گزارش منابع انسانی شامل داده‌های مختلف منابع انسانی است که با کمک آن‌ها می‌توان نیازهای بخش منابع انسانی را با مدیران سازمان مطرح و به آن‌ها رسیدگی کرد.
بنابراین، گزارش‌دهی یکی از با ارزش‌ترین مهارت‌ها برای پیشرفت شغلی است. در این مقاله از سایت کار از ما به‌طور کامل بررسی می‌کنیم که گزارش منابع انسانی چیست، سپس کاربرد، اهمیت، مزایا و انواع آن را مورد بحث قرار می‌دهیم و در نهایت به این می‌پردازیم که چگونه می‌توان یک گزارش منابع انسانی تهیه کرد.
گزارش منابع انسانی چیست؟
بخشی از کار در بخش منابع انسانی این است که افراد گزارش‌هایی از اعضای تیم‌شان، برنامه‌های توسعه آینده و میزان پیشرفت در پروژه‌هایشان تهیه کنند؛ به این گزارش‌ها، گزارش منابع انسانی می‌گویند.
گزارش منابع انسانی یک ابزار تحلیلی و یک فرآیند سیستماتیک متشکل از داده‌های مختلف منابع انسانی است که گزارش جامعی از عملکرد بخش منابع انسانی تهیه می‌کند و هدف آن، بهبود عملکرد این بخش است.
با استفاده از این داده‌ها می‌توان روند بخش منابع انسانی را بررسی، نقاط قوت و ضعیف را شناسایی و عملکرد کارمندان را ارزیابی کرد تا مطمئن شد که تلاش‌ها و فعالیت‌های منابع انسانی در سازمان کمک‌کننده و مفید است.
داده‌هایی که در این گزارش‌ها ذکر می‌شود از عملکرد کارمندان و حضور و غیاب‌شان گرفته تا نرخ گردش مالی و میزان حقوق و پاداش آن‌ها، متغیر است.
گزارش‌های منابع انسانی می‌توانند ارزیابی‌های دقیقی از عملکرد یا گزارش‌های عمیقی از فرآیندهای منابع انسانی ارائه دهند. این گزارش‌ها به‌عنوان یک ابزار قدرتمند عمل می‌کنند؛ یعنی حوزه‌هایی که نیاز به بهبود داشته باشند را برجسته می‌کنند، فرآیندهای تصمیم‌گیری را هدایت می‌کنند، سازمان‌ها را قادر می‌سازند که فرآیندهای داده محور را در سازمان ایجاد کنند تا استراتژی‌های منابع انسانی‌شان تقویت شود و به‌طور کلی، بینش‌های ارزشمندی را در مورد داده‌های مختلف منابع انسانی ارائه می‌دهند.
- بیشتر بخوانید: اشتباهات مدیران منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: جبران خدمات کارکنان
- بیشتر بخوانید: گیمیفیکیشن در مدیریت منابع انسانی
کاربرد گزارش منابع انسانی در سازمان چیست؟
گزارش‌های منابع انسانی کاربرد زیادی در یک سازمان دارند از جمله:
1_ نظارت بر بخش منابع انسانی
گزارش‌های منابع انسانی سوابقی از وظایف و عملکردهای بخش منابع انسانی هستند که از تاریخچه و کارایی این بخش، بینش ارزشمندی ارائه می‌دهند.
2_ ارزیابی عملکرد کارمندان
گزارش‌های منابع انسانی کمک می‌کنند تا ارزیابی عملکرد کارکنان به شکل منصفانه و آگاهانه انجام شود و همچنین، درک عمیقی از عملکرد فردی و تیمی افراد سازمان ارائه می‌دهند. در نتیجه این ارزیابی، کارمندانی که عملکرد بالایی دارند و می‌توانند به توسعه سازمان کمک کنند و کارمندانی که به حمایت بیشتری نیاز دارند، شناسایی می‌شوند.
3_ شناسایی روندهای منابع انسانی
گزارش‌های منابع انسانی همچنین به شناسایی روندهای درون سازمان کمک می‌کنند. این گزارشات با تجزیه و تحلیل داده‌های مختلف و سوابق گذشته، می‌توانند الگوهای مربوط به گردش مالی، عملکرد کلی، حضور و غیاب کارمندان و… را شناسایی کنند. شناخت این روندها به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا برای رسیدگی به مسائل و سرمایه‌گذاری بر تحولات مثبت، اقدامات پیشگیرانه‌ای انجام دهند.
4_ ارتباطات تجاری
گزارش‌های منابع انسانی در انتقال اطلاعات ضروری منابع انسانی به بخش مدیریت اجرایی سازمان موثر هستند. در واقع این گزارش‌ها، داده‌ها و معیارهای منابع انسانی، شاخص‌های عملکرد و بینش‌های استراتژیک را به صورت شفاف و مختصر به مدیریت ارشد سازمان ارائه می‌دهند و به تصمیم‌گیری‌های تجاری مرتبط با استراتژی‌های منابع انسانی و تخصیص منابع کمک می‌کنند.
5_ رعایت قوانین کار
تهیه گزارشاتی از حقوق و مزایا و حضور و غیاب کارمندان یکی از عوامل اثبات‌کننده رعایت قوانین کار و مقررات مالیاتی سازمان‌ها است.
متخصصان منابع انسانی با تهیه گزارش‌هایی از ساعات کاری، روزهای مانده از مرخصی و اطلاعات مربوط به حقوق و مزایا، از درگیر شدن سازمان‌ها با چالش‌های قانونی و مسائل مالیاتی جلوگیری می‌کنند.
6_ تصمیم‌گیری
گزارش‌های منابع انسانی همچنین می‌توانند یک نوع ابزار تصمیم‌گیری باشند. این گزارشات در مورد مدیریت آگاهانه کارکنان، فراهم کردن زمینه‌های آموزش و توسعه مناسب و ایجاد استراتژی‌های موثر فرآیند استخدام، داده‌ها و بینش‌های عمیقی ارائه می‌دهند. در واقع این گزارش‌ها به متخصصان بخش منابع انسانی کمک می‌کند تا عملیات خود را بهبود بخشند.
7_ پیش‌بینی و بودجه‌بندی
گزارش‌های منابع انسانی می‌توانند نیازهای منابع انسانی آینده و منابع بودجه‌بندی را پیش‌بینی کنند. با تجزیه و تحلیل داده‌ها و سوابق گذشته، سازمان‌ها می‌توانند نیازهای کارمندان، هزینه‌های آموزشی و سایر بودجه‌های مورد نیاز را به‌طور دقیق پیش‌بینی کنند؛ این کار، برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی موثر منابع را آسان‌تر می‌کند.
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی داده محور چیست
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی در استارتاپ
- بیشتر بخوانید: شریک تجاری منابع انسانی
مزایای گزارش منابع انسانی برای سازمان
گزارش منابع انسانی مزایای زیادی برای بخش منابع انسانی و سازمان‌های آن‌ها دارد که برخی از این مزایا عبارتند از:
1_ افزایش بهره‌وری
گزارش‌های منابع انسانی با شناسایی بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارند، به افزایش بهره‌وری کارمندان کمک می‌کنند. متخصصان منابع انسانی می‌توانند نقاط ضعف عملکرد کارکنان را شناسایی کرده و به سرعت به آن‌ها رسیدگی کنند.
2_ برنامه‌ریزی استراتژیک
گزارش‌های منابع انسانی با ارائه سوابقی از گذشته و بینش‌هایی در مورد روند کارمندان، اجرای برنامه‌ریزی استراتژیک را در سازمان آسان‌تر می‌کنند. برنامه‌ریزی استراتژیک فرایندی است که در آن، اهدافی برای سازمان مشخص می‌شود و تمام بخش‌های سازمان موظف می‌شوند در جهت رسیدن به آن اهداف تلاش کنند. (بیشتر بخوانید: مدیریت استراتژیک منابع انسانی)
با برنامه‌ریزی استراتژیک، سازمان‌ها می‌توانند استراتژی‌های بخش منابع انسانی را با اهداف تجاری گسترده‌تر خود هماهنگ کنند.
3_ افزایش رضایت کارکنان
گزارش‌های منابع انسانی با شناسایی مسائل مربوط به عملکرد، یادگیری و حضور کارمندان، می‌توانند استراتژی‌هایی اجرا کنند و رضایت آن‌ها را بیش از پیش افزایش دهند.
- بیشتر بخوانید: مدل های مدیریت منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: سیستم اطلاعات منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: ارتقای شغلی
انواع گزارشات منابع انسانی
انواع گزارشات منابع انسانی طیف گسترده‌ای از گزارش‌ها را در بر می‌گیرد که هر کدام بر جنبه خاصی از عملکرد منابع انسانی تمرکز دارد. علاوه‌بر این، انواع گزارش‌ها به ما کمک می‌کنند تا داده‌ها را از زوایای مختلفی بررسی کنیم:
1_ گزارش عملکرد کارکنان
در گزارش عملکرد کارمندان، داده‌هایی چون اهداف کارکنان، میزان بهره‌وری، مهارت‌ها، شایستگی‌ها، بازخورد و نمره ارزیابی آن‌ها بررسی می‌شود.
این گزارش‌ها، موانع برجسته در مسیر بهره‌وری را روشن می‌سازند، در مورد بهبود مدیریت عملکرد کلی بینش‌هایی ارائه می‌دهند، برای افزایش مشارکت کارکنان استراتژی‌هایی را شناسایی می‌کنند و در نهایت، به سازمان‌ها درک جامعی از نحوه عملکرد کارکنان‌شان ارائه می‌دهند.
2_ گزارش گردش مالی
در گزارش گردش مالی، معیارهایی چون نرخ جابه‌جایی کارکنان، تعداد کل کارکنان در هر دوره و میانگین مدت زمانی که هر کارمند در سازمان مشغول به کار بوده است، ارزیابی می‌شود.
گزارش‌های گردش مالی که اغلب به‌عنوان گزارش‌های فرسایشی شناخته می‌شوند، بینش‌های ارزشمندی را در مورد حفظ کارکنان ارائه می‌دهند. این گزارش‌ها به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کنند تا سطح رضایت، نرخ حفظ کارکنان و اثربخشی تصمیم‌های استخدامی خود را بسنجند.
3_ گزارش استخدام
یکی دیگر از انواع گزارشات منابع انسانی، گزارش‌های استخدام است که در بهبود استراتژی استخدام بسیار سودمند هستند. اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل و درک متغیرهای دخیل در استخدام می‌تواند برای تیم استخدام سازمان مفید باشد.
در این گزارش، معیارهایی چون زمان صرف‌شده برای هر متقاضی، تعداد متقاضیان ارزیابی‌شده در یک زمان مشخص، نرخ رد پیشنهاد، دلایل رد پیشنهاد، تعداد کل مصاحبه‌ها، ارزیابی مصاحبه‌ها و بهترین کانال‌های منبع‌یابی متقاضیان ارزیابی می‌شود.
4_ گزارش آنبوردینگ و آف‌بوردینگ
فرایندهای آنبوردینگ و آف‌بوردینگ ضروری‌ترین عملکردهای منابع انسانی هستند که سازمان‌ها با هدف افزایش حفظ و رضایت کارمندان و ارتقای برند کارفرمایی آن‌ها را اجرا می‌کنند. (بیشتر بخوانید: آنبوردینگ چیست)
در این گزارش، معیارهایی چون بازخورد آنبوردینگ، نرخ انصراف قبل از آنبوردینگ، نرخ انصراف پس از ۹۰ روز، نرخ حفظ کارمندان، هزینه‌های آموزشی هر کارمند و بازگشت سرمایه هر کارمند ارزیابی می‌شود.
5_ گزارش حقوق
در گزارش حقوق و دستمزد، داده‌هایی چون تعداد روزهای پرداختی، روزهای کاری مورد انتظار، روزهای کاری واقعی، نرخ ساعتی، ساعات کار و اختلاف پرداخت سنجیده می‌شود.
این گزارش برای مدیریت سلامت مالی یک سازمان ضروری است. آن‌ها در مورد جریان‌های نقدی سازمان بینش‌های ارزشمندی ارائه می‌دهند و به رعایت قوانین مالیاتی و مدیریت کارآمد جبران خسارت کمک می‌کنند.
داده‌های موجود در این گزارش‌ها برای بودجه‌بندی و گزارش‌های مالیاتی بسیار اهمیت دارد.
6_ گزارش یادگیری کارکنان
گزارش‌های یادگیری کارکنان با ارزیابی معیارهایی چون رتبه‌بندی دوره‌ها، هزینه‌های آموزش، پیشرفت زبان‌آموز، طبقه‌بندی دوره‌ها، رتبه‌بندی مربیان و منابع آموزشی، اثربخشی برنامه‌های آموزشی و توسعه سازمان را می‌سنجند. در واقع این گزارش‌ها به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کنند تا تاثیر آموزش را بر رشد و شایستگی کارمندان بررسی کنند.
علاوه‌بر این، گزارش‌های یادگیری کارکنان، بینش‌های عملی را برای بهبود استراتژی‌های رشد و توسعه کارکنان ارائه می‌دهند.
7_ گزارش حضور و غیاب و مرخصی با حقوق (PTO)
در این گزارش، داده‌هایی چون تعداد روزهای مرخصی، غیبت، زمان صرف‌شده برای کار و ساعات اضافه کاری ارزیابی می‌شود.
همان‌طور که از اسمش پیداست، گزارش‌های حضور و غیاب و مرخصی با حقوق، اطلاعات مربوط به حضور و غیاب و مرخصی کارکنان را تجزیه و تحلیل می‌کنند و اعضای تیم منابع انسانی کمک می‌کنند تا بر تخصیص روزهای مرخصی با حقوق نظارت داشته باشند و پیامدهای مالی غیبت کارکنان را بسنجند.
8_ گزارش استخدام
در گزارش‌های استخدام، معیارهای مربوط به فرآیند استخدام مانند تعداد متقاضیان، منابع جذب نامزد و زمان و هزینه هر استخدام آورده می‌شود و به اعضای تیم منابع انسانی کمک می‌کنند تا استراتژی‌های استخدام خود را بهبود بخشند.
9_ گزارش غرامت و مزایا
این گزارش‌ها، معیارهایی در مورد حقوق و مزایای سازمان ارائه می‌دهند از جمله میانگین حقوق پرداختی، مزایای در نظر گرفته‌شده، مقایسه با استانداردهای صنعت و ارائه بسته‌های جبرانی.
10_ گزارش تنوع، برابری و شمول (DEI)
این گزارش‌ها بر تنوع، برابری و ابتکارات شمول در یک سازمان تمرکز دارند. معیارهای مورد استفاده در این گزارش‌ها، جمعیت شناسی کارمندان و اهداف متنوع هستند.
11_ گزارش ایمنی و حوادث
این گزارش‌ها با تمرکز بر حفظ ایمنی در محل کار، عواملی چون حوادث، شبه حادثه (Near-Miss) و آموزش‌های مربوط به ایمنی را پوشش می‌دهند.
12_ گزارش برنامه جانشین‌پروری
گزارش جانشین پروری، کارمندان بالقوه سازمان که می‌توانند برای موقعیت‌های شغلی مختلف سازمان جانشینان ارزشمندی باشند را شناسایی می‌کنند. بنابراین عواملی چون مشخصات این افراد، آمادگی و توانایی رشد و توسعه فردی آن‌ها در این گزارشات ذکر می‌شود.
13_ گزارش برنامه‌ریزی کارمندان
این گزارش‌ها بر اساس بررسی سوابق گذشته، در پیش‌بینی نیازهای آینده کارمندان به اعضای تیم منابع انسانی کمک می‌کنند. به‌عنوان مثال، هنگام تصمیم‌گیری در مورد فرآیند استخدام، تعیین سطوح کارکنان و توسعه افراد با استعداد بسیار کمک‌کننده هستند.
نحوه تهیه یک گزارش سالانه منابع انسانی موثر
ایجاد گزارش منابع انسانی موثر نیازمند یک رویکرد استراتژیک است. برای تهیه یک گزارش موثر، نکات زیر را رعایت کنید:
1_ هدف واضح داشته باشید
در یک گزارش، هدف گزارش خود و مخاطبان هدف‌تان را شفاف‌سازی کنید تا گزارش شما به خوبی به نیازها و سوالات آن‌ها پاسخ دهد. مثلا اگر در حال تهیه گزارشی در مورد تکمیل برنامه آموزشی هستید، نمودار دایره‌ای راه خوبی برای نشان دادن میزان تکمیل بخش‌های مختلف است.
از آن‌جایی که اغلب مدیران با محدودیت‌های زمانی مواجه‌اند، گزارش‌هایی که در قالب نمودار و جدول هستند را راحت‌تر می‌توانند بررسی کنند.
2_ از تصاویر بصری مناسب استفاده کنید
در گزارشات خود از نمودارها، جداول و اینفوگرافیک‌هایی استفاده کنید که به‌طور موثر یافته‌های شما را نشان می‌دهند.
تصاویر بصری مناسب، تاثیر پیام شما را افزایش می‌دهند و درک آن را برای مخاطبان آسان می‌کنند. به‌عنوان مثال، برای نشان دادن رتبه‌بندی عملکرد کارمندان در تیم‌های مختلف از نمودار میله‌ای استفاده کنید.
3_ گزارش‌تان تا حد امکان ساده و متمرکز باشد
در گزارش‌تان بر مسائل مهم تمرکز کنید، از تصاویر ساده و نوشته‌های کوتاه استفاده کنید تا گزارش‌تان مرتب، مرتبط، ساده و متمرکز بر موضوع اصلی باشد.
همچنین می‌توانید داده‌های کلیدی که از هدف گزارش شما پشتیبانی می‌کنند را برجسته کنید.
4_ اجازه دهید داده‌هایتان همه چیز را بگویند
گزارشی که در آن داده‌ها همه چیز را می‌گویند، تاثیرگذارتر و فراموش‌نشدنی‌تر است. شرکت‌هایی که برای تصمیم‌گیری به ابزارهای مدیریت داده متکی هستند، ۵۸٪ بیشتر از شرکت‌هایی که برای تصمیم‌گیری از داده‌ها استفاده نمی‌کنند به اهداف خود می‌رسند.
بنابراین تا جایی که می‌توانید روندها، الگوها و همبستگی‌ها را در گزارشات خود ارائه دهید.
5_ گزارش‌تان را برندسازی کنید
کلید عملکرد بهتر و فرهنگ سازمانی قوی‌تر، داشتن یک هدف مشترک در سطح سازمان است. بنابراین، گزارش‌های خود را برندسازی کنید تا با برند شرکت هماهنگ باشد.
در تهیه یک گزارش حرفه‌ای از رنگ‌ها، فونت‌ها و لوگوی سازمان‌تان استفاده کنید. وجود عناصر برندینگ به گزارش شما اعتبار می‌بخشد و هویت برند سازمان‌تان را تقویت می‌کند.
نمونه ای از گزارش منابع انسانی
برای درک بهتر این موضوع، چند گزارش منابع انسانی شرکت‌های مختلف ایرانی و خارجی را جمع‌آوری کرده‌ایم که می‌توانید آن‌ها را مشاهده کنید:
- گزارش منابع انسانی دیجی کالا
- گزارش منابع انسانی اسنپ
- گزارش منابع انسانی سرویس اقدام خارجی اروپا
- گزارش منابع انسانی شرکت گوگل
- گزارش منابع انسانی شرکت اپل
کلام آخر
گزارش منابع انسانی یک ابزار تحلیلی است برای نمایش حقایق، بینش‌ها و داده‌های منابع انسانی با هدف بهبود عملکرد کارمندان، فرآیند استخدام و سایر وظایف مهم منابع انسانی که در نهایت می‌تواند افزایش بهره‌وری و رضایت کارمندان را به همراه داشته باشد.
منابع:
- remote
- piktochart
- peoplehum
- venngage
