چند وقت یک بار و پیگیری برنامه او، یکی از اجزای اصلی یک فرایند آنبوردینگ موثر است.
همچنین بسیار مهم است که در طول سال اول به‌طور مداوم به کارمندان جدید بازخورد دهید و از آن‌ها پشتیبانی کنید؛ این کار رضایت شغلی کارمندان و احتمال ماندن آن‌ها در شرکت را افزایش می‌دهد. کارمندانی که متوجه می‌شوند مدیرشان به رفاه آن‌ها اهمیت می‌دهد و روی رشد آن‌ها سرمایه‌گذاری کرده است، به احتمال بیشتری عملکردشان سازنده‌تر می‌شود و در شرکت می‌مانند.
می‌توانید برای سنجش عملکرد کارمندان از معیارهای از پیش تعیین‌شده و قابل ردیابی استفاده کنید و به‌طور منظم جلساتی با کارمندان جدید جلسات انفرادی برگزار کنید تا در مورد پیشرفت آن‌ها صحبت کنید و به سوالات، ابهامات و نگرانی‌های آن‌ها پاسخ دهید. این کار، بینش ارزشمندی در مورد نحوه عملکرد فعلی آن کارمند و نحوه عملکرد او در آینده به شما می‌دهد.
7_ در صورت لزوم فرایند آنبوردینگ را اصلاح کنید و بهبود بخشید
یادتان باشد که قرار نیست فرایند آنبوردینگ کامل و بدون نقص باشد، به خصوص اگر این فرایند، اولین تجربه شرکت باشد یا در حال آزمایش یک فرایند یا نرم‌افزار جدید باشید.
به فرایند آنبوردینگ شرکت نگاه کنید، مواردی که به‌خوبی کار کرده‌اند و مواردی که خوب کار نکرده‌اند را در نظر بگیرید و استراتژی خود را بر این اساس تغییر دهید. مثلا ممکن است منابع انسانی یک سازمان متوجه شود که برنامه آنبوردینگ شرکت باید بر اساس شخصیت کارمند مورد نظر متفاوت باشد در حالی که ممکن است منابع انسانی سازمان دیگر متوجه شود بهترین کار، پیروی از یک فرایند استاندارد است. هر دو این استراتژی‌ها درست است.
به‌طور کلی، کاری را انجام دهید که برای شرکت شما بهتر است و از ایجاد تغییرات به نفع همه کارمندان نترسید.
کلام آخر
آنبوردینگ می‌تواند برای هر بخش منابع انسانی یک فرایند وقت‌گیر، پرهزینه و دلهره‌آور باشد اما این راهنمای گام به گام به شما کمک می‌کند تا فرایند آنبوردینگ را متناسب با شرکت خود طراحی کنید.
سازمانی که از یک فرایند موثر آنبوردینگ استفاده می‌کند، برای کارمندان جدید خود وقت می‌گذارد، به افزایش رضایت شغلی آن‌ها کمک می‌کند و در نتیجه، احتمال ماندن کارمندان در شرکت بالا می‌رود.
منبع: forbes
