سبک رهبری وظیفه گرا یکی از روش‌های رهبری در سازمان‌هاست که در آن، رهبران با تعیین دقیق هدف، توضیح کامل فرایند کار به اعضای تیم و داشتن استانداردها و انتظارات بالا، بر تکمیل وظایف و دستیابی به اهداف تمرکز دارند.
این سبک بیشتر در کسب‌وکارهایی اثربخش است که حجم کارشان زیاد است و بر انجام دقیق و منظم کارها تاکید دارند.
در این مقاله از کار از ما، به بررسی دقیق‌تر ویژگی‌ها، مزایا و معایب و روش کار سبک رهبری وظیفه گرا پرداخته‌ایم.
رهبری وظیفه گرا چیست؟
در سبک رهبری وظیفه گرا، رهبران بر تکمیل وظایف و رسیدن به اهداف تمرکز دارند. در این سبک، رهبران اهداف و وظایف تیم را مشخص می‌کنند، کار را بین اعضا تقسیم می‌کنند، فرایندها و روش کار را توضیح می‌دهند، بر عملکرد گروه نظارت می‌کنند و در نهایت، پیشرفت آن‌ها را ارزیابی می‌کنند. هدف اصلی در سبک رهبری وظیفه گرا، دستیابی به وظایف تعیین‌شده، است.
رهبران وظیفه‌گرا با مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری، سازمان را به اهداف تجاری خود می‌رسانند. در این سبک معمولا به روابط یا رفاه اعضای تیم اهمیتی داده نمی‌شود بلکه تمرکز بر انجام کارها با کیفیت بالا است.
سبک رهبری وظیفه محور ساختارمند و منظم است؛ به همین دلیل بیشتر برای سازمان‌هایی مناسب است که ساختار یافته و دارای برنامه‌های از پیش تعیین‌شده هستند مانند بانک‌ها. همچنین برای سازمان‌هایی با حجم کاری بالا یا پروژه‌هایی که از نظر زمانی محدودیت دارند نیز این سبک می‌تواند کاربردی باشد مانند بیمارستان‌ها.
- بیشتر بخوانید: رهبری چیست؟
- بیشتر بخوانید: مدیریت عملکرد چیست
- بیشتر بخوانید: تغییر فرهنگ سازمانی
- بیشتر بخوانید: مدل فرهنگی هافستد
ویژگی های رهبری وظیفه گرا
ویژگی‌های سبک رهبری وظیفه گرا شامل موارد زیر است:
1_ سازماندهی‌شده و جزئی‌نگر
دو ویژگی اصلی رهبری وظیفه گرا، سازماندهی و توجه به جزئیات است که به رهبران کمک می‌کند تا پروژه‌های پیچیده را مدیریت کنند.
سازماندهی و توجه به جزئیات شامل برنامه‌ریزی سیستماتیک، تنظیم فرایندها یا روش اجرای کار استاندارد و کنترل و ارزیابی کیفیت کار اعضای تیم است.
به عنوان مثال، شرکت فدکس (FedEx) که یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های حمل و نقل در جهان است از رهبری سازمان‌یافته و جزئیات‌محور پیروی می‌کند. اصول اصلی این شرکت عبارتند از:
- ارائه خدمات با کیفیت و بر اساس انتظار مشتریان
- شناسایی ریشه مشکلات برای حل بهتر آن‌ها
- ارزیابی پیشرفت کارمندان و تجزیه و تحلیل نتایج
- بهینه‌سازی عملکرد سازمان همراه با ارزش دادن به مشتریان
همه این اصول به دقت و نظم بالایی نیاز دارند.
2_ تمرکز بر ارتباطات شفاف
رهبران وظیفه‌گرای موفق بر ارتباطات شفاف تمرکز دارند. آن‌ها دستورالعمل‌های دقیقی را مشخص می‌کنند و در اختیار تیم قرار می‌دهند، انتظارات دقیقی از اعضای تیم دارند و به آن‌ها می‌گویند، اهداف را به‌طور واضح و شفاف تعیین می‌کنند و به‌طور کلی، هر کاری لازم است انجام می‌دهند تا مطمئن شوند که همه اعضای تیم از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود به‌خوبی آگاه هستند.
3_ متمرکز بر اهداف
رهبران وظیفه‌گرا اهداف‌شان را با روش SMART تعیین می‌کنند، برای دستیابی به اهداف وظایف دقیقی مشخص می‌کنند و در نهایت، فرایند رسیدن به اهداف را به‌طور استراتژیک مدیریت می‌کنند. با این روش، اعضای تیم از مسیر رسیدن به اهداف خارج نمی‌شوند و کارها با استاندارد بالایی انجام می‌شود.
تعیین اهداف با روش SMART که توسط این رهبران انجام می‌شود، به شرح زیر است:
- واضح بودن (Specific): اهداف باید واضح و مشخص باشد.
- قابل اندازه‌گیری بودن (Measurable): اهداف باید قابل اندازه‌گیری باشند به‌طوری که بتوان پیشرفت در آن را سنجید.
- قابل دستیابی بودن (Assignable): اهداف باید قابل دستیابی باشند.
- مرتبط بودن (Relevant): اهداف باید با شرایط گوناگون مرتبط و هماهنگ باشند. مثلا اهداف سازمان با اهداف شخصی کارمندان باید مرتبط باشد.
- داشتن چارچوب زمانی (Time-Bound): برای رسیدن به اهداف باید جدول زمانی تعیین کرد و طبق آن پیش رفت. مثلا مشخص شود که باید به مدت ۳ ماه به این هدف دست یافت.
4_ قاطع و کارآمد
رهبران وظیفه‌گرا در کارشان قاطع هستند و کارها را به‌طور کارآمد و موثر انجام می‌دهند. آن‌ها وظایف را به‌خوبی اولویت‌بندی می‌کنند، منابع موجود را به‌طور موثر در اختیار تیم قرار می‌دهند، تصمیمات را سریع و آگاهانه می‌گیرند و اغلب کارها را بدون تاخیر تحویل می‌دهند.
قاطعیت آن‌ها باعث می‌شود اعضای تیم در مسیر بمانند، پروژه‌ها سر وقت تحویل داده شوند و کارها به‌طور کارآمد انجام شوند.
5_ متمرکز بر حل مسئله
رهبران وظیفه‌گرا در حل مسائل ماهر هستند. آن‌ها به‌طور هوشمندانه موقعیت‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کنند و راه‌حل‌های عملی برای چالش‌ها به‌کار می‌گیرند.
در واقع این افراد در مسیر تکمیل وظایف، آمادگی مواجه شدن با هرگونه مشکل آماده را دارند.
6_ مدیریت زمان
در سبک رهبری وظیفه گرا رهبران برای دستیابی به اهداف از تکنیک‌های مختلف مدیریت زمان استفاده می‌کنند. در حقیقت، رهبران برای رسیدن موثر و کارآمد به اهداف باید بدانند که چگونه کارها را اولویت‌بندی و زمان بندی کنند.
7_ دارای استانداردها و انتظارات بالا
رهبران وظیفه‌گرا استانداردهای بالایی برای خود و اعضای تیم تعیین می‌کنند و از کارمندان انتظارات مشخصی دارند. آن‌ها تلاش می‌کنند تا کارها به‌طور موثری انجام شود و همچنین اعضای تیم را تشویق می‌کنند تا به بالاترین سطح توانایی‌های خود دست یابند.
- بیشتر بخوانید: انواع سبک های رهبری
- بیشتر بخوانید: روش های نوین استخدام
- بیشتر بخوانید: استخدام چیست؟
- بیشتر بخوانید: ATS چیست
مزایا و معایب رهبری وظیفه گرا
رهبری وظیفه گرا نیز مانند تمام سبک‌های رهبری هم دارای مزایا و هم معایبی است که در این قسمت به بررسی آن‌ها می‌پردازیم:
مزایا
نقاط قوت رهبری وظیفه گرا عبارتند از:
1_ ارائه دستوالمعل‌های واضح و شفاف
رهبران وظیفه‌گرا دستورالعمل‌ها را به صورت واضح و شفاف به اعضای تیم توضیح می‌دهند تا افراد برای رسیدن به هدف هیچ ابهامی نداشته باشند.
2_ ترسیم دقیق فرایندها
این رهبران قبل از شروع کار، روش اجرای کار را به‌طور دقیق تعیین می‌کنند و بهترین راهبردها را برای رسیدن به هدف در نظر می‌گیرند.
3_ تعیین زمان دقیق
رهبران وظیفه‌گرا زمان دقیق تکمیل وظایف و رسیدن به اهداف را تعیین می‌کنند. این کار به آن‌ها و تیم‌شان کمک می‌کند تا در حین کار روی پروژه، احساس هدفمندی داشته باشند.
4_ راهنمایی کامل تیم
این رهبران مسیر کامل رسیدن به هدف و آن‌چه برای انجام کارها نیاز است را به‌طور دقیق در اختیار تیم قرار می‌دهند تا اشتباهات به حداقل برسد. علاوه‌بر این، برای اعضای تیم وقت می‌گذارند، با حوصله به سوالات آن‌ها پاسخ می‌دهند و آن‌ها را راهنمایی می‌کنند.
5_ تقسیم درست وظایف
رهبران وظیفه‌گرا به‌خوبی اعضای تیم‌شان را می‌شناسند و می‌دانند که چه کسی کدام وظیفه را بهتر انجام می‌دهد.
6_ انگیزه دادن به اعضای تیم
این رهبران با شناخت اعضای تیم به‌خوبی می‌دانند که چه چیزی به آن‌ها انگیزه می‌دهد و آن‌ها را به سمت اهداف می‌برد. بنابراین پاداش‌هایی برای گروه یا حتی ممکن است پاداش‌های مختلفی برای تک تک اعضای تیم در نظر بگیرند تا به آن‌ها انگیزه دهد و در نتیجه بهره‌وری تیم بالا رود.
معایب
برخی از معایب سبک رهبری وظیفه گرا شامل موارد زیر است:
1_ تمرکز کمتر روی رفاه کارمندان
در رهبری وظیفه گرا ممکن است رهبران آنقدر روی دستیابی به اهداف تمرکز کنند که رفاه کارمندان را از یاد ببرند. این باعث می‌شود حجم کاری زیادی بر کارمندان وارد شود، در نتیجه دچار فرسودگی شغلی شوند و بهره‌وری آن‌ها کاهش یابد.
2_ عدم نوآوری
در سبک رهبری وظیفه‌گرا دستورات مشخصی برای انجام کارها وجود دارد و رهبران به خلاقیت و ایده‌های کارمندان نیازی ندارند.
3_ فرصت کم برای رشد کارمندان
از آن‌جایی که در این سبک رهبری فرصتی برای پرداختن به ایده‌های جدید کارمندان وجود ندارد، فرصت‌های رشد و توسعه آن‌ها نیز محدود است.
4_ پایین آمدن روحیه کارمندان
از آن‌جایی که رهبران وظیفه‌گرا مدام کارمندان را زیر نظر دارند، به آن‌ها دستور می‌دهند، از آن‌ها انتقاد می‌کنند و…، ممکن است به مرور زمان روحیه اعضای تیم تضعیف شود.
- بیشتر بخوانید: رهبری تحول آفرین چیست
- بیشتر بخوانید: غیبت کارمندان
- بیشتر بخوانید: استخدام پیمانی چیست
- بیشتر بخوانید: استخدام رسمی چیست
روش کار سبک رهبری وظیفه گرا
در سبک رهبری وظیفه گرا، روش کار رهبران برای هدایت تیم خود به سمت اهداف سازمان به شرح زیر است::
1_ تعیین اهداف مشخص
رهبران وظیفه‌گرا در ابتدا هدفی تعیین می‌کنند و آن را برای اعضای تیم به‌طور دقیق توضیح می‌دهند تا مراحل رسیدن به هدف به‌خوبی طی شود. پس از تعیین هدف، رهبر دستورالعمل‌های رسیدن به هدف و وظایف کارمندان را به آن‌ها توضیح می‌دهد.
مثلا یک مدیر فروش برای کارشناسان فروش چنین هدفی تعیین می‌کند که هر کدام در هر ماه حداقل ۱۰ میلیون تومان محصول بفروشند. مدیر فروش پس از اعلام هدف جدید شرکت به کارشناسان فروش، دستورالعمل‌های افزایش فروش و وظایف دقیق هرکس را به آن‌ها توضیح می‌دهد.
2_ تنظیم فرایند رسیدن به هدف
در مرحله دوم، رهبر وظیفه‌گرا فرایندهای ساده‌ای تنظیم می‌کنند که همه اعضای تیم بتوانند از آن‌ها پیروی کنند. علاوه‌بر این، فرایندهای ساده به کارمندان کمک می‌کند تا با تمرکز بیشتری کارشان را انجام دهند و بهره‌وری‌شان بالا رود.
مثلا یک مدیر بازاریابی برای تنظیم فرایند رسیدن به هدفش که افزایش فروش است، ابتدا فرایندهای مختلف را بررسی و پس از ارزیابی مزایا و معایب هر یک، بهترین و ساده‌ترین فرایند را انتخاب می‌کند و آن را در اختیار تیم قرار می‌دهد.
3_ تعیین زمان رسیدن به هدف
برای دستیابی به نتیجه، هر هدفی باید موعد مقرر داشته باشد. به همین دلیل رهبران وظیفه‌گرا نیز از زمان‌بندی استفاده می‌کنند. آن‌ها علاوه‌بر تعیین زمان نهایی، برای انجام مراحل مختلف کارها نیز فواصل زمانی مشخصی تنظیم می‌کنند.
مثلا مدیر فروش به تیم خود مهلت می‌دهد تا در یک ماه ۱۰ میلیون تومان فروش داشته باشند. در این مدت، مدیر در پایان هر هفته از اعضای تیم گزارش می‌گیرد تا مطمئن شود که در حال تلاش هستند یا اگر مشکلی وجود دارد به آن‌ها کمک کند تا مشکل‌شان حل شود.
4_ راهنمایی اعضای تیم
رهبران وظیفه‌گرا هنگام مواجه شدن اعضای تیم با چالش‌ها، با صبر و حوصله به آن‌ها کمک می‌کنند؛ به سوالات آن‌ها جواب می‌دهند و به آن‌ها بازخورد می‌دهند تا کارشان را بهتر انجام دهند.
مثلا یک مدیر رستوران هر هفته برای پرسنل جلسه برگزار می‌کند؛ در این جلسات کارمندان سوالات‌شان را می‌پرسند، اگر مشکلی دارند مطرح می‌کنند و پیشرفت‌هایشان را به اشتراک می‌گذارند.
5_ قدردانی از کارمندان
در نهایت پس از رسیدن به هدف، رهبر از اعضای تیم قدردانی می‌کند تا انگیزه‌شان برای اهداف بعدی بالا رود. افزایش انگیزه کارمندان همچنین باعث می‌شود مدت زمان بیشتری در سازمان بمانند.
مثلا مدیر فروش پس از گذشت یک ماه، به هر کارمندی که به هدف مدنظر رسیده باشد پاداش می‌دهد. این کار سایر کارمندان را نیز تشویق می‌کند تا تلاش کنند و به هدف برسند و در نتیجه درآمد شرکت بالا می‌رود.
کلام آخر
به‌عنوان سخن پایانی باید بگوییم که سبک رهبری وظیفه گرا رویکرد خوبی برای دستیابی به اهداف سازمان است؛ به‌خصوص در سازمان‌هایی که حجم کارها زیاد است و کارها با دقت و نظم زیادی انجام می‌شود.
این رهبران با قاطعیت، سازماندهی دقیق وظایف و داشتن استانداردهای بالا، اعضای تیم را در رسیدن به اهداف سازمان هدایت می‌کنند.
منابع:
-
- jonathansandling
- indeed
- thomas
- masterclass
- stu.edu
- clickup
