سیستم ردیابی متقاضی (ATS) یک نرم‌افزار جذب و استخدام قدرتمند است که با بررسی رزومه‌های ارسال‌شده و انتخاب بهترین متقاضی، فرایند استخدام شرکت‌ها را به‌طور دقیق‌تر و سریع‌تر مدیریت می‌کند.
این نرم‌افزار ویژگی‌های جذاب و مزایای زیادی دارد اما برای مطمئن شدن از این‌که این ابزار واقعا برای شرکت شما موثر است یا نه، مهم است بدانید ATS چیست؟ چه ویژگی‌هایی دارد؟ چه مزایا و معایبی دارد؟ ضرورت استفاده از آن چیست؟ برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟ و این‌که سیستم ATS چگونه کار می‌کند؟ در این مقاله از کار از ما این موارد را بررسی می‌کنیم.
ATS چیست؟
ATS مخفف Aapplicant Tracking System و به معنای سیستم ردیابی متقاضی است که فرایند استخدام را مدیریت می‌کند.
این نرم‌افزار کاربردی در سازمان‌ها و توسط استخدام‌کنندگان برای جمع‌آوری، مرتب‌سازی و اولویت‌بندی روزمه متقاضیان برای یک شغل خاص استفاده می‌شود. در واقع نرم‌افزار ATS یک پایگاه داده است که فرآیند استخدام را از ارسال آگهی‌های شغلی تا غربالگری متقاضیان مدیریت می‌کند.
اگر بخواهیم به‌طور دقیق‌تر بگوییم، این نرم‌افزار رزومه و اطلاعات متقاضیان را دریافت و ذخیره می‌کند و فرایندهای استخدام را به صورت خودکار انجام می‌دهد مانند بررسی رزومه متقاضیان و یافتن مرتبط‌ترین متقاضی برای یک آگهی شغلی، ایمیل زدن به نامزد مورد نظر، برنامه‌ریزی برای مصاحبه، ارائه بازخورد در مورد عملکرد متقاضی در مصاحبه و نتیجه نهایی رد یا پذیرش افراد در شغل مورد نظر.
سیستم ردیابی متقاضی اغلب در مراحل اولیه استخدام استفاده می‌شوند؛ یعنی زمانی که یک آگهی شغلی تعداد زیادی متقاضی جذب می‌کند. این نرم‌افزار در این مرحله به‌طور خودکار رزومه‌ها را ارزیابی می‌کند، متقاضیان را بر اساس صلاحیت، مهارت‌ها، تجربه و سایر معیارهای مرتبط با شغل مورد نظر که توسط کارفرما مشخص شده است، رتبه‌بندی می‌کند و به‌طور کلی، غربالگری اولیه را با سرعت بیشتری پیش می‌برد.
نرم‌افزار ATS به‌طور گسترده در شرکت‌های مختلف از مشاغل کوچک گرفته تا کسب و کارهای بزرگ در صنایع و حوزه‌های گوناگون مورد استفاده قرار می‌گیرد و به دلیل ساده‌سازی فرایند استخدام، یک ابزار مفید برای استخدام‌کنندگان است.
سیستم ردیابی متقاضی همچنین ممکن است با نام‌های دیگری چون نرم‌افزار استخدام یا نرم‌افزار جذب استعداد نیز شناخته شود.
- بیشتر بخوانید: غیبت کارمندان
- بیشتر بخوانید: استخدام پیمانی چیست
- بیشتر بخوانید: استخدام رسمی چیست
چرا باید از نرم افزار جذب و استخدام (ATS) استفاده کنیم؟
فرایند استخدام برای منابع انسانی و استخدام‌کنندگان می‌تواند بسیار زمان‌بر باشد. فرایند استخدام شامل ایجاد آگهی شغلی، بررسی رزومه‌ها، تماس با متقاضیان مورد نظر، انجام مصاحبه و انتخاب بهترین متقاضی است که همه این مراحل برای هر استخدام تکرار می‌شود. به همین دلیل روند استخدام برای شرکت‌ها بسیار خسته‌کننده است؛ به خصوص اگر بخش منابع انسانی عملکرد خوبی نداشته باشد.
استفاده از نرم افزار جذب و استخدام (ATS) روند استخدام را ساده، بهینه و تسریع می‌کند و به بخش منابع انسانی این امکان را می‌دهد تا روی سایر کارها تمرکز کنند مثلا انتخاب بهترین کلمات کلیدی برای یک موقعیت شغلی.
ATS علاوه‌بر صرفه‌جویی در زمان و سرعت بخشیدن به کارها، از مزایای زیادی برخوردار است که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.
- بیشتر بخوانید: چالش های استخدام
- بیشتر بخوانید: منتور کیست
- بیشتر بخوانید: دلبستگی سازمانی
چه کسانی از نرم افزار ATS استفاده می‌کنند؟
تحقیقات انجام‌شده توسط Jobscan نشان داد که بیش از ۹۷.۴٪ از شرکت‌های فورچون ۵۰۰ (Fortune 500) از نرم‌افزار ATS استفاده می‌کنند. فورچون ۵۰۰ لیستی از بزرگ‌ترین و درآمدزاترین شرکت‌های آمریکایی هستند. (منبع)
این درصد نشان می‌دهد که از ۵۰۰ شرکت، ۴۸۷ تا از آن‌ها از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند. همچنین از ۱۳ شرکت باقی‌مانده، ATS هشت شرکت قابل شناسایی نبود؛ یعنی می‌تواند به این معنا باشد که آن‌ها از یک سیستم اختصاصی خودساخته استفاده می‌کنند.
همان‌طور که می‌دانید، ATS فقط در شرکت‌های بزرگ مورد استفاده قرار نمی‌گیرد بلکه در همه سازمان‌ها و کسب‌وکارها قابل استفاده است از جمله:
- آژانس‌های استخدام کارکنان: جهت انتخاب بهترین متقاضی برای انواع مشاغل
- سازمان‌های دولتی: برای مدیریت فرآیندهای پیچیده استخدام در بخش دولتی
- شرکت‌های متوسط: برای برقراری نظم و سازماندهی تعداد متقاضیان زیاد
- کسب‌وکارهای کوچک: به‌ویژه آن شرکت‌هایی که به‌سرعت در حال رشد هستند یا برای نقش‌های رقابتی به دنبال استخدام نیرو هستند.
- سازمان‌های خصوصی: برای مدیریت برنامه‌های کاربردی کارکنان و متقاضیان مانند جذب، ارزیابی، استخدام و آموزش و توسعه
به‌طور خلاصه، هر سازمانی که با متقاضیان زیادی سروکار دارد یا نیاز دارد فرآیند استخدام خود را ساده‌سازی کند، می‌تواند از نرم افزار جذب و استخدام (ATS) استفاده کند.
ویژگی های سیستم ATS چیست؟
از ویژگی‌های اصلی نرم افزار جذب و استخدام (ATS) می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1_ یافتن متقاضی‌های مورد نظر
این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا متقاضی‌های واجد شرایط را پیدا کنید.
برای انجام این کار استخدام‌کنندگان باید کلمات کلیدی در شرح شغل تعیین کنند، سپس ATS با در نظر گرفتن آن کلمات، رزومه‌هایی که دارای این کلمات کلیدی هستند را استخراج و آن‌ها را رتبه‌بندی می‌کند.
برای مثال فرض کنید سازمانی قصد دارد یک طراح گرافیک استخدام کند. متخصصان منابع انسانی با توجه به وظایف شغلی و نیازهای سازمان، کلمات کلیدی مانند Illustrator، Adobe Photoshop و موشن گرافی را برای این موقعیت شغلی تعیین می‌کنند. سپس ATS رزومه‌هایی که این کلمات کلیدی در آن‌ها ذکر شده است را انتخاب و به ترتیب اولویت‌بندی می‌کند و در اختیار استخدام‌کنندگان قرار می‌دهد.
2_ برندسازی کارفرما
برند کارفرمایی یعنی تصویری که کارمندان، افراد جویای کار و سایر مردم از یک سازمان و کارفرما دارند.
از آن‌جایی که ATS تجربه کاربری خوبی به متقاضیان ارائه می‌دهد، زمانی که افراد آگهی‌های شغلی سازمان شما را در این سیستم می‌بینند نسبت به شرکت شما برداشت مثبتی در ذهن‌شان شکل می‌گیرد.
علاوه‌بر این، ATS با دقت و سرعت بالا رزومه‌ها را ارزیابی و نتیجه را به متقاضیان اعلام می‌کند. این کار به متقاضیان نشان می‌دهد که سازمان شما حرفه‌ای است و برای وقت متقاضیان احترام قائل است.
3_ ارتباط با متقاضیان
سیستم ATS با متقاضیان در ارتباط است و به دلایل مختلفی به صورت خودکار به آن‌ها ایمیل می‌دهد.
مثلا وقتی متقاضیان رزومه می‌فرستند، ATS با ارسال یک ایمیل به آن‌ها اطلاع می‌دهد که رزومه‌شان دریافت شده است یا پس از ارزیابی و تایید رزومه به آن‌ها ایمیل می‌دهد و آن‌ها را به مصاحبه دعوت می‌کند یا حتی ممکن است به آن‌ها اطلاع دهد که رزومه‌شان به این دلایل رد شده است.
4_ ارزیابی متقاضیان
مهم‌ترین ویژگی سیستم ATS، ارزیابی متقاضیان است. ATS با ارزیابی خودکار انبوه رزومه‌ها، بهترین متقاضیان را به استخدام‌کنندگان معرفی می‌کند.
علت مهم بودن این ویژگی این است که نرم‌افزار ATS سرعت و دقت بالایی دارد، خطای کمی دارد و همه متقاضیان به‌طور برابر مورد ارزیابی قرار می‌گیرند.
5_ سایر ویژگی‌ها
ATS ویژگی‌های زیادی دارد که به‌طور خلاصه شامل موارد زیر هستند:
- رابط کاربری و بصری خوبی دارد و همین باعث می‌شود تا سازمان‌ها بخواهند از این نرم‌افزار استفاده کنند.
- با سایر پلتفرم‌ها مانند جیمیل (Gmail)، سیستم اطلاعات منابع انسانی و… ادغام می‌شود و فرایند استخدام را بهبود می‌بخشد.
- پشتیبانی بسیار خوبی دارد و بسیار سریع مشکل کاربران را حل می‌کند.
- بسیاری از انواع ATS اپلیکیشن موبایل دارند.
- ATS برای بهبود عملکرد تیم استخدام سازمان، داده‌های مختلف را تحلیل و گزارش‌های گوناگونی تهیه می‌کند. مثلا گزارش از میزان جذب متقاضی، تعداد رزومه‌های دریافتی و…
- ATS امنیت بسیار بالایی دارد و از داده‌ها و اطلاعات متقاضیان محافظت می‌کند.
- بیشتر بخوانید: مقایسه کارکنان
- بیشتر بخوانید: استخدام قراردادی چیست
- بیشتر بخوانید: بی انگیزگی کارکنان
مزایا و معایب نرم افزار ATS چیست؟
نرم‌افزارهای ATS که در دنیای تجارت امروزی محبوبیت زیادی دارند از مزایا و معایب مختلفی برخوردارند و در این قسمت به بررسی آن‌ها می‌پردازیم:
مزایا
مزایای ATS عبارتند از:
- انجام سریع‌تر و کارآمدتر فرایند استخدام سازمان‌ها
- بخش‌های زیادی از فرایند استخدام را به صورت خودکار انجام می‌دهد مانند ارسال ایمیل به متقاضیان، زمان‌بندی مصاحبه، تایید یا رد متقاضی و…
- روند استخدام را برای اعضای تیم استخدام‌کنندگان راحت‌تر می‌کند.
- پیدا کردن بهترین متقاضیان برای سازمان
- ارتقای برند کارفرمایی
- ارائه تجربه کاربری خوب به متقاضیان مثلا ارائه ابزارهای جذاب و موثر برای ایجاد فرم درخواست یا کوتاه کردن مدت زمان ارسال درخواست برای متقاضیان
- تهیه گزارش‌های مختلف برای بهبود فرایند استخدام در آینده؛ مثلا برآورد زمان استخدام برای یک موقعیت شغلی خاص
- ذخیره و محافظت از داده‌های کاربران
- ارزیابی داده‌های مختلف مثلا ارزیابی رزومه‌های ارسال‌شده و انتخاب بهترین رزومه‌ها بر اساس نیاز سازمان و موقعیت شغلی مورد نظر
معایب
معایب ATS عبارتند از:
- ممکن است یک متقاضی خوب را به اشتباه رد کند مگر این‌که متخصصان، کلمات کلیدی و سوالات بیشتری در این نرم‌افزار تنظیم کنند تا درصد خطای آن کاهش یابد.
- در شناسایی مهارت‌های نرم مانند روابط اجتماعی، حل مسئله و… عملکرد ضعیفی دارد.
- این نرم‌افزار فقط رزومه افراد را بررسی می‌کند و ارزیابی شخصی متقاضیان باید توسط تیم منابع انسانی انجام شود.
- گزارش‌ها را تفسیر نمی‌کند و این کار بر عهده استخدام‌کنندگان است.
- نرم‌افزارهای ATS هزینه بالایی دارند.
نرم افزار جذب و استخدام (ATS) چگونه کار می کند؟
همان‌طور که گفتیم، نرم افزار جذب و استخدام (ATS) در مدیریت فرایندهای مختلف استخدام به سازمان‌ها کمک می‌کند؛ از ارزیابی رزومه‌های ارسالی گرفته تا تایید و رد متقاضیان.
مراحل عملکرد سیستم ATS به شرح زیر است:
- از آن‌جایی که این نرم‌افزار به سایت‌های کاریابی وصل است، ابتدا آگهی شغلی را در این سایت‌ها منتشر می‌کند.
- رزومه‌های ارسال‌شده توسط متقاضیان را با توجه به کلمات کلیدی موجود در شرح شغل بررسی می‌کند.
- رزومه‌ها را پس از بررسی، اولویت‌بندی می‌کند.
- با یک ایمیل به متقاضیان خبر می‌دهد که به مصاحبه دعوت شده‌اند یا این‌که درخواست شغل آن‌ها رد شده است.
- مصاحبه‌ها را برنامه‌ریزی می‌کند و زمان دقیق آن را به اطلاع استخدام‌کنندگان و متقاضیان می‌رساند.
- نتیجه مصاحبه را به متقاضی اطلاع می‌دهد و در صورت پذیرش نامزد، در سازمان استخدام می‌شود.
- دستورالعمل‌ها را در اختیار کارمند تازه استخدام‌شده قرار می‌دهد تا با قوانین شرکت آشنا شود و قرارداد را به صورت دیجیتال امضا کند.
- در نهایت، داده‌های آگهی شغلی را ارزیابی و گزارشی از آن‌ها تهیه می‌کند تا استخدام‌کنندگان بفهمند کجا عملکرد خوبی داشتند و کجا ضعیف عمل کردند و آن‌ها را برای استخدامی‌های بعدی بهبود بخشند.
کلام آخر
در آخر، برای پاسخ به این سوال که ATS چیست می‌توان گفت ATS یک نرم افزار جذب و استخدام است که با بررسی رزومه‌های ارسال‌شده و انتخاب بهترین متقاضی، فرایند استخدام را برای سازمان‌ها به‌طور دقیق‌تر و سریع‌تر مدیریت می‌کند.
اگر به فکر استخدام بهترین متقاضیان و توسعه کسب‌وکارتان هستید، توصیه می‌کنیم استفاده از این نرم‌افزار را در اولویت قرار دهید.
منابع:
