فرایند جانشین پروری یکی از وظایف مهم بخش منابع انسانی است. در این فرایند، افراد مناسب را برای نقشهای حیاتی شرکت انتخاب میکنند، آموزشهای لازم را به آنها ارائه میدهند و آنها را برای نقشهای شغلی جدید آماده میکنند.
در واقع جانشین پروری یکی از مهمترین فرایندهای هر سازمانی است زیرا با توسعه توانمندیهای افراد، عملکرد سازمان ارتقا مییابد.
در این مقاله از کار از ما ضرورت و اهمیت جانشین پروری، چالشهای آن و مراحل انجام این فرایند را بهطور کامل بررسی میکنیم.
جانشین پروری به چه معناست؟
Succession planning is the process of identifying the critical positions within your organization and developing action plans for individuals to assume those positions.
جانشین پروری فرآیند شناسایی موقعیتهای کلیدی در سازمان شما و تدوین طرحهای عملی برای آمادهسازی افراد بهمنظور بر عهده گرفتن آن موقعیتها است. Hr.Uw
جانشین پروری یکی از عملکردهای مهم حوزه منابع انسانی است که در آن، از میان افراد شایسته و منتخب، جانشین مناسبی را برای نقشهای حیاتی سازمان تعیین میکنند. در واقع جانشین پروری فرایند استراتژیک شناسایی، انتخاب، توسعه استعدادها و بهرهمندی از توانمندیهای افراد شایسته در بخشهای حیاتی شرکت است.
شرکتها در برنامه جانشین پروری به دنبال افراد شایستهای میگردند که در صورت ارتقا، استعفا، اخراج، بازنشستگی و… مهمترین کارمندان شرکت، جانشینان بتوانند نقش آنان را برعهده بگیرند و جایگزین آنها شوند.
جانشینپروری در همه شرکتهای کوچک و بزرگ و شرکتهای خصوصی و دولتی انجام میشود تا در صورت بروز هر اتفاق یا تغییر پیشبینینشدهای، سازمان بتواند با خیال راحت و بدون وقفه افراد را در جایگاههای شغلی مهم قرار دهد.
مدت زمان فرایند جانشین پروری حداقل ۱۲ ماه و حداکثر ۳ سال طول میکشد تا فرد بتواند بهطور کامل آموزشهای لازم را دریافت کند. این مدت زمان برای هر نقش متفاوت است؛ مثلا برای نقشهای اجرایی طولانیتر است.
اجازه دهید تا با یک مثال کامل، به درک بهتر این موضوع کمک کنیم:
مثلا یک سازمان تصمیم میگیرد تا در یک بازه زمانی مشخص، یک فرد شایسته و واجد شرایط را انتخاب کند تا جایگزین مدیرعامل شود. منابع انسانی پس از بررسی عملکرد و سوابق شغلی کارمندان، شایستهترین فرد را انتخاب میکند. سپس برای آموزش او برنامهریزی میکند، آن فرد تحت آموزشهای لازم قرار میگیرد و در نهایت، جایگزین مدیرعامل میشود.
در فرایند جانشین پروری چند نکته مهم وجود دارد که حتما باید آنها را مورد توجه قرار داد:
جانشینی برای نقشهای مهم
مهمترین نکته در فرایند جانشین پروری این است که این فرایند به چند دلیل فقط برای نقشهای مهم و حیاتی سازمان انجام میشود مانند نقش مدیرعاملی. دلیل اول این است که جایگزین کردن نقشهای ابتدایی کار راحتی است و با یک آگهی استخدام به راحتی میتوان این کار را انجام داد. دلیل دوم این است که جایگزین کردن نقشهای تخصصیتر کار سختتری است و در حقیقت، مقامهای مهم شرکت در رشد و پیشرفت آن کسب و کار نقش بیشتری دارند؛ بنابراین بسیار مهم است که افراد را برای دریافت این نقشها از قبل آماده کرد.
توسعه استعدادها
از آنجایی که فرایند جانشین پروری برای نقشهای مهم انجام میشود، ضروری است که افراد شایسته را برای این نقشها انتخاب کرد و علاوهبر این، باید با ارائه آموزشهای لازم، استعدادهای آنها را توسعه داد.
تداوم سازمان
همانطور که گفتیم، مقامهای بالای یک شرکت نقش اساسی در رشد و توسعه آن شرکت دارند. بنابراین لازم است فرایند جانشین پروری از قبل انجام شود تا افراد مناسبی برای دریافت این نقشها وجود داشته باشند و تداوم سازمان به خطر نیفتد.
- بیشتر بخوانید: جمعه کاری در قانون کار
- بیشتر بخوانید: مساعده حقوق چیست
- بیشتر بخوانید: شکایت از کارفرما
- بیشتر بخوانید: سنوات چیست؟
ضرورت جانشین پروری چیست؟
انجام فرایند جانشین پروری به چند دلیل برای یک شرکت ضرورت دارد و منجر به موفقیت آن میشود:
1_ پرورش استعدادها
جانشینپروری فرایندی است که در آن افراد متخصص و ماهر شناسایی میشوند تا در صورت بروز رویدادهای غیر منتظره، این افراد برای کار در بخشهای ضروری شرکت جایگزین دیگران شوند. به همین دلیل، علاوهبر اینکه در فرایند جانشینپروری افراد ماهر شناسایی میشوند تا مهارتهای آنها مورد استفاده قرار گیرد، در برخی مواقع برنامهای شامل ارائه آموزشها و راهنماییهای لازم برای پرورش استعدادهای افراد طرحریزی میشود و این کار به مزایای کلی شرکت میافزاید.
جانشین پروری نهتنها مهارتها و قابلیتهای افراد را توسعه میدهد بلکه به رشد و موفقیت کلی سازمان نیز کمک میکند.
ما مقالهای با عنوان مدیریت استعداد به چه معناست؟ منتشر کردهایم که برای اطلاعات بیشتر میتوانید به این مقاله مراجعه کنید.
2_ کاهش هزینههای استخدام
یک سازمان برای استخدام نیروی کار باید آگهی کار طراحی کند، آن را انتشار دهد و فرایند استخدام را با افراد گوناگون پیش ببرد و همه این کارها هزینه دارد. از این رو، فرایند جانشین پروری یک راهکار خوب برای صرفهجویی در هزینههای استخدام است.
ما مقالهای درباره چالش های استخدام نوشتهایم که برای اطلاعات بیشتر میتوانید به این مقاله مراجعه کنید.
3_ آمادگی بیشتر
وقتی یکی از کارمندان بخش اصلی شرکت بازنشسته میشوند، سازمان داراییهای زیادی را از دست میدهد. به همین دلیل برنامه جانشین پروری این امکان را به شرکت میدهد تا برای بازنشسته شدن یا هرگونه خروج افراد مهم از سازمان، آمادگی بیشتری داشته باشند و فقدان زیادی حس نکنند زیرا بلافاصله بعد از این اتفاق، فرد متخصص دیگری جانشین آنها میشود و کارها را به بهترین شکل ممکن پیش میبرد.
4_ فرصتهای شغلی بیشتر برای کارمندان
برنامه جانشین پروری با تقویت استعداد کارمندان، فرصتهای شغلی بیشتری را در اختیار آنها قرار میدهد و به آنها اجازه میدهد تا در حوزه تخصص و مهارتهای خود، نقشهای مهم و موثری ایفا کنند.
5_ افزایش انگیزه و تعهد کارمندان
وقتی کارمندان مسیر روشنی را برای رشد سازمان میبینند، انگیزه بیشتری برای کار کردن در آن سازمان پیدا میکنند و احتمالا برای مدت طولانیتری در شرکت میمانند. بنابراین، فرایند جانشین پروری یک سازمان نشاندهنده تعهد شرکت به توسعه حرفهای کارمندان است و باعث افزایش مشارکت و وفاداری کارمندان میشود.
در این رابطه پیشنهاد میدهیم مقاله انگیزش کارکنان را مطالعه کنید.
6_ برقراری ثبات و تداوم در سازمان
برنامه جانشین پروری با برنامهریزی بهینه برای بخشهای رهبری، اختلال در عملکرد سازمان را به حداقل میرساند و نظم و ثباتی در سازمان ایجاد میکند.
نداشتن برنامه جانشین پروری میتواند باعث اختلال در کارکرد کلی کارمندان و سازمان و مانع از پیشرفت شرکت شود.
7_ تضمین موفقیت شرکت
داشتن یک برنامه جانشین پروری خوب به شرکت کمک میکند تا کارمندان خود از همه جهت بررسی و آنها را برای ایفای نقش در جایگاههای مهمی مانند مدیریت و رهبری آماده کند. این کار، پیشرفت و موفقیت شرکت را تضمین میکند.
مدیریت عملکرد میتواند موفقیت شرکت را تضمین کند. در این رابطه ما مقالهای با عنوان مدیریت عملکرد چیست؟ نوشتهایم که برای اطلاعات بیشتر میتوانید به این مقاله مراجعه کنید.
8_ مدیریت ریسک
وجود یک طرح جانشین پروری، خطر ناشی از خروج ناگهانی کارمندان یا رویدادهای غیر منتظره را کاهش میدهند.
این طرح تضمین میکند افراد توانمندی وجود دارد که آماده به عهده گرفتن نقشهای رهبری هستند. وجود این افراد، از هرگونه خطرات ناشی از خلا رهبری که ممکن است به سازمان آسیب برساند، جلوگیری میکند.
9_ آسان شدن فرایند استخدام
برای اکثر شرکتها، مرحله استخدام کارمند جدید معمولا با کاهش بهرهوری همراه است اما داشتن یک برنامه جانشین پروری مناسب میتواند به آنها کمک کند تا به راحتی و با حفظ عملکرد، افراد را در بخشهای حیاتی شرکت استخدام کند.
- بیشتر بخوانید: شکایت از کارفرما بدون قرارداد
- بیشتر بخوانید: بیمه مسئولیت کارفرما در قبال کارکنان چیست؟
- بیشتر بخوانید: حق ماموریت در قانون کار
- بیشتر بخوانید: شرایط دریافت مستمری از کار افتادگی
انواع مدل های جانشین پروری چیست؟
مدلهای جانشین پروری در سازمانها را میتوان به ۳ دسته اصلی تقسیم کرد:
1_ جانشین پروری رهبری
این مدل از جانشین پروری برای جایگزین کردن رهبران اصلی سازمانها مانند مدیرعامل انجام میشود.
در این مدل، افراد برای جانشین شدن در جایگاههای رهبری و انجام وظایف و مسئولیتهای آنها تحت آموزش قرار میگیرند. افراد جانشین میتوانند از میان کارکنان فعلی سازمان یا از خارج انتخاب شوند.
2_ جانشین پروری مدیران ارشد
این مدل از جانشین پروری برای جایگزین کردن مدیران ارشد سازمانها مانند مدیر بازاریابی، مدیر فروش و… انجام میشود.
در این مدل هدف این است که جانشینان مناسب برای دریافت نقشهای مدیریت ارشد انتخاب شوند و تحت آموزشهای لازم قرار بگیرند مانند آموزش مهارتهای مدیریتی یا حتی تجربه عملی و کار کردن آزمایشی در نقش جدید.
3_ جانشین پروری کارمندان
این مدل از جانشین پروری برای جایگزین کردن کارمندان در همه سطوح سازمانها بهویژه برای نقشهای اصلی انجام میشود.
در این مدل هم افراد شایسته شناسایی میشوند، عملکرد آنها بررسی میشود، برای دریافت وظایف جدید تحت آموزش قرار میگیرند و ممکن است مدتی بهطور آزمایشی در جایگاههای جدید مشغول به کار شوند.
در همه مدلهای جانشین پروری، انتخاب افراد مناسب، ارزیابی منظم آنها و انتقادات سازنده از آنها هم به توسعه فردی جانشینان و هم به رشد سازمان کمک میکند.
- بیشتر بخوانید: بیمه کارفرما
- بیشتر بخوانید: شغل های با سرمایه کم
- بیشتر بخوانید: بهترین شغل های 10 سال آینده ایران
مراحل جانشین پروری چیست؟
برای ایجاد یک طرح جانشین پروری، رهبران باید مراحل زیر را در نظر بگیرند:
1_ نقشهای حیاتی را شناسایی کنید
نقشهای کلیدی سازمان که نیاز به جانشین دارند را تعیین کنید؛ این نقشها معمولا شامل موقعیتهای اجرایی یا نقشهایی هستند که برای موفقیت سازمان حیاتی هستند.
پس از شناسایی نقشهای کلیدی باید مهارتها، تجارب و ویژگیهای مورد نیاز برای این نقشها را تعیین کنید.
2_ استعدادهای مورد نیاز را ارزیابی کنید
در مرحله بعد لازم است استعدادهای مورد نیاز برای نقشهای کلیدی را ارزیابی کنید تا بتوانید افراد بالقوه برای این نقشها را شناسایی کنید.
بهتر است به دنبال کارمندانی باشید که استعدادها و مهارتهای لازم را دارند، عملکرد شغلی آنها خوب است و تعهد خوبی به شرکت دارند. همچنین نقاط قوت، ضعف و زمینههای توسعه آنها را هم باید در نظر بگیرید.
3_ یک برنامه توسعه رهبری تهیه کنید
پس از شناسایی و انتخاب فرد مورد نظر باید یک برنامه توسعه رهبری جامع تهیه کنید که بر توسعه مهارتها و پتانسیل افراد شناساییشده تمرکز دارد.
همچنین فرصتهایی برای آموزش، یادگیری، راهنمایی و قرار گرفتن در جنبههای مختلف سازمان را فراهم کنید. افراد را تشویق کنید تا برای بهبود تواناییهای رهبری خود، وظایف و پروژههای چالشبرانگیزی انجام دهند.
4_ مسیر جانشین پروری را ایجاد کنید
برای پیشرفت شغلی سازمان، حتما باید مسیر جانشین پروری را مشخص کنید. به کارمندان نقشه راهی ارائه دهید که مسیر و مراحل رسیدن به نقشهای رهبری در آن مشخص باشد. این کار نه تنها به آنها انگیزه میدهد تا برای رسیدن به جایگاهشان تلاش کنند بلکه به آنها کمک میکند تا مهارتها و تجربیاتی که باید در این مسیر کسب کنند را بهخوبی درک کنند.
5_ این فرایند را بهطور منظم بررسی و بهروزرسانی کنید
برنامه جانشین پروری باید یک فرایند مداوم باشد نه برنامهای که فقط یک بار انجام میشود. بنابراین باید این فرایند را بهطور مداوم بررسی و بهروزرسانی کنید تا با تغییرات درون سازمان و صنعت سازگار شوید.
علاوهبر این، بهطور منظم پیشرفت کارمندان را ارزیابی کنید، به آنها بازخورد دهید، از آنها پشتیبانی کنید و به آنها کمک کنید تا به رهبران آینده تبدیل شوند.
- بیشتر بخوانید: بهترین شغل برای خانم ها در آلمان
- بیشتر بخوانید: شغل پردرآمد برای آقایان
- بیشتر بخوانید: شغل های رشته انسانی برای خانم ها
چالش های جانشین پروری در سازمان چیست؟
همه سازمانها در فرایند جانشین پروری چالشهایی دارند که در این قسمت، برخی از چالشهای مشترک آنها را بررسی میکنیم:
1_ عدم اعتماد کامل به جانشین
اعتماد کردن به کسی که به نظر میرسد از راه دور توانایی انجام کارهای مهم شرکت را دارد برای مدیران کار سختی است. در حقیقت، این اتفاق برای برخی از مدیران تجربه سختی است که مدت زمان زیادی را با یک نیروی متخصص کار کنند و بعد چند سال به دلایل مختلفی مجبور شوند نیروی جدیدی را جایگزین او کنند.
اما مدیران باید این نکته را به یاد داشته باشند که نیروی جانشین قبلا در همان شرکت کار میکرده، با کار آشناست، زیر نظر خودشان آموزش دیده و به این دلایل، قابل اعتمادتر از هر کس دیگر است. همچنین مهم است مدیران بدانند که نیروی تازه وارد قرار است حق او را پایهگذاری کند نه اینکه آن را زیر پا بگذارد.
مدیران باید این واقعیت را هم بپذیرند که وقتی جایگاههای شغلی بالا در شرکت به هر دلیلی خالی میشود، واگذاری آن به افراد شایستهای که در همان شرکت هستند، میتواند انتخاب بسیار بهتری باشد.
2_ زمانبر بودن فرایند جانشینی
امروزه اکثر سازمانها و رهبران مشکل کمبود وقت دارند و از آنجایی که جانشین پروری میتواند از ۱۲ ماه تا ۳ سال طول بکشد، این فرایند برای آنها طولانی و زمانبر است. علاوهبر آن، آنها نمیدانند که دقیقا چه زمان باید این فرایند را انجام دهند تا کارآمد باشد.
برای رفع این مشکل بهتر است بهطور منظم با رهبران سازمان جلسه برگزار کرد و از برنامههای شغلی آنها با خبر شد تا برای تغییرات احتمالی آماده باشید و برای فرایند جانشین پروری برنامهریزی کنید.
علاوهبر این، جانشینها نیز با زمانبر بودن این فرایند مشکل دارند. از این رو به آنها توصیه میشود که زمان حدودی آموزش و کار کردن به صورت آزمایشی را بهطور واقعبینانه در نظر بگیرند و با آمادگی قبلی آن را قبول کنند.
3_ انتخاب جانشین غلط
گاهی اوقات ممکن است فرایند جانشین پروری با یک انتخاب بد همراه شود. مثلا فرض کنید یک رهبر به دلیل عدم مشارکت در فرایند جانشین پروری، جانشین کم صلاحیتی را انتخاب کند.
مشکل اینجاست که قرار دادن یک شخص اشتباه در نقشهای حیاتی شرکت، به کل سازمان آسیب میزند در حالی که جانشین پروری مناسب با مهارتها و استعدادهای مورد نیاز باعث ارتقا سازمان میشود.
4_ مدیریت غلط جانشین پروری
گاهی اوقات یک رهبر با مدیریت غلط کارمندان، فرایند جانشین پروری را با شکست مواجه میکند. مثلا یک رهبر سختگیر و کنترلکننده میتواند به کارمندان تازه وارد آسیب برساند و کار کردن را برای آنها سخت کند.
لازم است رهبران بدانند که پس از اثبات جایگاه و ارزش خود به کارمندان، باید با مدیریت صحیح به آنها توضیح دهند که لازم است اهداف تعیینشده برای پیشرفت سازمان را اجرا کنند.
مدیریت غلط رشد کارمندان را متوقف میکند و آنها را در معرض شکست قرار میدهد.
5_ رفتارهای نامناسب در فرایند جانشین پروری
برخی از رهبران با رفتارها و روشهای نامناسبی که حتی ممکن است خودشان هم از آنها بیخبر باشند، بهطور بی سر و صدا فرایند جانشین پروری را تضعیف میکنند مثلا انتخاب چندین جانشین بالقوه، تاخیر در روند مصاحبه و برنامه آموزش، پیشنهاد جانشینی به افراد نامناسب و…
معمولا وقتی رهبران خبر خروج کارمندان ارشد را میشوند، دچار درماندگی میشوند و با انجام این رفتارها در واقع با احساس درماندگیشان مقابله میکنند.
در این شرایط سایر کارمندان باید رهبر را آگاه سازند و اجازه ندهند با رفتارهای نامناسب، در روند جانشین پروری موانعی ایجاد کنند.
6_ ناآگاهی
یک رهبر با ثبات، فرایند جانشین پروری را به درستی پیش میبرد در حالی که یک رهبر بیاعتماد، ترسو و مغرور میتواند به نیروهای کار آسیب برساند و این فرایند را با مشکل مواجه کند.
به همین دلیل است که داشتن بینش برای رهبران بسیار مهم است. مدیرانی که خودشان را میشناسند و از خودآگاهی بالاتری برخوردار هستند، درباره اینکه چگونه ممکن است جانشین پروری را از مسیر خارج کنند آگاه هستند و میتوانند در آن لحظه رفتارهای بهتری انجام دهند.
رهبران خودآگاه تجربه بازنشستگی بهتری دارند، میتوانند برنامه جانشین پروری خوبی را طی کنند، استعدادهای شایستهای را پرورش دهند و در نهایت به رشد و پیشرفت سازمان کمک میکنند.
نکات مهم در جانشین پروری
چندین نکته مهم در جانشین پروری وجود دارد که عبارت هستند از:
شناخت نیاز و اهداف
نکات | توضیحات |
اهداف استراتژیک | جانشینپروری باید با اهداف سازمان همسو باشد؛ به همین دلیل نیاز است که نیازهای سازمان را بسنجید و اهداف درستی تعیین کنید. |
تحلیل شکاف | چه شکافی بین مهارتهای فعلی کارکنان با نیازهای آینده سازمان وجود دارد؟ آنها را بشناسید! |
نقشهای کلیدی | چه نقشها و موقعیتهایی برای سازمان اهمیت زیادی دارند؟ باید آنها را مشخص کنید. |
شناخت و ارزیابی استعدادها
ویژگیهای افراد با استعداد | ابزارهای ارزیابی برای استعدادها | ||
عملکرد عالی | فرد سوابق عملکردی خوبی در نقشهای فعلی خود داشته باشد. | ارزیابی عملکرد | بررسی سوابق عملکردی و بازخوردها |
پتانسیل رشد | فرد بتواند خیلی سریع مهارتهای لازم را یاد بگیرد و آنها را به کار بگیرد. | آزمونهای روانشناختی | ارزیابی شخصیت، هوش هیجانی و سبک رفتاری |
رهبری | فرد بتواند بهخوبی یک تیم را رهبری کند و الهامبخش دیگران باشد. | ارزیابیهای شایستگی | ارزیابی مهارت و تواناییهای کلیدی |
تعهد | فرد نسبت به اهداف و سازمان متعهد باشد. | مصاحبهها | انجام مصاحبههای ساختاریافته |
توسعه و آموزش
نکات | توضیحات |
آموزشهای تخصصی | کارگاهها، سمینارها و دورههای آموزشی مختلفی برای ارتقا دانش و مهارت افراد برگزار کنید. |
آموزشهای مدیریتی و رهبری | به افراد برای پذیرش نقشهای مدیریت، مهارتهای رهبری، مدیریت، ارتباطات و تصمیمگیری را آموزش دهید. |
ایجاد تجربههای کاری | افراد را در نقشهای موقت برای کسب تجربه قرار دهید یا آنها را در انجام پروژههای استراتژیک سازمان سهیم کنید. |
حفظ و نگهداری استعدادها
نکات | توضیحات |
ایجاد فرصتهای رشد | برای افراد فرصتهای توسعه فردی و پیشرفت شغلی بهوجود آورید. |
شناخت و قدردانی | از عملکرد و مشارکت کارکنان قدردانی کنید. |
فرهنگ سازمانی مثبت | محیطی مثبت و حمایتی برای کارکنان بهوجود آورید. |
برنامههای جانشینپروری | تعهد سازمان به توسعه و پیشرفت کارکنان را نشان دهید. |
پیگیری و ارزیابی
نکات | توضیحات |
نظارت و ارزیابی | میزان پیشرفت افراد در برنامههای توسعه را ارزیابی کنید. |
بازخورد | بهطور منظم درباره عملکرد و پیشرفت افراد به آنها بازخورد دهید. |
بروزرسانی | باید گاهی بر اساس تغییرات سازمان و عملکرد افراد باید بروزرسانیهایی در برنامههای جانشینپروری بهوجود آورید. |
نکات کلیدی دیگر
نکات | توضیحات |
حمایت مدیریت ارشد | مدیریت ارشد باید برای موفقیت برنامههای جانشینپروری بکوشد و نسبت به این کار تعهد داشته باشد. |
شفافیت | به کارکنان در مورد برنامههای پیشرفت اطلاعرسانی کنید؛ در واقع فرآیند جانشینپروری باید شفاف باشد. |
انعطافپذیری | باید در برنامهها بر اساس نیازهای بازار و شرایط سازمان انعطافپذیری داشته باشید. |
کلام آخر
جانشین پروری سرمایهگذاری در پایداری و موفقیت بلند مدت سازمان است. با فکر کردن به آینده و آمادهسازی کارمندان بالقوه، آنها را در جایگاههای شغلی مناسب قرار دهید و به رشد و توسعه آنها و سازمان کمک کنید.
بهعنوان یک مدیر، برنامه جانشین پروری را در اولویت قرار دهید و نظارهگر شکوفایی سازمان خود حتی در زمانهای تغییر باشید.
منابع