به زبان ساده، مخزن استعداد (Talent Pool) یک پایگاه داده از افراد با استعدادی است که می‌توانند در آینده در شرکت شما استخدام شوند. این افراد معمولا کارمندان حرفه‌ای سابق سازمان، متقاضیانی که قبلا رزومه فرستاده‌اند و حتی کارمندان فعلی با پتانسیل بالا هستند.
مخزن استعداد به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرایند استخدام را سریع‌تر و با کیفیت‌تر پیش ببرند. همچنین استخدام افراد با استعداد، رشد و موفقیت سازمان را تضمین می‌کند.
در این مطلب از کار از ما ابتدا مخزن استعداد را تعریف، سپس اهمیت، مزایا و روش انجام آن را بررسی می‌کنیم.
مخزن استعداد (Talent Pool) چیست؟
مخزن استعداد (Talent Pool) یعنی شناسایی، دسته‌بندی و جمع‌آوری افراد با استعداد برای موقعیت‌های شغلی آینده شرکت. این فرایند توسط بخش منابع انسانی انجام و در یک پایگاه داده ثبت می‌شود تا سازمان‌ها بتوانند در شرایط لازم، به‌راحتی به متقاضیان با استعداد زیادی دسترسی داشته باشند و بهترین آن‌ها را برای موقعیت‌های شغلی مختلف انتخاب کنند. در این پایگاه داده باید اطلاعاتی از جمله مهارت‌های کارمندان، موقعیت‌های شغلی که می‌توانند در آن‌ها عملکرد خوبی داشته باشند و میزان تناسب افراد با ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی ثبت شود.
یکی از تفاوت‌های اصلی فرایند معمولی جذب و استخدام کارمندان جدید با مخزن استعداد این است که در مخزن استعداد، افراد در یک لیست دسته‌بندی می‌شوند و به‌طور واضح مشخص می‌کنند که هر فرد چه ویژگی‌ها و مهارت‌هایی دارد و برای چه موقعیت شغلی مناسب است.
دو نوع مخزن استعداد وجود دارد:
- مخزن استعداد داخلی: مخزن استعداد داخلی شامل کارمندان فعلی سازمان است که پتانسیل بالایی برای رشد و پیشرفت شغلی دارند.
- مخزن استعداد خارجی: مخزن استعداد خارجی شامل افراد خارج از سازمان است که رزومه خوبی دارند و قبلا یک دوره ارزیابی اولیه شده‌اند.
در نتیجه، استفاده از مخزن استعداد به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرایند استخدام را سریع‌تر و باکیفیت‌تر پیش ببرند و افراد با استعدادتری را در سازمان استخدام کنند.
اهمیت مخزن استعداد
همه کسب‌وکارها موقعیت‌های غیرمنتظره و ناگهانی را تجربه می‌کنند که در برخی از این شرایط نیاز است به‌سرعت یک کارمند حرفه‌ای استخدام شود؛ این‌جاست که فرایند مخزن استعداد اهمیت پیدا می‌کند.
بر اساس تحقیقات انجام‌شده، ۴۲٪ از افراد جویای کار شرایط لازم را برای موقعیت‌های شغلی مدنظرشان ندارند. همچنین در سال ۲۰۱۹ حدود ۶۹٪ از شرکت‌های آمریکایی برای استخدام نیروی کار با استعداد دچار مشکل شدند. (منبع)
این تحقیقات به‌خوبی نشان می‌دهند که روش‌های قدیمی استخدام دیگر مفید و اثربخش نیستند و روش‌های جدیدتر مثل مخزن استعداد می‌توانند موثرتر باشند. روش های نوین استخدام کلید موفقیت در بازار رقابتی امروزی است.
بنابراین کسب‌وکارها با استفاده از روش‌های جدیدتر استخدام می‌توانند نتایج بهتری به دست آورند؛ یعنی متقاضیان بیشتر و با استعدادتری جذب کنند. پس به جای اینکه منتظر بمانید تا در موقعیت‌های مورد نیاز به دنبال بهترین متقاضیان بگردید، بهتر است آن‌ها را از قبل آماده کنید تا هر وقت نیاز شد به‌راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشید و بتوانید خیلی سریع بهترین فرد مورد نظرتان را انتخاب کنید.
اگر بخواهیم اهمیت مخزن استعداد را به‌طور خلاصه بیان کنیم، می‌توانیم این‌طور بگوییم:
- مخزن استعداد به‌طور قابل توجهی فرایند استخدام را سریع‌تر پیش می‌برد زیرا وقتی سازمان‌ها به کارمند جدیدی نیاز دارند، گزینه‌های زیادی در اختیارشان قرار دارد که از قبل آن‌ها را آماده کرده‌اند.
- مخزن استعداد، هزینه‌ها و زمان فرایند استخدام را کاهش می‌دهد.
- مخزن استعداد فرایند جذب و حفظ کارمندان را بهبود می‌بخشد. زمانی که فرایند استخدام به‌صورت ساختارمند و مدیریت‌شده انجام شود، کارمندان بهتری استخدام می‌شوند و مدت زمان بیشتری در سازمان کار می‌کنند.
برای اینکه بتوانید از روش‌های اصولی کشف استعدادهای پنهان استفاده کنید در ابتدا باید بدانید استعدادیابی چیست؟ که در مقاله قبلی کارازما به طور کامل به بحث درباره آن پرداخته‌ایم.
مزایای مخزن استعداد
فرایند مخزن استعداد مزایای زیادی دارد که برخی از آن‌ها عبارتند از:
1_ افزایش انگیزه کارمندان
مخزن استعداد مخصوصا از نوع داخلی اغلب با فرصت‌های آموزشی برای کارمندان حرفه‌ای همراه است و همین می‌تواند انگیزه آن‌ها را بالا ببرد تا عملکردشان را بهبود دهند و در شغل‌شان رشد و پیشرفت کنند. در واقع آن‌ها متوجه می‌شوند که کمک‌ها و حمایت‌های سازمان برای توسعه مهارت‌های برخی از کارمندان، به این معناست که کارفرما روی موفقیت بلندمدت آن‌ها سرمایه‌گذاری کرده است.
مقاله انگیزش کارکنان می‌تواند ایده‌های خوبی برای بالا بردن انگیزه کارکنان در اختیار شما قرار دهد.
2_ افزایش سرعت فرایند استخدام
فرایند استخدام در سازمان‌ها زمان‌بر است اما روش مخزن استعداد می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا این فرایند را سریع‌تر و حتی با کیفیت‌تر پیش ببرند.
به این دلیل که در مخزن استعداد، متقاضیان از قبل بررسی و دسته‌بندی شده‌اند و هر وقت سازمان به نیروی جدیدی نیاز داشته باشد، می‌تواند به‌سرعت یکی از آن‌ها را استخدام کند.
همچنین متقاضیان مخزن استعداد شامل کارمندان قبلی، کارمندان فعلی با پتانسیل بالا، متقاضیانی که قبلا رزومه فرستاده و یک دوره ارزیابی اولیه را گذرانده‌اند و حتی افرادی که برای شرکت رزومه نفرستاده‌اند اما مدیران استخدام آن‌ها را برای موقعیت‌های شغلی مهم سازمان زیر نظر دارند مثل روش شکار استعداد. بنابراین اکثر اوقات این افراد با فرهنگ سازمانی و قوانین شرکت آشنا هستند و همین عوامل می‌توانند زمان فرایند استخدام را کاهش دهند.
3_ کاهش هزینه‌های فرایند استخدام
فرایند استخدام با روش معمولی پرهزینه است؛ از جمله هزینه تبلیغات انتشار آگهی شغلی، هزینه مصاحبه، هزینه برای آژانس‌های کاریابی و… اما روش مخزن استعداد هیچ یک از این هزینه‌ها را ندارد زیرا شما متقاضیان زیادی در اختیار دارید و دیگر نیاز نیست فرایند جذب افراد متخصص را اجرا کنید یا حتی برای برخی از فرایندهای استخدام هزینه‌های زیادی بپردازید مثل فرایند آشناسازی کارمندان با سازمان؛ زیرا همان‌طور که گفتیم، برخی از این افراد با شرکت آشنایی دارند. همچنین اگر متقاضیان شما فریلنسر باشند، هزینه‌های جانبی شرکت مثل ارائه برخی مزایا و… کمتر هم می‌شود.
روش ایجاد مخزن استعداد
برای ایجاد یک مخزن استعداد قوی و کاربردی، می‌توانید طبق مراحل زیر عمل کنید:
1_ اهداف سازمان را مشخص کنید
قبل از هر کاری باید بدانید که هدف سازمان چیست و برای رسیدن به هدفش به چه نیرویی نیاز دارد؛ برای اینکه بتوانید متقاضیان مرتبط‌تری را در لیست مخزن استعداد قرار دهید. مثلا اگر هدف سازمان افزایش فروش است، باید مدیران فروش، کارشناسان فروش و متخصصان حوزه بازاریابی را پیدا کنید.
همچنین مشخص کردن هدف سازمان تعیین می‌کند که شرکت برای چه موقعیت‌های شغلی احتمالی به افراد با استعداد نیاز دارد و این افراد باید چه مهارت‌هایی داشته باشند. سپس می‌توانید متقاضیان را بر اساس مهارت‌هایشان پیدا کنید و در لیست خود قرار دهید مثلا داشتن مهارت‌های نرم، مهارت‌های حل مسئله، مهارت‌های سازمانی، مهارت‌های فنی مثل توانایی کار کردن با یک نرم‌افزار خاص و…
2_ کارمندان با استعداد فعلی را ارزیابی کنید
قبل از اینکه بخواهید مخزن استعداد را با افراد خارج از سازمان پر کنید، کارمندان فعلی را بررسی کنید. برای این کار، بخش منابع انسانی با همکاری بخش مدیریت می‌توانند نقاط قوت و ضعف تک تک کارکنان را بررسی کنند تا بفهمند هر یک از آن‌ها چه استعدادهایی دارند و می‌توانند برای چه بخش‌هایی مناسب باشند. همچنین در نهایت می‌توانند به این نتیجه برسند که سازمان باید برای چه بخش‌هایی، از بیرون سازمان کارمند جدید جذب کند.
مثلا می‌توان به این صورت پیش رفت:
- ایجاد لیست مخزن استعداد داخلی: در این لیست باید کارمندان فعلی سازمان را قرار دهیم و مشخص کنیم که هر یک از افراد در چه بخشی کار می‌کنند و استعداد چه کارهایی را دارند.
- ایجاد لیست مخزن استعداد خارجی: در این لیست مشخص می‌کنیم که سازمان باید برای فلان بخش‌ها از بیرون شرکت افراد ماهری پیدا کند. اگر متقاضیان مد نظری هم وجود دارند باید آن‌ها را در این قسمت قرار دهیم و مشخص کنیم که چه مهارت‌هایی دارند و برای چه نقش‌های شغلی مناسب‌تر هستند.
3_ برنامه‌های آموزشی مورد نیاز را اجرا کنید
اجرای برنامه‌های آموزشی به‌خصوص برای کارمندان فعلی بسیار اهمیت دارد زیرا این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را توسعه دهند و بتوانند مسئولیت‌های بیشتر و جدیدتری بگیرند و در شغل‌شان رشد و پیشرفت کنند. این برنامه‌ها می‌توانند شامل برنامه‌های مربیگری، دوره‌های آموزشی تخصصی، کارگاه‌های یادگیری مهارت‌ها و… باشند.
برای افراد خارج از سازمان می‌توانید از قبل مشخص کنید که یک سری دوره‌های خاصی را بگذراند و مدرک داشته باشند. حال اگر فردی مدرک نداشت، می‌توانید به او این اختیار را بدهید که خودش به‌صورت شخصی آن را بگذراند یا در داخل سازمان دوره را برایش فراهم کنید.
4_ مخزن استعداد را مدیریت کنید
این‌طور نیست که مخزن استعداد را بسازید و تمام شود، بلکه باید همیشه و به‌طور مستمر مدیریت استعداد داشته باشید. به‌عنوان مثال باید دائم بر عملکرد کارمندان مورد نظر نظارت کنید یا همیشه با متقاضیان خارج از سازمان در ارتباط باشید و فرصت‌های شغلی جدید را به آن‌ها اطلاع دهید.
روش های پر کردن مخزن استعداد
حالا شاید برایتان سوال باشد که چگونه باید مخزن استعداد سازمان را پر کرد؟ در این قسمت برخی از رایج‌ترین روش‌ها را بررسی می‌کنیم:
- در هر جا و هر موقعیتی که هستید، اگر به افراد با استعدادی برخورد کردید که حتی برای هیچ کدام از موقعیت‌های شغلی سازمان مناسب نبودند، آن‌ها را به لیست‌تان اضافه کنید؛ شاید در آینده بتوانند به شما کمک کنند.
- گاهی اوقات متقاضیان زیادی دوست دارند در سازمان شما استخدام شوند اما نمی‌دانند در آن‌جا موقعیت شغلی برای آن‌ها وجود دارد یا نه. از این رو، می‌توانید یک لندینگ پیج (صفحه فرود) در سایت شرکت ایجاد کنید تا افراد علاقه‌مند در آن عضو شوند و مهارت‌ها و تخصص‌هایشان را آن‌جا ثبت کنند.
- افرادی که موقعیت خوبی داشتند اما در فرایندهای استخدام قبلی شرکت رد شده‌اند را در نظر بگیرید.
- به‌دنبال دانشجوها و فارغ‌التحصیل‌ها باشید و حتی اگر متوجه شدید به‌اندازه کافی تجربه ندارند، باز هم آن‌ها را نادیده نگیرید.
- از میان کارمندان فعلی سازمان، افراد مناسب و با استعداد را پیدا کنید.
- کارمندان سابق شرکت را فراموش نکنید.
نمونه هایی از مخزن استعداد در شرکت های واقعی
در این قسمت شرکت‌هایی را بررسی می‌کنیم که بسیار هوشمندانه و خلاقانه مخزن استعداد خود را ایجاد کرده‌اند:
1_ اسپاتیفای (Spotify)
اسپاتیفای یکی از بزرگ‌ترین پلتفرم‌های جهانی پخش موزیک است. این شرکت یک مخزن استعداد مخصوص دانشجوها دارد؛ یعنی دانشجوهایی که دوست دارند از فرصت‌های شغلی یا رویدادهای اسپاتیفای با خبر باشند، می‌توانند در این گروه عضو شوند.
علاوه‌بر این، شرکت اسپاتیفای برای دانش‌آموزانی که به کدنویسی و فعالیت‌های اسپاتیفای علاقه دارند، سایت Spotify for Developers را طراحی کرده است تا افراد بتوانند استعدادهای خود را از سنین پایین شناسایی کنند.
2_ مک‌کینزی (McKinsey)
شرکت مک‌کینزی یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های مشاور مدیریت در جهان است. ایده جذاب این شرکت برای ایجاد مخزن استعدادش این است که هرگز کارمندان قدیمی خود را فراموش نمی‌کند. آن‌ها یک شبکه به نام “مرکز فارغ‌التحصیلان مک‌کینزی” راه‌اندازی کرده‌اند و به کارمندان سابق این امکان را می‌دهند تا با عضویت در این شبکه، با شرکت، پیشرفت‌های شرکت، اطلاعات جدید، موقعیت‌های شغلی و همکاران قدیمی خود در ارتباط بمانند. این ایده یک راهکار عالی است برای اینکه شاید کارمندان با استعداد گذشته دوباره به شرکت برگردند.
کلام آخر
مخزن استعداد مجموعه‌ای است شامل افراد با استعداد که برای استخدام در موقعیت‌های شغلی آینده شرکت در نظر گرفته می‌شوند. استفاده از این فرایند نه تنها هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهد، بلکه به آن‌ها کمک می‌کند تا در کمترین زمان، بهترین افراد را استخدام کنند. بی‌شک این افراد در رشد و موفقیت سازمان نقش پررنگی دارند.
منابع:
- indeed
- occupop
- smartrecruiters
- aihr
- harver
