مصاحبه نگهداشت یکی از استراتژی‌های فرایند حفظ کارمندان است و اجرای آن در سازمان به مدیران کمک می‌کند تا بفهمند که چه چیزهایی برای کارمندان مهم و ارزشمند است. در نتیجه مدیران می‌توانند با بهبود و توسعه این عوامل، از استعفای آن‌ها جلوگیری کنند.
تا آخر این مقاله از کار از ما با ما همراه باشید تا با یکدیگر بررسی کنیم که مصاحبه نگهداشت چیست؟ چه تفاوتی با مصاحبه خروج دارد؟ چه اهمیتی دارد؟ چطور می‌توان آن را انجام داد؟ و با چه چالش‌هایی همراه است؟
مصاحبه نگهداشت چیست؟
مصاحبه نگهداشت که به آن مصاحبه اقامت هم می‌گویند، جلسه‌ای است میان یک کارمند و مدیر او که در طی آن درباره انگیزه و دلایل ماندن کارمند در شرکت و عواملی که منجر به ترک او می‌شوند، صحبت می‌کنند.
این مصاحبه همچنین می‌تواند با ارزیابی احتمال استعفای کارمندان، به سازمان‌ها کمک کند تا درباره نیازهای استخدام یا رفع مشکلات کنونی تصمیم بگیرند.
بر خلاف تصور رایج، هدف مصاحبه نگهداشت این نیست که مدیران، کارمندان در حال استعفا را متقاعد کنند تا در شرکت بمانند، بلکه در این مصاحبه، دلایل ماندن کارمندان در شرکت و این‌که چه چیزهایی باعث می‌شود سازمان را ترک کنند، سنجیده می‌شود تا مدیران بتواند قبل از استعفای کارمندان، مسائل موجود را حل کنند، از مشکلات پیشگیری کنند، چیزهایی را تغییر دهند، عوامل انگیزه‌دهنده را بهبود و توسعه بخشند و در یک کلام، به حفظ کارمندان کمک کند.
- بیشتر بخوانید: گزارش منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: استخدام داده محور
- بیشتر بخوانید: اشتباهات مدیران منابع انسانی
تفاوت مصاحبه نگهداشت با مصاحبه خروج
اگرچه این مصاحبه شبیه مصاحبه خروج است اما یک تفاوت اساسی میان این دو وجود دارد و آن هم این است که مصاحبه‌های خروج را تیم منابع انسانی و مصاحبه‌های نگهداشت را مدیر مستقیم کارمند انجام می‌دهد.
دلیل این تفاوت، هدف هر یک از این مصاحبه‌هاست. در طول مصاحبه خروج، تیم منابع انسانی می‌خواهد بفهمد چه مسائلی ممکن است کارمندان را مجبور به ترک کند اما در مصاحبه نگهداشت، مدیران می‌خواهند بفهمند که چگونه می‌توانند تجربه کارکنان را بهبود بخشند. از آن‌جایی که مدیران بیشترین کنترل را بر تجربه کارکنان شرکت دارند، منطقی است که در این مصاحبه هم نقش اصلی داشته باشند.
چرا مصاحبه نگهداشت مهم است؟
مصاحبه نگهداشت به شناسایی و حل مشکلات کارمندان کمک می‌کند و اگر درست انجام شود، می‌تواند تاثیر بسیار مثبتی بر حفظ کارمندان داشته باشد.
سایر مزایای این مصاحبه عبارتند از:
1_ به ایجاد برند کارفرمایی کمک می‌کند
مصاحبه نگهداشت به ایجاد برند کارفرمایی در سازمان کمک می‌کند. وجود برند کارفرمایی در یک شرکت کمک می‌کند تا افراد با استعداد بیشتری در آن‌جا جذب شوند.
2_ تعامل کارکنان را بهبود می‌بخشد
مصاحبه نگهداشت یک راهکار برای افزایش تعامل کارمندان است زیرا در این مصاحبه از کارمندان نظرسنجی می‌شود و با کمک آن‌ها می‌توان مشکلات و نقاط ضعف سازمان را شناخت، مسائل را تغییر و بهبود داد و یک محیط کار عالی برای حفظ کارمندان ایجاد کرد.
3_ از مشکلات احتمالی پیشگیری می‌کند
این مصاحبه به سازمان کمک می‌کند تا قبل از وقوع مشکلات، از آن‌ها جلوگیری کند. علاوه‌بر این، مصاحبه نگهداشت به مدیران این امکان را می‌دهد که سلامت شخصی و حرفه‌ای کارکنان و تعادل میان این دو را ارزیابی کنند.
با کمک این ارزیابی، مدیران می‌توانند میزان فرسودگی شغلی را در کارمندان بسنجند و در صورت نیاز، مداخلات لازم را انجام دهند. جلوگیری از فرسودگی شغلی و رفع آن، راه دیگری برای ترغیب کارمندان به ماندن در شرکت و افزایش رضایت و خرسندی آن‌ها است.
4_ هزینه‌ها را کاهش می‌دهد
از آن‌جایی که مصاحبه نگهداشت به کاهش استعفا و افزایش حفظ کارمندان کمک می‌کند، می‌تواند تا حد زیادی هزینه‌های سازمان، به‌ویژه هزینه‌های مربوط به استخدام را کاهش دهد.
5_ فرصت‌های جدیدی کشف می‌کند
این مصاحبه با تمرکز بر مشکلاتی که کارمندان در محل کار با آن‌ها مواجه هستند، می‌تواند فرصتی باشد برای کسب بینش و کشف موقعیت‌های جدیدی که کارمندان می‌توانند در آن زمینه‌ها رشد کنند.
- بیشتر بخوانید: جبران خدمات کارکنان
- بیشتر بخوانید: گیمیفیکیشن در مدیریت منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی داده محور چیست
نحوه انجام مصاحبه نگهداشت
اگر می‌خواهید مصاحبه نگهداشت را انجام دهید، در این‌جا یک راهنمای گام به گام برای برنامه‌ریزی و انجام این مصاحبه آورده شده است:
1_ تصمیم بگیرید که چه کسی قرار است مصاحبه را انجام دهد
مصاحبه نگهداشت می‌تواند توسط منابع انسانی یا مدیران سازمان انجام شود. بنابراین قبل از هر چیز باید تصمیم بگیرید که چه کسی قرار است مصاحبه را انجام دهد.
مصاحبه‌کننده بهتر است مدیر مستقیم کارمند یا فردی باشد که کارمند بیشتر از هر کس دیگری به او نزدیک است زیرا اگر کارمند به مصاحبه‌کننده اعتماد داشته باشد، در طول جلسه راحت‌تر حرف می‌زند و مصاحبه موثرتر پیش می‌رود.
2_ کارمندان مورد نظر را شناسایی کرده و با آن‌ها تماس بگیرید
از آن‌جایی که این مصاحبه باید برنامه‌ریزی‌شده و خصوصی باشد، به کارمند مورد نظر زنگ بزنید، هدف مصاحبه را به او بگویید، با یکدیگر در مورد زمان مناسب جلسه برنامه‌ریزی کنید و سوالات مصاحبه را در اختیار آن‌ها قرار دهید تا وقت داشته باشند از قبل به آن‌ها فکر کنند.
انجام مصاحبه نگهداشت در سازمان باید زمان خاصی داشته باشد؛ بهترین زمان برای انجام این مصاحبه، ۹۰ روز پس از استخدام کارمند است.
3_ از آن‌ها سوال بپرسید
اکنون زمان آن رسیده که مصاحبه را انجام دهید. برای این‌که مصاحبه‌تان موثر باشد و بتوانید بیشترین بهره را از آن ببرید، لیستی از برترین سوالات در مصاحبه نگهداشت برای شما آماده کرده‌ایم:
- در این شرکت و در کارتان چه چیزی را بیشتر از همه دوست دارید؟
- در این شرکت و در کارتان چه چیزی را کمتر از همه دوست دارید؟
- اگر بتوانید در تیم و شغل‌تان یک چیز را تغییر دهید، آن چیز چیست؟
- اگر بتوانید یک چیز را در مورد شرکت تغییر دهید، آن چیز چیست؟
- آیا در محل کار احساس ارزشمندی می‌کنید؟ اگر نه، چرا؟
- به نظرتان کار شما در شرکت به درستی شناخته شده است؟ اگر نه، چرا؟
- به نظرتان شرکت روی رشد حرفه‌ای شما سرمایه‌گذاری کرده است؟ اگر نه، چرا؟
- تعادل میان کار و زندگی‌تان را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
- دوست دارید چه کاری انجام دهید که در حال حاضر انجام نمی‌دهید؟
- سه تا از مهم‌ترین کارهایی که دوست دارید در حال حاضر انجام دهید چیست؟
- چه چیزهایی مانع از رسیدن شما به اهداف می‌شود؟
- ما چگونه می‌توانیم به بهترین شکل ممکن برای رسیدن‌تان به آن اهداف از شما حمایت کنیم؟
نکته‌ای که باید آن را در نظر بگیرید این است که فکر نکنید در طول جلسه باید تمام این سوالات را از کارمند بپرسید؛ نه این‌طور نیست، شما باید مصاحبه را بر اساس پاسخ‌های کارمند پیش ببرید.
4_ به آن‌ها گوش دهید
یادتان باشد که در مصاحبه‌های نگهداشت، کارمند باید بیشتر صحبت کند؛ بنابراین وقتی از او سوال می‌پرسید، ساکت باشید و به او گوش دهید. حتی در صورت رضایت کارمند می‌توانید پاسخ‌های او را به صورت دقیق بنویسید یا مکالمه‌تان را ضبط کنید و در صورت نیاز به پاسخ‌ها و صحبت‌های او رجوع کنید.
5_ به کارمند نشان دهید که به او اهمیت می‌دهید
این قسمت، سخت‌ترین قسمت مصاحبه نگهداشت است. مدیران می‌توانند برای نشان دادن اهمیت خود، راهکارهایی به کارمند پیشنهاد دهند مانند مرخصی با حقوق، برنامه کاری منعطف، انجام پروژه‌های جدید در زمینه مورد علاقه و…
همچنین اگر در آینده به مسائل گفته‌شده در طی مصاحبه رسیدگی کردید، آن‌ها را در جریان این پیشرفت قرار دهید و به آن‌ها یادآوری کنید که رشد حرفه‌ای آن‌ها برای شما مهم است.
6_ احتمال خروج کارمند را پیش‌بینی کنید
در نهایت زمان آن رسیده که مکالمات‌تان را مستند کنید و احتمال خروج کارمند از شرکت را پیش‌بینی کنید.
برای این پیش‌بینی می‌توانید از سیستم رتبه‌بندی سبز، زرد و قرمز استفاده کنید. کارمندی که رتبه سبز را دریافت می‌کند، احتمالا حداقل یک سال در شرکت می‌ماند، کارمندی که رتبه زرد را دریافت می‌کند ممکن است ۶ تا ۱۲ ماه در شرکت بماند و کارمندی که رتبه قرمز را می‌گیرد بسیار ناراضی و احتمالا به دنبال فرصت‌های شغلی دیگر است. بر اساس این رتبه‌بندی می‌توانید احتمال خروج کارمند را از شرکت ارزیابی کنید و در صورت نیاز، برای استخدام نیروی جدید برنامه‌ریزی کنید.
همچنین می‌توانید از این مستندات برای ارزیابی تاثیر تلاش‌های خود در مصاحبه بعدی با همان کارمند استفاده کنید تا ببینید که آیا رتبه آن‌ها تغییر می‌کند یا نه. به‌عنوان مثال، اگر احتمال خروج یک کارمند به دلیل تعادل پایین میان کار و زندگی‌اش بوده است، سازمان باید نیروی جدیدی به تیم این کارمند اضافه کند و ۶ ماه بعد دوباره با او مصاحبه کند و ببیند آیا حجم کاری‌اش کم شده و میان کار و زندگی شخصی‌اش تعادل برقرار شده یا نه.
مصاحبه مجدد به شما این امکان را می‌دهد تا پیگیری کنید که آیا اقدامات شما و تغییراتی که رخ داده‌اید باعث بهبودی شده و کارمند را به سمت رتبه زرد یا حتی سبز سوق می‌دهد یا نه.
مدیران با این راهکار همچنین می‌توانند اثربخشی مصاحبه‌های نگهداشت خود را ثابت کنند و نشان دهند که فعالانه برای بهبود حفظ کارکنان تلاش می‌کنند.
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی در استارتاپ
- بیشتر بخوانید: شریک تجاری منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: مدل های مدیریت منابع انسانی
چالش های مصاحبه نگهداشت
اگرچه مصاحبه نگهداشت مزایای زیادی دارد اما با چالش‌هایی هم همراه است از جمله:
1_ دارای بحث‌های دشوار است
مصاحبه نگهداشت ممکن است شامل بحث‌های دشواری باشد در مورد آن‌چه که کارمندان از آن‌ها راضی نیستند. این نارضایتی‌ها می‌تواند در مورد موقعیت شغلی آن‌ها، شرکت، همکاران یا حتی بخش مدیریت باشد که شنیدن آن‌ها در مصاحبه برای کارمند و مدیر سخت است؛ اگرچه ارزش این ناراحتی را دارد.
2_ دلهره‌آور است
انجام مصاحبه نگهداشت به خصوص با کارمندانی که این تجربه را نداشته‌اند، می‌تواند دلهره‌آور باشد. چنین کارمندانی ممکن است احساس کنند که بابت تعهد خود به شرکت مورد بازجویی قرار گرفته‌اند یا از صحبت کردن شفاف در مورد شغل و احساسات‌شان نسبت به شغل‌شان مقاومت کنند.
این کارمندان نمی‌توانند به‌اندازه کافی در مصاحبه بازخورد دهند و مدیران نیز نمی‌توانند از این جلسات اطلاعات زیادی به دست آورند.
3_ نیازمند تلاش است
دریافت و جمع‌آوری اطلاعات در مصاحبه نگهداشت نیازمند تلاش زیادی است. علاوه‌بر این، درک و رسیدگی به نگرانی‌های کارمندان توسط مدیران نیز به تلاش زیادی نیاز دارد.
اما در نهایت، رفع مشکلات کارمندان به آن‌ها نشان می‌دهد که مدیر او پاسخگو است و سازمان به نظرات آن‌ها احترام می‌گذارد و تلاش می‌کند تا مدت زمان بیشتری آن‌جا بمانند.
کلام آخر
مصاحبه نگهداشت یکی از استراتژی‌های حفظ کارمندان در سازمان است که در آن، درباره آن‌چه کارمندان در شغل‌شان دوست دارند و ندارند صحبت می‌شود.
اگرچه مصاحبه نگهداشت باعث ایجاد برند کارفرمایی، افزایش تعامل کارمندان، کاهش هزینه‌ها و… می‌شود اما دلهره‌آور، دارای بحث‌های دشوار و نیازمند تلاش است.
منابع:
