زمانی که افراد در یک شرکت استخدام می‌شوند، مایل‌اند یک آشنایی کلی با شرکت داشته باشند و اصول اولیه آن را بدانند؛ اینجاست که موضوع جهت گیری شغلی مطرح می‌شود. جهت گیری شغلی فرایندی است که برای کارمندان جدید طراحی شده و به آن‌ها کمک می‌کند تا با شرکت، فرهنگ سازمانی، همکاران، نقش خود در سازمان، وظایف روزمره خود و… آشنا شوند.
بنابراین، هدف از اجرای برنامه جهت گیری شغلی این است که کارمندان جدید با محیط کار و وظایف‌شان آشنا شوند و در این محیط جدید احساس راحتی کنند.
در این مطلب از کار از ما ابتدا مفهوم جهت گیری شغلی را بررسی می‌کنیم و در ادامه به اهمیت، مراحل اجرا و مزایا و معایب آن می‌پردازیم.
جهت گیری شغلی چیست؟
جهت گیری شغلی فرایندی است که سازمان‌ها برای کارمندان تازه استخدام‌شده اجرا می‌کنند تا با محیط کار، همکاران و وظایف شغلی خود آشنا شوند.
در این فرایند، محیط کار، به‌ویژه قسمتی که کارمند قرار است در آن‌جا کار کند را به او نشان می‌دهند، او را به همکاران و اعضای تیم معرفی می‌کنند، اطلاعات مربوط به نحوه پوشش، حقوق، مزایا و… را به او توضیح می‌دهند، نحوه کار با تجهیزات لازم مانند نرم‌افزارها را به او یاد می‌دهند و در نهایت، وظایف شغلی‌اش را به‌طور کامل برای او شرح می‌دهند.
این فرایند یا قبل از اولین روز کاری کارمندان جدید یا در چند روز اول استخدام آن‌ها اجرا می‌شود و باید به‌قدری جذاب باشد که کارمند برای شروع کار خود در شرکت هیجان‌زده و مشتاق باشد.
حالا شاید برایتان این سوال پیش آید که فرایند جهت گیری شغلی چه تفاوتی با فرایند آنبوردینگ (آشناسازی کارمندان جدید با محیط کار) دارد؟ اگرچه این دو فرایند در نگاه اول شباهت‌هایی با هم دارند اما تفاوت اصلی آن‌ها در این است که جهت گیری شغلی بخشی از فرایند کلی آنبوردینگ است.
فرایند جهت گیری شغلی معمولا چند روز طول می‌کشد و فرصتی است برای آشناسازی کلی کارمند جدید با محیط کار و دریافت اطلاعات کلی درباره شرکت. در این فرایند، کارمند جدید با همکاران، چشم‌انداز، ارزش‌ها و فرهنگ سازمان آشنا می‌شود اما فرایند آنبوردینگ زمانی است که آموزش‌های تخصصی کار و کار عملی شروع می‌شود و می‌تواند چند ماه یا حتی یک سال طول بکشد. در این فرایند، کارمند جدید با روش انجام کارها و جزئیات دقیق سیاست‌های شرکت مثلا قوانین مربوط به مرخصی، آشنا می‌شود.
اهمیت جهت گیری شغلی
اجرای برنامه جهت گیری مسیر شغلی چیزی بیش از یک مرحله رسمی در فرایند استخدام است؛ این کار برای موفقیت بلندمدت و پایدار سازمان ضرورت دارد. وقتی کارمندان جدید از سوی شرکت مورد استقبال قرار می‌گیرند، برای شغل جدیدشان بیشتر آماده می‌شوند و به احتمال زیاد، مدت طولانی‌تری در شرکت می‌مانند.
بنابراین، اجرای فرایند جهت گیری مسیر شغلی هم برای سازمان‌ها و هم برای کارمندان اهمیت دارد. اهمیت آن به‌طور دقیق‌تر شامل موارد زیر است:
1_ افزایش نرخ ماندن کارمندان در شرکت
اولین اهمیت فرایند جهت گیری شغلی این است که باعث می‌شود کارمندان دیرتر از شرکت استعفا دهند. اینجاست که اهمیت ایجاد دلبستگی سازمانی نیز احساس می‌شود.
با اجرای این فرایند، کارمندان از همان ابتدا با فرهنگ سازمانی و همکاران خود ارتباط برقرار می‌کنند و این ارتباط، تاثیر مستقیمی بر مدت زمان ماندن آن‌ها در شرکت می‌گذارد. در واقع افرادی که برای شغل جدید خود آمادگی و اشتیاق بیشتری دارند، به احتمال زیاد مدت زمان بیشتری هم در شرکت می‌مانند.
2_ افزایش مشارکت و بهره‌وری کارمند
اجرای فرایند جهت گیری مسیر شغلی باعث می‌شود که کارمندان در اولین روزهای کاری خود، گیج یا سردرگم نباشند بلکه وظایف شغلی خود را به‌طور دقیق بدانند و همچنین نحوه کار با ابزارهای مختلف را بلد باشند مانند کار با دستگاه‌ها یا نرم‌افزارهای گوناگون. در نتیجه، این کارمندان بیشتر تمایل دارند تا در کارها مشارکت کنند.
همچنین زمانی که کارمندان بدانند سازمان از آن‌ها چه انتظاراتی دارد و به سوال‌ها و ابهام‌های آن‌ها رسیدگی می‌شود، با اشتیاق بیشتری کارهایشان را انجام می‌دهند و به همین دلیل بهره‌وری‌شان بالا است.
3_ کاهش نرخ گردش مالی شرکت
اجرای فرایند جهت گیری شغلی در بلندمدت باعث صرفه‌جویی مالی کسب‌وکارها می‌شود زیرا این فرایند، نرخ گردش مالی شرکت را کاهش می‌دهد.
به‌عنوان مثال، یکی از هزینه‌هایی که این فرایند کاهش می‌دهد، هزینه‌های مربوط به فرایند استخدام نیروی کار جدید است زیرا همان‌طور که گفتیم، برنامه جهت گیری شغلی باعث می‌شود کارمندان مدت زمان بیشتری در شرکت بمانند. (این مقاله نیز می‌تواند برایتان مفید باشد: مصاحبه نگهداشت چیست)
عناصر کلیدی یک برنامه جهت گیری شغلی
عناصر کلیدی همان مواردی هستند که باید در یک برنامه جهت گیری شغلی به آن‌ها پرداخته شوند. این عناصر عبارتند از:
1_ فرهنگ سازمانی
اولین عنصری که باید در این فرایند مطرح شود، معرفی فرهنگ سازمانی است. یک کارفرما برای معرفی فرهنگ سازمانی به کارمند جدید می‌تواند این کارها را انجام دهد: (این مقاله نیز می‌تواند اطلاعات مفیدی به شما ارائه دهد: تغییر فرهنگ سازمانی )
- استقبال گرم اولیه از کارمند
- ارائه بسته استقبال به کارمند که حاوی اطلاعات مهم در مورد سازمان است از جمله هدف سازمان، فعالیت اصلی سازمان، اطلاعات تماس، نقشه ساختمان و…
- معرفی کامل سازمان و بخش‌های مختلف آن
- معرفی همکاران
2_ چشم‌انداز و ارزش‌های شرکت
در فرایند جهت گیری شغلی ضروری است که کارمندان با ماموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های شرکت آشنا شوند:
- ماموریت: چرا این سازمان وجود دارد؟
- چشم‌انداز: هدف سازمان چیست؟
- ارزش‌ها: چه ارزش‌هایی برای سازمان مهم است؟
3_ انتظارات و وظایف شغلی کارمند
در این فرایند باید انتظارات سازمان از کارمندان جدید و وظایف شغلی آن‌ها به‌طور دقیق برایشان توضیح داده شود تا درک واضحی از وظایف خود پیدا کنند و بدانند که در شرکت چه نقشی دارند و دیگران چه انتظاری از آن‌ها دارند.
همچنین در صورتی که کارفرما بداند کارمند در انجام برخی از کارها عملکرد ضعیفی دارد، می‌تواند در این مرحله آموزش‌های تئوری یا عملی به او ارائه دهد از جمله کارگاه‌های آموزشی، کلاس‌های مجازی، آموزش‌های عملی و…
4_ پروتکل‌های ایمنی
کارمندان باید پروتکل‌های بهداشتی و ایمنی سازمان را به‌طور کامل بشناسند تا در شرایط بحرانی دچار مشکل نشوند. این پروتکل‌ها عبارتند از درب‌های خروج اضطراری، جای جعبه کمک‌های اولیه و نحوه استفاده از آن‌ها، آشنایی با خطرات احتمالی مانند مواد شیمیایی خطرناک، روش‌های مقابله با حوادث مانند زلزله و نحوه استفاده از تجهیزات ایمنی مانند کپسول آتش‌نشانی.
5_ آشنایی با ابزارها، نرم‌افزارها و امکانات شرکت
و در آخر، در فرایند جهت گیری شغلی کارمندان جدید باید با ابزارها و نرم‌افزارهای مورد نیازشان آشنا شوند تا بعد از شروع کار، مشکل و چالشی برای آن‌ها پیش نیاید.
همچنین آن‌ها باید با سایر امکانات شرکت مانند سرویس‌های بهداشتی، اتاق‌های استراحت، غذاخوری، اتاق‌های کنفرانس و… آشنا شوند تا در محل کار احساس راحتی کنند.
مراحل اجرای جهت گیری شغلی در یک سازمان
اجرای درست فرایند جهت گیری شغلی گام مهمی برای موفقیت سازمان و حتی موفقیت شخصی کارمندان است. در این قسمت، یک راهنمای گام‌به‌گام برای اجرای موثر این فرایند آماده کرده‌ایم:
1_ رزومه کارمند را بررسی کنید
قبل از اجرای این فرایند، رزومه، نمونه کار و سوابق شغلی کارمند را بررسی کنید تا با تجربه و مهارت‌های او آشنا شوید. این کار کمک می‌کند تا فرایندی تنظیم کنید که هم با دانش کارمند مرتبط باشد و هم بتواند چالش‌ها و نقاط ضعف او را برطرف کند.
مثلا اگر یکی از وظایف اصلی کارمند، کار با نرم‌افزار فتوشاپ است و در رزومه‌اش نوشته شده باشد که در حد متوسطی به این نرم‌افزار تسلط دارد، می‌توانید در فرایند جهت گیری شغلی او، زمان بیشتری را به آموزش یا توضیح این نرم‌افزار اختصاص دهید تا پس از استخدام شدن، برای انجام کارهایش چالش کمتری داشته باشد.
2_ برنامه جهت گیری شغلی را مکتوب کنید
برای اجرای فرایند جهت گیری شغلی برنامه‌ریزی کنید. یعنی باید از قبل بدانید که این فرایند قرار است چند روز طول بکشد؟ در هر روز چه کارهایی انجام می‌شود؟ و هر کاری که باید انجام شود را به‌طور دقیق و با جزئیات بنویسید تا چیزی از قلم نیفتد.
به‌عنوان مثال، کارفرمایی تصمیم می‌گیرد این فرایند را برای یک کارمند جدید در سه روز اجرا کند؛ در روز اول چشم‌انداز، ارزش‌ها و قوانین شرکت را به‌طور کامل به او توضیح می‌دهد، در روز دوم وظایف شغلی‌اش را به‌طور دقیق برای او شرح می‌دهد و در روز سوم، آموزش‌ها و تجهیزاتی که لازم است بلد باشد را به او یاد می‌دهد.
3_ شرایط را برای اجرای برنامه فراهم کنید
تعیین کنید که برنامه جهت گیری شغلی کجا برگزار می‌شود، در اتاق کنفرانس یا در یک محیط راحت‌تر و غیررسمی‌تر؟ و مطمئن شوید که تمام تجهیزات مورد نیاز مانند پروژکتور، لپ‌تاپ و… درست کار می‌کنند. همچنین اگر افراد دیگری هم قرار است در این برنامه حضور داشته باشند مانند رهبر تیم یا مدیر منابع انسانی، با آن‌ها هماهنگ باشید و تمام جزئیات را در اختیارشان قرار دهید تا همه چیز با نظم پیش رود.
4_ لباس رسمی بپوشید
همان‌طور که می‌دانید، رهبران و مدیران الگوی کارمندان در سازمان هستند. بنابراین حتما سعی کنید در روزهای اجرای برنامه جهت گیری شغلی، لباس رسمی و متناسب با موقعیت بپوشید؛ این کار هم حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد و هم فرهنگ و استانداردهای شرکت را به نمایش می‌گذارد.
5_ با صبر و حوصله به سوالات کارمند جدید پاسخ دهید
کارمندان جدید معمولا سوالات زیادی می‌پرسند، از قوانین شرکت گرفته تا وظایف شغلی‌شان؛ بنابراین باید خودتان را برای سوالات بی‌شمار آن‌ها آماده کنید و به‌طور واضح و دقیق به آن‌ها پاسخ دهید. این کار باعث می‌شود کارمندان احساس راحتی بیشتری کنند و بدانند هر موقع با چالشی مواجه شدند، شما برای کمک به آن‌ها حضور دارید.
حتی می‌توانید بر اساس تجربه‌تان، سوالات احتمالی آن‌ها را پیش‌بینی و پاسخ‌هایتان را آماده کنید.
6_ فرایند را جذاب و گیرا کنید
به یاد داشته باشید که جهت گیری شغلی صرفا یک فرایند رسمی نیست، بلکه فرصتی است برای این‌که کارمندان بتوانند با شرکت و شغل‌شان ارتباط بگیرند. بنابراین باید تا جایی که می‌توانید این فرایند را جذاب کنید؛ با کارمندان راحت باشید، آن‌ها را به گفتگو تشویق کنید، در دسترس باشید و اطمینان حاصل کنید که احساس ارزشمند بودن و شنیده شدن، می‌کنند.
با پیروی از این مراحل، کارفرماها می‌توانند یک محیط کار پویا و تعاملی ایجاد کنند که در آن، زمینه برای موفقیت فردی و سازمانی فراهم است.
مزایا و معایب جهت گیری شغلی
اجرای برنامه جهت گیری شغلی به کارمندان کمک می‌کند تا با سازمان و نقش شغلی‌شان سازگار شوند. با این حال، این فرایند هم مانند تمام فرایندهای دیگر سازمان‌ها با مزایا و معایبی همراه است که در این قسمت به بررسی آن‌ها را می‌پردازیم.
مزایا
برخی از مزایای این فرایند عبارتند از:
- آشنایی کامل با محیط کار و موقعیت شغلی: با اجرای جهت گیری مسیر شغلی، کارمندان اطلاعات دقیقی در مورد خط‌مشی‌های شرکت و وظایف شغلی خود به دست می‌آورند و در نتیجه، وظایف‌شان را به‌درستی انجام می‌دهند و از قوانین شرکت بهتر پیروی می‌کنند.
- افزایش بهره‌وری: این فرایند باعث می‌شود تا کارمندان به مهارت‌ها و توانایی‌هایشان بیشتر اعتماد کنند. در نتیجه کارهایشان را با اطمینان بیشتری انجام می‌دهند، در کارشان کمتر مرتکب اشتباه می‌شوند و به این ترتیب، بهره‌وری‌شان بالا می‌رود.
- افزایش مشارکت: در این فرایند، معرفی کارمندان جدید به کارمندان فعلی باعث می‌شود تا افراد به هم نزدیک‌تر شوند و در نتیجه انگیزه‌شان برای مشارکت و همکاری با یکدیگر بالا رود.
معایب
این فرایند در کنار تمام مزایایی که دارد، با معایبی هم همراه است که برخی از آن‌ها شامل موارد زیر هستند:
- زمان‌بر و هزینه‌بر بودن: اگرچه فرایند جهت گیری مسیر شغلی به موفقیت سازمان کمک می‌کند اما اجرای آن زمان‌بر و هزینه‌بر است.
- زیاد بودن اطلاعات: از آن‌جایی که این فرایند کوتاه‌مدت است، ارائه حجم زیادی از اطلاعات مهم درباره شرکت و موقعیت شغلی در زمان کم می‌تواند باعث خستگی نیروی کار جدید شود و ممکن است افراد نکات مهم را فراموش کنند.
- جذاب نبودن: اگر این فرایند به‌اندازه کافی جذاب نباشد، ممکن است بر کارمندان تاثیر منفی بگذارد و انگیزه آن‌ها را پایین آورد.
کلام آخر
اجرای برنامه جهت گیری شغلی به کارمندان جدید کمک می‌کند تا با محیط کار و موقعیت شغلی خود آشنا شوند و در مقابل، عدم اجرای آن باعث افزایش نرخ جابه‌جایی کارمندان می‌شود.
بنابراین با در نظر گرفتن این موضوع، طراحی و اجرای جهت گیری مسیر شغلی باعث افزایش مشارکت، بهره‌وری و در نتیجه موفقیت سازمان می‌شود.
منابع:
