پرسونای کارمندی طرحی است که سازمان‌ها برای یک کارمند واقعی یا آرمانی ایجاد می‌کنند. در این طرح، نیازها، اهداف و مشکلات کارمندان نوشته می‌شود تا کارفرما با شناخت بهتر کارکنانش، محیط کاری بهتری برای آن‌ها فراهم کند و منجر به بهبود تجربه و رضایت شغلی آن‌ها شود.
در این مطلب از سایت کار از ما ابتدا به این می‌پردازیم که پرسونای کارمندی چیست؟ سپس اهمیت، انواع و مراحل ایجاد آن را بررسی و در نهایت، چند شرکت جهانی که از این برنامه استفاده می‌کنند را معرفی می‌کنیم.
پرسونا چیست؟
پرسونا تصویری از یک فرد یا گروه خاصی از افراد است که ویژگی‌ها، نیازها، انتظارات، اهداف، انگیزه‌ها و حتی چالش‌ها و مشکلات آن‌ها را در یک زمینه خاص مشخص می‌کند. مثلا پرسونای مشتری یعنی یک کارفرما می‌داند که نیازهای مشتریانش چیست و از یک محصول چه انتظاری دارند؟ یا پرسونای کارمندی یعنی یک سازمان می‌داند که هر یک از کارمندانش چه نیازهایی دارند؟ چه انتظاراتی دارند؟ چه اهدافی دارند؟ و چه مشکلاتی در محل کار دارند؟
در نهایت، هدف پرسونا این است که افراد را بهتر درک کنیم و تجربه خوبی برای آن‌ها رقم بزنیم مثلا یک تجربه خرید خوب برای مشتری یا یک تجربه شغلی خوب برای یک کارمند.
پرسونای کارمندی چیست؟
پرسونای کارمندی یعنی شخصیت فرضی و مدل‌سازی‌شده از یک کارمند واقعی یا ایده‌آل در سازمان که این شخصیت فرضی بر اساس ویژگی‌ها، چالش‌ها و انتظارات کارمند طراحی می‌شود. این کار به مدیران کمک می‌کند تا از نیازها و انتظارات کارمندان و نقاط ضعف آن‌ها آگاه شوند تا بتوانند محیط کار بهتر، فرهنگ سازمانی مثبت‌تر و در نتیجه، تجربه شغلی خوبی برای همه کارمندان سازمان ایجاد کنند. زمانی که کارمندان تجربه کاری خوبی داشته باشند، به احتمال کمتری از شرکت استعفا می‌دهند.
به زبان ساده، پرسونای کارمندی یک تصویر کلی است از این‌که کارمند شما کیست؟ چه نیازها و انتظاراتی دارد؟ چه چیزهایی به او انگیزه می‌دهند؟ با چه چیزهایی چالش دارد؟ و چطور می‌تواند بهترین عملکرد خود را داشته باشد؟
برای فهم بهتر می‌توانیم این‌گونه بگوییم که پرسونای کارمندی شبیه پرسونای مشتری است؛ در پرسونای مشتری، یک کسب‌وکار سعی می‌کند نیازهای مشتریان را بشناسد تا بتواند محصولات بهتری تولید کند و در نتیجه تجربه مشتری را به یک تجربه لذت‌بخش تبدیل کند. حالا در پرسونای کارمندی، یک کسب‌وکار سعی می‌کند نیازهای کارمندان خود را بشناسد تا تجربه شغلی خوبی برای آن‌ها رقم بزند و در نتیجه کارمند سال‌های بیشتری در شرکت بماند.
برای ایجاد یک پرسونای کارمندی کامل، به اطلاعات زیر نیاز دارید:
- اسم کارمند
- اطلاعات جمعیت‌شناختی شامل جنسیت، وضعیت تاهل، سن، تحصیلات، محل سکونت، شماره تماس و…
- عنوان شغلی و سابقه کار شامل موقعیت شغلی فعلی، مهارت‌ها و تخصص‌ها و سوابق کاری او
- وظایف شغلی شامل مسئولیت‌های او، ساعات کاری و…
- مدت زمان همکاری با شرکت و هرگونه تغییر در سطح مسئولیت‌ها و موقعیت‌های شغلی او
- مسیر شغلی او از جمله اهداف، فرصت‌های رشد و پیشرفت و نیازهای آموزشی کارمند
- انگیزه ماندن در شرکت مانند حقوق و مزایا، محیط کار، همکاران، فرهنگ سازمانی و…
- چالش‌های او با شرکت و کارش مثلا نبود فرصت‌های رشد شغلی
- انتظارات او از سازمان مثلا دریافت بازخورد منظم
- اهداف او شامل اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت، اهداف شخصی و حرفه‌ای و…
بیایید موارد گفته‌شده را با یک مثال پیش ببریم:
- نام: هانیه
- اطلاعات جمعیت شناختی: خانم ۴۰ ساله متاهل و دارای ۲ فرزند که در شهر تهران زندگی می‌کند.
- عنوان شغلی: کارشناس منابع انسانی
- انگیزه: او قصد دارد در ۱۰ سال آینده مدیر بخش منابع انسانی شود.
- مهارت‌ها: هنگام تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی‌ها از اطلاعات و داده‌های موجود و واقعی استفاده می‌کند نه حدس و گمان، می‌تواند به‌طور همزمان چند کار انجام دهد، به‌خوبی می‌تواند با ابزارها و نرم‌افزارهای مربوط به شغلش کار کند، فرایندهای منابع انسانی را خیلی خوب اجرا می‌کند و به فکر رفاه کارمندان است.
- اهداف: قصد دارد در ۳ ماه آینده چندین کارمند با استعداد برای چند بخش خالی سازمان استخدام کند و می‌خواهد با اجرای یک برنامه جذاب، رفاه کارمندان را افزایش دهد.
- چالش‌ها: زمان زیادی طول می‌کشد تا یک گزارش تهیه کند و بین کار حرفه‌ای و زندگی شخصی‌اش تعادل برقرار نیست.
اهمیت استفاده از پرسونای کارمندی چیست؟
اگرچه کارمندان در یک سازمان و با یک هدف شغلی کار می‌کنند اما هر کدام از آن‌ها منحصربه‌فرد هستند و نیازها، اهداف و چالش‌های متفاوتی با یکدیگر دارند. دقیقا به همین دلیل است که سازمان‌ها باید از پرسونای کارمندی استفاده کنند تا بتوانند کارمندان با استعداد خود را در سازمان نگه دارند. این مهم‌ترین مزیت استفاده از پرسونای کارمندی است اما در ادامه به برخی دیگر از مزایای آن برای کارمندان و کسب‌وکارها اشاره کرده‌ایم:
1_ بهبود روابط با کارکنان
سازمان‌ها با کمک پرسونای کارمندی می‌توانند ویژگی‌های کارکنان‌شان را بهتر و بیشتر بشناسند و در نتیجه ارتباط موثرتری با هر یک از آن‌ها برقرار کنند.
2_ شناخت بهتر کارکنان
پرسونای کارمندی به مدیران کمک می‌کند تا کارمندان خود را بیشتر بشناسند و برای افزایش انگیزه و رضایت شغلی و حفظ آن‌ها در سازمان اقدامات موثری انجام دهند. (انگیزش کارکنان)
3_ ایجاد محیط کار کارآمد
سازمان‌ها با پرسونای کارمندی از نقاط قوت و ضعف کارمندان‌شان آگاه می‌شوند. در نتیجه می‌توانند آن‌ها را بر حسب توانایی‌ها و ضعف‌هایشان در تیم مناسبی قرار دهند و متناسب با ویژگی‌های هر فرد، مسئولیت‌های مشخصی به آن‌ها واگذار کنند؛ این کار باعث افزایش عملکرد کارمندان و ایجاد یک محیط کار کارآمد و پربازده می‌شود.
4_ شناسایی چالش‌های کارمندان و سازمان
هر سازمانی باید بهترین مکان برای کار کردن همه کارمندان باشد. پرسونای کارمندی با شناسایی چالش‌های کارمندان می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا نقاط ضعف خود را بهبود بخشند و محیط کار بهتری برای کارمندان ایجاد کنند.
مثلا فرض کنید چالش یک کارمند این است که بین کار حرفه‌ای و زندگی شخصی‌اش تعادل وجود ندارد؛ کارفرما با بررسی شرایط آن کارمند متوجه می‌شود که حجم کارهای او زیاد است. در نتیجه با استخدام یک زیردست یا همکار برای او، حجم کار کارمند کم می‌شود و محل کار به یک محیط بهتر و امن‌تری برایش تبدیل می‌شود.
انواع پرسونای کارمندی در محیط کار
آشنایی با انواع مختلف پرسونای کارمندی بسیار مهم است زیرا به سازمان‌ها کمک می‌کند با درک ویژگی‌ها، چالش‌ها و انتظارات کارمندان، تجربه کاری بهتری برای آن‌ها ایجاد کنند. رایج‌ترین انواع پرسونای کارمندی شامل موارد زیر است:
1_ کارمندان اجتماعی
- ویژگی‌ها: بسیار برون‌گرا هستند، مهارت‌های ارتباطی قوی دارند، به‌طور فعالانه در کارها مشارکت می‌کنند، در گروه عملکرد خوبی دارند و نگرش‌شان نسبت به کار مثبت است.
- چالش‌ها: محیط‌های کاری خشک و بدون تعامل آن‌ها را خسته می‌کند.
- انتظارات: برقراری ارتباط با کارکنان سازمان، ایجاد جلسات تیمی و انجام فعالیت‌های گروهی.
2_ کارمندان وظیفه‌گرا
- ویژگی‌ها: به‌طور مستقلانه کار می‌کنند، منظم و با برنامه هستند و به‌خوبی روی انجام کارها تمرکز می‌کنند.
- چالش‌ها: تعاملات اجتماعی، محیط‌های کاری نامنظم و کارهای تیمی آن‌ها را آشفته می‌کند.
- انتظارات: محیط کاری منظم، دریافت دستورالعمل‌ها و انتظارات شفاف و واضح، دریافت بازخورد نسبت به عملکردشان و داشتن آزادی و استقلال در انجام کارها.
3_ کارمندان سازنده
- ویژگی‌ها: با دیگران ارتباط صمیمی برقرار می‌کنند، مبتکر، عمل‌گرا و ریسک‌پذیر هستند و به پروژه‌های بزرگ و چالش‌برانگیز و نتایج بلندمدت علاقه دارند.
- چالش‌ها: ممکن است در محیط‌های کاری با ثبات، بدون تغییر، غیر خلاق و بدون فرصت‌های رشد، دچار فرسودگی شغلی شوند.
- انتظارات: داشتن فرصت برای ارائه نوآوری، اجرای ایده‌های جدیدشان و رشد و پیشرفت شغلی.
4_ کارمندان راحت‌طلب
- ویژگی‌ها: به‌دنبال راحتی و ثبات هستند، تغییرات و چالش‌ها را دوست ندارند، دوست دارند یک روتین ثابت داشته باشند و هر روز کارهای تکراری انجام دهند و در کل انگیزه زیادی برای پیشرفت یا رقابت ندارند.
- چالش‌ها: ممکن است در محیط‌های کاری مشارکتی یا نوآور چالش داشته باشند و اگر بر کار آن‌ها نظارت نشود، احتمالا بهره‌وری‌شان پایین می‌آید.
- انتظارات: محیط کار با ثبات، وظایف مشخص، امنیت شغلی و نظارت بر عملکرد و بهره‌وری‌شان.
5_ کارمندان موفق
- ویژگی‌ها: انگیزه بالایی برای کار کردن، دارند، اهل رقابت هستند و دوست دارند در کارشان رشد کنند.
- چالش‌ها: گاهی انقدر کار می‌کنند که تعامل‌شان با دیگران کم و دچار فرسودگی شغلی می‌شوند.
- انتظارات: داشتن فرصت برای رشد و پیشرفت، دریافت بازخورد برای بهبود عملکردشان و قدردانی از آن‌ها برای تلاش‌هایشان
مراحل ایجاد پرسونای کارمندی در سازمان
اجرای برنامه پرسونای کارمندی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بدون نگرانی از تاثیر تصمیمهای بزرگ و پیچیده بر کارکنان، عمل کنند زیرا این برنامه باعث می‌شود کارفرما به‌خوبی از نیازها و انتظارات کارمندان آگاه شود و بر اساس این انتظارات با آن‌ها رفتار کنند.
در این قسمت، مراحل ایجاد پرسونای کارمندی در سازمان را بررسی می‌کنیم:
1_ جمع‌آوری بازخورد داخلی
اولین گام برای ایجاد یک پرسونای کارمندی موثر، جمع‌آوری بازخورد از کل کارکنان سازمان است. زمانی که کارفرما داده‌های دقیقی از کارمندان داشته باشد، بسیار بهتر و دقیق‌تر می‌تواند بر اساس آن‌ها تصمیم بگیرد. در این جمع‌آوری بازخورد، حتما درباره اهداف، انگیزه‌ها و مشکلات روزمره کارمندان از آن‌ها سوال کنید و برای آن‌ها فضای امنی فراهم کنید تا صادقانه جواب دهند. هدف از این جمع‌آوری این است، چیزهایی که برای کارمندان اهمیت دارد را پیدا کنید.
در این مرحله می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:
- انجام مصاحبه‌های فردی با هر کارمند برای آگاهی دقیق‌تر از نیازها، اهداف و مشکلات آن‌ها
- مشاهده محیط کار و بررسی هر چیزی که بر بهره‌وری کارمندان تاثیر می‌گذارد؛ چه تاثیر منفی و چه مثبت.
- انجام نظرسنجی‌های آنلاین برای جمع‌آوری اطلاعات بیشتر
در این مرحله هرچه اطلاعات بیشتری جمع کنید، می‌توانید پرسونای کارمندی دقیق‌تری داشته باشید.
2_ بررسی داده‌های جمع‌آوری‌شده
پس از جمع‌آوری داده، آن‌ها را بررسی و داده‌های تکراری را پیدا کنید مثلا بررسی کنید که چند نفر از کارمندان با یک قانون خاص در محل کار چالش دارند یا چند نفر از آن‌ها به دلیل سروصدای بیرون از محل کار یا چیدمان محیط کار تمرکزشان به‌هم می‌خورد. پیدا کردن داده‌های تکراری به شما کمک می‌کند تا پرسونای کارمندی دقیق‌تر و موثرتری طراحی کنید.
3_ ساخت پرسونای کارمندی
تجزیه و تحلیل‌های انجام‌شده در مرحله قبل باید به شما کمک کند تا هر پرسونایی که برای کارمندان طراحی می‌کنید، شامل اطلاعاتی راجع به انگیزه‌ها، انتظارات و چالش‌های او باشد. هدف از این کار، بهتر شناختن کارمندان است.
پرسونای کارمندی را می‌توانید این‌طور بسازید:
- نوشتن نام و عنوان شغلی کارمند
- در صورت دلخواه می‌توانید عکسی از این کارمندان اضافه کنید.
- نوشتن اطلاعات دموگرافیک مثل سن، وضعیت تاهل، محل سکونت و…
- انگیزه‌های کارمند
- کارهایی که در طول روز انجام می‌دهد.
- چالش‌ها و مشکلات او
ممکن است پرسونای کارمندی در ابتدا کامل نباشد اما به مرور زمان و با تعامل بیشتر با کارمندان می‌توانید آن را تکمیل و اطلاعات بیشتری به آن اضافه کنید. پرسونایی که طراحی کرده‌اید را حتما با مدیر بررسی کنید و تایید او را بگیرید.
4_ اعتبارسنجی با کارمندان واقعی
پس از طراحی پرسونای کارمندان و دریافت تایید از مدیر، پرسونای هر کارمند را با خودش بررسی کنید تا از درست بودن آن مطمئن شوید. این کار به شما کمک می‌کند تا پرسونای واقعی‌تری بسازید و با کارمندان بیشتر ارتباط برقرار کنید.
5_ اطمینان از اجرای پرسونای کارمندی
در نهایت وقت آن است که پرسونای کارمندی را در فرایندهای مختلف سازمان به کار بگیرید. در واقع پرسوناها باید در تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌هایی که بر کارمندان تاثیر می‌گذارند استفاده شوند تا ارزش‌شان از بین نرود.
در این مرحله همچنین باید مطمئن شوید که پرسونای کارمندی با اهداف کلی کسب‌وکار هماهنگ است تا باعث بهبود رضایت و تجربه شغلی کارمندان شود و به افزایش عملکرد و رشد و موفقیت کارمندان و سازمان کمک کند. (مدیریت عملکرد چیست؟)
شرکت هایی که از پرسونای کارمندی استفاده می کنند
در حال حاضر سازمان‌های بزرگی مانند استارباکس، سیسکو و آی‌بی‌ام از پرسونای کارمندی استفاده می‌کنند. پرسونای این سازمان‌ها بر اساس تحقیقات گسترده آن‌ها طراحی شده و به آن‌ها کمک می‌کند تا یک محیط کاری ایجاد کنند که باعث رشد شخصی و حرفه‌ای کارمندان شود.
استارباکس (Starbucks)
استارباکس یکی از شرکت‌های زنجیره‌ای آمریکا در حوزه تولید قهوه و کافی‌شاپ است. این سازمان برای کارمندان خود ۳ پرسونا طراحی کرده است:
- حرفه‌ای‌ها: کارمندانی که قصد دارند برای مدت طولانی در شرکت استارباکس بمانند و به‌دنبال یک شغل موفق در این شرکت هستند.
- هنرمندان: کارمندانی که دید بازتری دارند، به ارزش‌های سازمان احترام می‌گذارند و به روابط بین فردی اهمیت می‌دهند.
- اسکی‌بازها: کارمندانی که قصد ندارند برای مدت طولانی در این شرکت بمانند و صرفا برای سرگرمی در استارباکس کار می‌کنند اما نیروی کار مفید و ارزشمندی هستند.
شرکت استارباکس با کمک این دسته‌بندی، به افزایش بهره‌وری کارمندان کمک می‌کند.
سیسکو (Cisco)
سیسکو یکی از شرکت‌های جهانی در زمینه فناوری است. این شرکت، پرسونای کارمندانش را بر اساس سبک کار آن‌ها طراحی کرده است. برخی از پرسوناهای این شرکت شامل موارد زیر است:
- کارمندان بسیار فعال: شامل فروشندگان، مدیران حساب، مهندس‌های سیستم و… می‌شود.
- کارمندان دورکار: شامل پشتیبان، خدمات مشتری، نیروی منابع انسانی، کارمندان بازاریابی و… می‌شود که به‌صورت دورکار با این شرکت همکاری می‌کنند.
- کارمندان فعال در محیط کار: شامل مدیران ارشد، مدیران اجرایی، مدیران کسب‌وکار و… می‌شود.
- کارمندان محله‌ای: شامل کارمندان بخش مالی، مهندس‌ها و… می‌شود.
- کارمندان ثابت: شامل مهندس‌های نرم‌افزار و شبکه، کارمندان اداری و… می‌شود.
این شرکت بر اساس این پرسوناها، امکانات رفاهی مانند اتاق کار آرام، اتاق خلاقیت، اتاق بازی و… برای کارمندانش فراهم کرده است تا فرهنگ سازمانی مثبت را پرورش داده شود، کارمندان با استعدادتری جذب و استخدام کند و کارمندان با یکدیگر تعامل داشته باشند.
آی‌بی‌ام (IBM)
آی‌بی‌ام یکی از شرکت‌های چندملیتی آمریکا در حوزه فناوری است که ۳ پرسونای کارمندی طراحی کرده است:
- IBMer: کارمندان عادی که تعداد آن‌ها بسیار زیاد است.
- مدیران: کارمندانی که مسئول هدایت تیم‌ها و اجرای پروژه‌ها هستند؛ این افراد در رشد و افزایش عملکرد سازمان نقش اساسی دارند.
- رهبران اجرایی: مدیران ارشدی که تصمیمهای مهم سازمان را می‌گیرند.
کلام آخر
در نهایت، برای پاسخ به این سوال که پرسونای کارمندی چیست؟ می‌توان گفت پرسونای کارمندی برنامه‌ای است که در آن، سازمان‌ها شخصیت فرضی و مدل‌سازی‌شده‌ای از نیازها، چالش‌ها و اهداف یک کارمند واقعی یا ایده‌آل طراحی می‌کنند تا رضایت و تجربه شغلی آن‌ها را بالا ببرند و در نتیجه، کارمندان مدت زمان بیشتری در شرکت بمانند.
منابع: delve
