سیستم اطلاعات منابع انسانی یا به اختصار HRIS، نرم‌افزاری است که برای کمک به سازمان‌ها در انجام سریع‌تر وظایف اصلی بخش منابع انسانی و بهبود بهره‌وری مدیران و کارمندان طراحی شده است.
سیستم اطلاعاتی منابع انسانی با عملکردهای مختلف مانند مدیریت اطلاعات، حقوق، زمان حضور کارمندان و…، هزینه‌های شرکت را کاهش می‌دهد، در زمان صرفه‌جویی می‌کند و با دقت بالایی که دارد، منبع مطمئن‌تری برای تصمیم‌گیری‌های تجاری است.
در این مقاله از سایت کار از ما، به‌طور کامل توضیح می‌دهیم که سیستم اطلاعات منابع انسانی چیست؟ چه ویژگی‌ها، چه مزایا و چه چالش‌هایی دارد؟
سیستم اطلاعات منابع انسانی چیست؟
سیستم اطلاعات منابع انسانی یا HRIS که مخفف‌شده Human Resources Information System است یک نرم‌افزار کاربردی برای بخش منابع انسانی سازمان‌هاست که در انجام کارهایی چون جمع‌آوری، مدیریت، ذخیره و پردازش اطلاعات کارمندان از آن استفاده می‌شود. در واقع تیم‌های منابع انسانی برای کار کردن بهینه‌تر و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده (DDDM) از HRIS استفاده می‌کنند.
سیستم اطلاعاتی منابع انسانی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای اصلی بخش منابع انسانی را مدیریت کنند از جمله:
- مدیریت اطلاعات کارمندان
- مدیریت حقوق و پاداش کارمندان
- مدیریت زمان و مدیریت حضور و غیاب کارمندان
- تهیه گزارش و تحلیل اطلاعات
- سلف سرویس کارکنان (ESS)
در گذشته، نرم‌افزار HRIS داخلی بود و فقط روی زیرساخت‌های فنی خود شرکت کار می‌کرد اما امروزه به یک نرم‌افزار ابری تبدیل شده و همچنین، به‌روزرسانی آن بسیار آسان‌تر است.
- بیشتر بخوانید: شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: کوچینگ مدیران
- بیشتر بخوانید: بهترین کتاب مدیریت منابع انسانی
عملکرد سیستم اطلاعات منابع انسانی
بسته به نوع سیستم اطلاعات منابع انسانی، عملکردهای آن متفاوت خواهد بود اما ویژگی‌های اصلی وجود دارند که در همه انواع HRIS مشترک هستند و عبارتند از:
مدیریت اطلاعات کارمندان
HRIS اطلاعات کارمندان را جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی می‌کند. این یکی از ویژگی‌های اصلی هر HRIS و دلیل اصلی بسیاری از سازمان‌ها که از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند، همین است. این ویژگی به کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا کاغذبازی را کاهش دهند، اطلاعات کارمندان را به‌راحتی به‌روز نگه دارند و همچنین قابلیت جستجو و دسترسی راحت به اطلاعات را افزایش دهند. متخصصان منابع انسانی همچنین با استفاده از HRIS می‌توانند امضای الکترونیکی را وارد سازمان کنند و در زمان رسیدگی به هر پرونده، در زمان صرفه‌جویی کنند.
استخدام و جذب نیرو
HRIS به استخدام‌کنندگان منابع انسانی کمک می‌کند تا رزومه‌های ارسال‌شده را اسکن کنند و حتی بررسی‌های اولیه و نهایی متقاضیان را نیز انجام دهند.
مدیریت حقوق و دستمزد
HRIS به‌طور خودکار مالیات و بیمه کارمندان را از دستمزد آن‌ها کم می‌کند؛ این کار باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطا می‌شود.
مدیریت زمان حضور و غیاب
در این سیستم همچنین زمان حضور و غیاب کارمندان نیز مدیریت می‌شود. این ویژگی به‌ویژه برای کارمندانی که به صورت شیفتی و ساعتی کار می‌کنند، مناسب است. در گذشته و حتی در برخی از شرکت‌های امروزی هم وجود دارد که کارمندان ساعات کاری خود را روی کاغذ یادداشت می‌کنند، سپس مدیر آن داده‌ها را به صورت دستی در یک سیستم ردیابی زمان وارد می‌کند و بر اساس خروجی آن، حقوق کارمندان را واریز می‌کند.
اما در محیط کاری دیجیتالی‌تر امروزی، کارمندان با اثر انگشت یا با کارتی، ورود و خروج خود را در دستگاه مخصوصی که با HRIS همگام‌سازی شده است، اعلام می‌کنند. این کار، زمان دقیق ورود و خروج هر کارمند را نشان می‌دهد و هرگونه تاخیر یا غیبت به‌راحتی قابل ردیابی است.
مدیریت مزایا
مزایا یکی از حقوق اصلی کارمندان است و در این نرم‌افزار مدیریت می‌شود مانند بیمه، ناهار و… HRIS فرآیند ارزیابی واجد شرایط بودن کارمندان برای دریافت مزایا را به صورت خودکار انجام می‌دهد و همچنین به کارمندان این امکان را می‌دهد تا به‌راحتی به مزایای انتخابی خود دسترسی داشته باشند و در صورت نیاز آن‌ها را اصلاح کنند.
همگام با تغییرات
برخی از نرم‌افزارهای سیستم اطلاعاتی منابع انسانی این قابلیت را دارند که در صورت وقوع تغییرات در قوانین مالیاتی، استخدامی و…، با آن‌ها به‌روز بمانند.
تهیه گزارش و تحلیل اطلاعات
بخش منابع انسانی به‌راحتی با این ویژگی می‌توانند گزارش‌های مختلفی را درباره عملکرد کارمندان، جابه‌جایی کارکنان، غیبت آن‌ها و… تهیه کنند و برای تصمیم‌گیری بهتر، اطلاعات را تجزیه و تحلیل می‌کنند.
- بیشتر بخوانید: تفویض اختیار
- بیشتر بخوانید: مدل grow کوچینگ
- بیشتر بخوانید: کارشناس منابع انسانی
مزایای سیستم اطلاعاتی منابع انسانی
استفاده از سیستم اطلاعات منابع انسانی مزایای متعددی برای بخش منابع انسانی، کارمندان و سازمان دارد.
کار با این نرم‌افزار زمانی مفید است که شرکت بین ۳۰ تا ۵۰ کارمند داشته باشد زیرا در این شرایط، مدیریت اطلاعات اولیه کارمندان با اکسل ساده دشوار است و همچنین علاوه‌بر اطلاعات اولیه، سایر اطلاعات مربوط به کارمندان نیز باید به پرونده آن‌ها اضافه شود مانند تایید زمان مرخصی، افزایش حقوق و…
همچنین استفاده از نرم‌افزار HRIS به‌ویژه برای سازمان‌های بزرگ مفید است که معمولا برای مدیریت عملکردهای مختلف منابع انسانی، از سیستم‌های پیشرفته‌ای استفاده می‌کنند.
بیایید به برخی از مزایای اصلی HRIS نگاهی اندازیم:
بهبود ثبت اطلاعات کارمندان
HRIS یک سیستم ثبت سوابق و تنها منبع واقعی در مورد اطلاعات کارمندان است که تغییرات مربوط به کارمندان را ارزیابی می‌کند.
افزایش امنیت کارمندان
ذخیره اطلاعات کارمندان در HRIS در برابر نگهداری آن‌ها با صورت فیزیکی، با امنیت بیشتری همراه است.
افزایش بازدهی
ذخیره اطلاعات بی‌شمار کارمندان در نرم‌افزار HRIS باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود. برخی از شرکت‌ها هنوز هم اطلاعات کارمندان را به صورت اسناد فیزیکی نگه می‌دارند و پیدا کردن پرونده هر کارمند با این روش، زمان‌بر است. به‌عنوان مثال، در آمریکا حدود ۳۸٪ و در کانادا حدود ۵۸٪ از سازمان‌ها هنوز هم به صورت کاغذی از پرونده‌های کارمندان نگهداری می‌کنند.
پیشبرد استراتژی‌های منابع انسانی
HRIS همچنین داده‌های مورد نیاز برای پیشبرد استراتژی‌های منابع انسانی را ارائه می‌دهد.
سلف سرویس منابع انسانی
HRIS همچنین می‌تواند سلف سرویس منابع انسانی را به کارکنان و مدیران ارائه دهد. این مزیت به کارمندان کمک می‌کند تا مستقل‌تر باشند و به‌راحتی به سیستم اطلاعات منابع انسانی دسترسی داشته باشند و بتوانند کارهایشان را مدیریت کنند مانند درخواست مرخصی، به‌روزرسانی اطلاعات خود و…
بهبود تجربه کارمندان
اگر از نرم‌افزار HRIS به درستی استفاده شود، فرصت‌های دسترسی آسان به اطلاعات منابع انسانی را ارائه می‌دهد و می‌تواند تاثیر مثبتی بر تجربه کارمندان داشته باشد.
- بیشتر بخوانید: فرهنگ سازمانی چیست
- بیشتر بخوانید: شایستگی چیست
- بیشتر بخوانید: مدل شایستگی چیست
چالش‌های سیستم اطلاعاتی منابع انسانی
اگرچه HRIS مزایای زیادی دارد اما همچنین می‌تواند چالش‌هایی هم داشته باشد از جمله:
- مسائل امنیتی: مزیت اصلی HRIS دسترسی آسان و اتوماسیون است اما ممکن است با انتشار ناخواسته اطلاعات محرمانه کارمندان یا هک شدن، مشکلات امنیتی به همراه داشته باشد.
- هزینه‌های بالا: استفاده از HRIS برای شرکت‌های کوچکی که کمتر از ۱۰۰ نفر نیروی کار دارند، به‌صرفه نیست.
کلام آخر
سیستم اطلاعات منابع انسانی یکی از نرم‌افزارهای بخش منابع انسانی است که برخی از وظایف اداری مانند استخدام و جذب نیرو، مدیریت حقوق کارمندان و… را به صورت خودکار انجام می‌دهد و به دلیل صرفه‌جویی در وقت، جایگاه قابل‌توجهی در سازمان‌ها به دست آورده است.
منابع:
