استراتژی‌های جذب و استخدام افراد با استعداد، حفظ کارمندان و…، همگی از جمله فرآیندهای اصلی بخش منابع انسانی هستند و وجه اشتراک آن‌ها این است که همه آن‌ها به داده‌ها متکی هستند. اگر با دنیای گسترده تحلیل آشنایی داشته باشید، می‌دانید که تحلیل مزایای زیادی به همراه دارد و بخش منابع انسانی سازمان‌ها هم برای موفقیت به یک استراتژی منابع انسانی داده محور نیاز دارند.
در این مقاله از سایت کار از ما ابتدا بررسی می‌کنیم که منابع انسانی داده محور چیست؟ فرآیند آن به چه صورت است؟ این استراتژی چه کمکی به سازمان‌ها می‌کند؟ و چگونه می‌توان آن را در یک سازمان پیاده کرد؟
منابع انسانی داده محور چیست؟
منابع انسانی داده محور یا منابع انسانی مبتنی بر داده یا منابع انسانی هوشمند روشی است که متخصصان منابع انسانی می‌توانند به‌طور هوشمندانه از داده‌ها استفاده کنند و فرایندهایی مانند استخدام، استراتژی‌های حفظ کارکنان، جبران خسارت و… را بهتر انجام دهند. در واقع بخش منابع انسانی با تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به کارمندان می‌توانند در مورد انگیزه پیوستن آن‌ها به شرکت، این‌که چه چیزی آن‌ها را در شرکت نگه داشته و چه چیزی باعث می‌شود که شرکت را ترک کنند، بینشی به دست آورند.
در نتیجه منابع انسانی داده محور به بخش منابع انسانی کمک می‌کند تا به الگوهای مشخصی دست یابد و یک استراتژی ایجاد کند که با استفاده از آن، انگیزه، رضایت و بهره‌وری کارمندان را بالا ببرد. منابع انسانی مبتنی بر داده نه تنها عملکرد افراد درون سازمان را بهبود می‌بخشد بلکه به موفقیت کلی سازمان نیز کمک می‌کند.
تیم منابع انسانی می‌تواند از داده‌ها برای تصمیم‌گیری بهتر در مورد فرآیندهای منابع انسانی، درک و ارزیابی بهتر تاثیر تجاری کارمندان، بهبود تصمیمات مدیریت در امور مربوط به کارمندان، کارآمدتر و موثرتر کردن فرآیندها و عملیات منابع انسانی و بهبود رفاه و اثربخشی کلی کارکنان سازمان استفاده کنند که همه آن‌ها تاثیر قابل توجهی بر توانایی یک شرکت در دستیابی به اهداف استراتژیک خود دارند.
برای استفاده از این روش باید داده‌های مرتبط با منابع انسانی را جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و تفسیر کنید. در این فرآیند، اطلاعات مربوط به کارمندان، عملکرد آن‌ها، پاداش و مزایا و جزئیاتی مانند روند بازار و… همگی به شما کمک می‌کنند تا یک استراتژی منابع انسانی مبتنی بر داده ایجاد کنید.
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی در استارتاپ
- بیشتر بخوانید: شریک تجاری منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: مدل های مدیریت منابع انسانی
چگونگی ایجاد استراتژی منابع انسانی مبتنی بر داده در سازمان
در این‌جا چند مرحله وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا استراتژی منابع انسانی مبتنی بر داده را در سازمان‌تان ایجاد کنید:
1_ مشکل کسب و کارتان را شناسایی کنید
برای استفاده موثر از داده‌ها باید اهداف روشنی داشته باشید اما برای این کار باید مشکلات تجاری که می‌خواهید آن‌ها را حل کنید را شناسایی کنید مانند کاهش فرسودگی شغلی، بهبود فرایند استخدام، افزایش مشارکت کارکنان و… تمرکز بر یک یا دو مشکل تجاری در یک زمان به شما این امکان را می‌دهد که در کارتان به‌طور موثرتری عمل کنید. در واقع به جای این‌که به همه مسائل بپردازید، ضروری‌ترین مشکل را انتخاب و هر بار یکی از آن‌ها را برطرف می‌کنید.
2_ از کیفیت و دقت داده‌ها اطمینان حاصل کنید
اگر ابزار مناسبی نداشته باشید، جمع‌آوری داده‌ها می‌تواند یک فرایند پیچیده باشد زیرا ممکن است داده‌های نادرست یا قدیمی را جمع کنید یا ناگفته نماند که بدون آن ابزارها، خطر اشتباهات بالا می‌رود.
یک راه‌حل این است که فرایند جمع‌آوری داده‌ها را اتوماتیک کنید. ابزارهای مختلفی برای این کار وجود دارند که به شما کمک می‌کنند تا داده‌های مورد نیاز خود را دریافت کنید و در عین حال، ریسک خطا کردن را به حداقل برسانید؛ یکی از این ابزارها، اتصال‌دهنده داده‌ها هستند که داده‌ها را به‌طور خودکار استخراج و انتقال و ادغام را بسیار آسان می‌کنند.
3_ فرهنگ داده محور را ایجاد کنید
اگر بخش منابع انسانی و مدیریت سازمان برای تصمیم‌گیری از داده‌ها استفاده نکنند، تلاش‌های شما برای ایجاد استراتژی منابع انسانی مبتنی بر داده در سازمان بیهوده است.
بنابراین باید از همان ابتدا فرهنگ تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را در کل سازمان ترویج دهید. در صورت نیاز به کارمندان آموزش دهید و منابع و پشتیبانی‌های مختلفی فراهم کنید تا همه بتوانند با این الگوی فکری جدید سازگار شوند.
4_ داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید
هیچ استراتژی منابع انسانی داده محوری وجود ندارد که داده‌ها را تجزیه و تحلیل نکند. تجزیه و تحلیل داده‌ها به شما درک بهتری از معیارهای خود و بسیاری از روندهای دیگر در شرکت می‌دهد. در نتیجه می‌توانید استراتژی‌هایی را برای بهبود فرآیندهای خود و رسیدن به اهداف تجاری ایجاد کنید.
5_ ملاحظات اخلاقی و قانونی را رعایت کنید
یادتان باشد هر زمان که با داده‌های افراد کار می‌کنید باید جنبه‌های اخلاقی و قانونی را رعایت کنید. به اطلاعات و حریم خصوصی افراد احترام بگذارید و به خاطر داشته باشید که برخی از حوزه‌های قضایی درباره حفظ حریم خصوصی داده‌ها قوانین نسبتا سختگیرانه‌ای دارند.
برای اطمینان از رعایت تمام مقررات مربوط به کسب و کار خود، اقدامات لازم را انجام دهید. همچنین ممکن است لازم باشد به تدابیر امنیتی مانند رمزگذاری یا کنترل دسترسی فکر کنید تا خطر سرقت داده‌ها را کاهش دهید.
6_ پیشرفت خود را اندازه‌گیری کنید
آخرین مرحله این است که زمان بگذارید و ارزیابی کنید که این استراتژی در سازمان شما چقدر خوب عمل می‌کند و آیا به اهدافی که فکر می‌کردید، رسیده است؟ به مرحله یک برگردید و به مشکلات تجاری که شناسایی کرده‌اید نگاه کنید و ببینید آیا در آن زمینه‌ها پیشرفت‌هایی داشتید؟
با استفاده از شاخص کلیدی عملکرد (KPI)، ارزیابی‌هایتان را در فواصل زمانی منظم اندازه‌گیری و در صورت نیاز، استراتژی را مجدد تنظیم کنید.
- بیشتر بخوانید: کوچینگ مدیران
- بیشتر بخوانید: بهترین کتاب مدیریت منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: تفویض اختیار
منابع انسانی مبتنی بر داده در کدام یک از عملکردهای منابع انسانی انقلاب ایجاد کرده است؟
منابع انسانی مبتنی بر داده، برخی از عملکردهای منابع انسانی را بیش از همه بهبود می‌دهد از جمله:
1_ استخدام مبتنی بر داده
استخدام یکی از حوزه‌های اصلی منابع انسانی است که از نظر داده غنی است. سازمان‌هایی که از استراتژی داده محور استفاده می‌کنند، همان‌هایی هستند که در سال‌های آینده موفق‌ترین استخدامی‌ها را خواهند داشت و به دلیل فعالیت‌های استخدامی خود، بیشترین بازگشت سرمایه را خواهند دید.
منابع انسانی داده محور در موارد زیر به فرآیند استخدام کمک می‌کند:
- اندازه‌گیری، افزایش و ترویج برند کارفرمایی سازمان
- شناسایی موثرترین کانال‌های استخدامی
- شناسایی کانال‌های جدید استخدام
- شناسایی و ارزیابی بهترین افراد برای سازمان
- شناسایی متقاضیان سطح بالا
- پیدا کردن کارمندان دورکار
- شناسایی و معرفی کاندیداهای مناسب داخل شرکت
2_ حفظ کارمندان مبتنی بر داده
با توجه به این‌که کارمندان با ارزش‌ترین دارایی‌های یک سازمان هستند، منطقی است که نگه داشتن کارمندان راضی و متعهد در شرکت یک کار ضروری در هر سازمانی است.
مواردی که داده‌ها می‌توانند در این حوزه کمک‌کننده باشند عبارتند از:
- افزایش رضایت کارمندان
- اندازه گیری و بهبود تعهد و حفظ کارکنان
- بهبود غرامت و مزایا
- بازخورد گرفتن مداوم
- ارزیابی احساسات کارکنان
- پیش بینی ریزش کارکنان
3_ مزایا و غرامت مبتنی بر داده
ارائه مزایا و غرامت بخش مهمی از افزایش رضایت شغلی کارمندان و حفظ آن‌ها است. طوری که داده‌ها فرآیند پاداش و مزایا را تنظیم می‌کنند، می‌تواند تعامل بلندمدت‌تر کارمندان را به همراه داشته باشد.
4_ یادگیری و توسعه مبتنی بر داده
آخرین عملکرد اصلی منابع انسانی که توسط فناوری داده‌ها دچار تغییر شده، یادگیری و توسعه است. حتی یک نگاه اجمالی به تحول دیجیتالی که امروزه در دنیای آموزش وجود دارد نشان می‌دهد که چگونه داده‌ها توانسته‌اند یادگیری را در همه سطوح از مدارس و دانشگاه‌ها گرفته تا یادگیری در شرکت‌ها، تسهیل بخشند.
متخصصان می‌توانند از این آموزش‌های دیجیتالی اطلاعات ارزشمندی در مورد یادگیرنده‌ها کسب کنند. به‌عنوان مثال می‌توانند پیشرفت آن‌ها را ارزیابی کنند.
چرا سازمان‌ها باید از منابع انسانی داده محور استفاده کنند؟
تصمیم‌گیری در بخش منابع انسانی یکی از پیچیده‌ترین فرایندهایی است که هر کسب و کاری با آن مواجه است. بنابراین با به‌کارگیری استراتژی منابع انسانی داده محور، یعنی تجزیه و تحلیل داده‌های منابع انسانی، می‌توان هنگام تصمیم‌گیری‌هایی که بر سازمان تاثیر می‌گذارند، اشتباهات و سوگیری‌ها را به حداقل رساند.
به‌طور مفصل‌تر، به دلایل زیر سازمان‌ها باید از مدل منابع انسانی مبتنی بر داده استفاده کنند:
1_ افزایش بهره‌وری کارمندان
موفقیت یک سازمان به عملکرد خوب کارمندان آن بستگی دارد. منابع انسانی با تجزیه و تحلیل می‌تواند تشخیص دهد که چه چیزی باعث بهره‌وری کارمندان و چه چیزی مانع از آن می‌شود. در نتیجه، آن‌ها می‌توانند استراتژی‌هایی ایجاد کنند و به کارمندان سازمان کمک کنند تا در جهت رشد عملکردشان، بهترین کار را انجام دهند.
2_ افزایش حفظ، مشارکت و توسعه کارمندان
استراتژی مبتنی بر داده می‌تواند در اصلی‌ترین وظایف منابع انسانی یعنی جذب و حفظ افراد با استعداد نیز به آن‌ها کمک کند.
متخصصان منابع انسانی باید به روند کارشان نگاه کنند، بفهمند که متقاضیان چه درخواست‌هایی دارند و بهترین استخدامی‌های شرکت از کجا آمده‌اند. پس از این ارزیابی، با کمک داده‌های به دست آمده می‌توان استراتژی‌هایی را در جهت حفظ کارمندان به کار گرفت.
3_ افزایش نوآوری شرکت
هیچ کسب و کاری نمی‌تواند بدون نوآوری بلندمدت رشد کند. با استفاده از منابع انسانی داده محور می‌توان فهمید که چه استراتژی‌هایی باعث افزایش همکاری و نوآوری می‌شوند.
همچنین می‌توان برای جذب افراد نوآور، برنامه‌های استخدامی خاصی طرح‌ریزی کنید که به پیشبرد کسب و کار شما کمک می‌کند.
4_ شناسایی علل مشکلات
هیچ چیز بدتر از این نیست که یک مشکل در شرکت وجود داشته باشد و ندانید چرا و چگونه این مشکل به وجود آمده است. مدل منابع انسانی داده محور می‌تواند مشکلات مختلف را شناسایی و برای رفع آن‌ها به شما کمک کند.
5_ تصمیمات بهتر برای آینده
استراتژی منابع انسانی مبتنی بر داده اولین ابزار برای استفاده از تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده است؛ یعنی تکنیکی است که از داده‌های تاریخی و ابزارهای تجزیه و تحلیل برای پیش‌بینی اتفاقات آینده استفاده می‌کند.
بنابراین اگر می‌خواهید بدون حدس زدن، برای اتفاقات آینده تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرید، استفاده از این استراتژی کمک‌کننده است.
6_ از بین بردن تعصبات
با استفاده از یک رویکرد مبتنی بر داده می‌توان فهمید که تعصبات و سوگیری‌ها از کجا می‌آیند و قبل از این‌که بر تصمیمات مرتبط با منابع انسانی تاثیر بگذارند، آن‌ها را از بین ببرید.
- بیشتر بخوانید: سیستم اطلاعات منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: ارتقای شغلی
- بیشتر بخوانید: شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی
چالش های منابع انسانی داده محور
ایجاد منابع انسانی داده محور همیشه آسان نخواهد بود زیرا ممکن است در طول مسیر با سه مانع اصلی روبه‌رو شوید:
1_ حفظ حریم خصوصی و امنیت داده‌ها
در سازمانی که از استراتژی منابع انسانی داده محور استفاده می‌شود، کارمندان ممکن است همیشه نگران جمع‌آوری و استفاده از داده‌های خود باشند. بنابراین در این باره شفاف باشید و هر زمان که خواستید اطلاعات حساسی را جمع‌آوری کنید، با یک خط‌مشی مشخص پیش روید. به این ترتیب، کارمندان احساس می‌کنند کنترل بیشتری بر اطلاعات شخصی خود دارند و در نتیجه احساس امنیت بیشتری می‌کنند.
2_ مدیریت تغییر
حتی اگر همه چیز خوب پیش رود، ایجاد استراتژی منابع انسانی مبتنی بر داده یک تغییر است و تغییرات در اکثر مواقع چالش‌برانگیز هستند. در واقع کارمندان منابع انسانی باید با فناوری‌ها، فرآیندها و گردش کار جدید آشنا شوند و کار کنند.
در این شرایط باید برای کاهش نگرانی‌های کارمندان، فرصت‌های آموزشی فراهم کنید تا ارزش منابع انسانی مبتنی بر داده را به آن‌ها آموزش دهید و همچنین به آن‌ها اطمینان دهید که در کل این فرآیند، از حمایت و پشتیبانی شما برخوردار خواهند بود.
3_ ملاحظات اخلاقی و استفاده مسئولانه از داده‌ها
به یاد داشته باشید این‌که فرآیندهای تجزیه و تحلیل پیشرفته و خودکار هستند به این معنی نیست که ذاتا عاری از سوگیری هستند؛ بنابراین اطمینان حاصل کنید داده‌ها و الگوریتم‌هایی که استفاده می‌کنید عاری از سوگیری هستند. در واقع اگر می‌خواهید ابزارهای تحلیلی‌تان نتایح قابل اعتمادی به شما ارائه دهند، باید داده‌های دقیق و با کیفیتی به آن‌ها بدهید.
همچنین به خاطر داشته باشید که سازمان مسئول حفاظت و ذخیره ایمن از داده‌هایی است که جمع‌آوری می‌کند. اگر یک کسب و کار دچار تخلف شود و داده‌های کارمندان به خطر بیفتد، شرکت در قبال هر گونه خسارتی که این تخلف در پی خواهد داشت، باید مسئول باشد.
کلام آخر
در نهایت، در پاسخ به این‌که منابع انسانی داده محور چیست می‌توان گفت روشی است که بخش منابع انسانی با استفاده از داده‌ها، فرآیندهای خود را به‌طور دقیق‌تر و موثرتری اجرا می‌کند.
استراتژی منابع انسانی داده محور می‌تواند برای همه از جمله بخش مدیریت، بخش منابع انسانی، کارمندان و حتی مشتریان مفید باشد زیرا عملکرد کارمندان را بهبود می‌بخشد و پیچیده‌ترین مشکلات را حل می‌کند.
منابع:
