برنامه ریزی منابع انسانی یک استراتژی است که بخش منابع انسانی با استفاده از آن، مشکلات شرکت را شناسایی و رفع می‌کند.
داشتن برنامه ریزی نیروی انسانی بسیار مهم است زیرا ارزش کارمندان را بالا می‌برد، به شرکت کمک می‌کند تا با تغییرات سازگار شود، شرکت را قادر می‌سازد تا مزیت رقابتی خود را حفظ کند و به بهره‌وری و سودآوری شرکت کمک می‌کند و باعث تداوم و رشد سازمان می‌شود.
در این مطلب از کار از ما به‌طور کامل بررسی می‌کنیم که برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟ چه اهمیتی دارد؟ مراحل برنامه‌ریزی به چه صورت است؟ مدل‌های آن کدام‌اند؟ و چه ابزارهایی برای برنامه ریزی منابع انسانی وجود دارد؟
برنامه ریزی منابع انسانی به چه معناست؟
برنامه ریزی منابع انسانی فرایندی است که اعضای بخش منابع انسانی با استفاده از آن، نیازهای فعلی و آینده سازمان مانند استخدام نیروی جدید یا ارائه آموزش‌های لازم به کارمندان را شناسایی می‌کنند. هدف از برنامه ریزی منابع انسانی این است که بفهمند شرکت چه کمبودهایی دارد و برای رفع این کمبودها باید چه کار کرد؟
- بیشتر بخوانید: مرخصی زایمان
- بیشتر بخوانید: جمعه کاری در قانون کار
- بیشتر بخوانید: مساعده حقوق چیست
اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
دلایل اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی به شرح زیر است:
1_ ارزش کارمندان را بالا می‌برد
برنامه ریزی نیروی انسانی بر ارزیابی کارمندان فعلی، عناوین شغلی و یادگیری مهارت‌هایی که برای پیش بردن کارهای شرکت در کنار نیازهای آموزشی ضروری است، تاکید دارد.
بنابراین با به‌کارگیری این برنامه، متخصصان بخش منابع انسانی به کارفرمای خود کمک می‌کنند تا با ارتقای توانایی‌های حرفه‌ای کارمندان فعلی، پولی که صرف استخدام کارمندان جدید می‌شود را صرفه‌جویی کنند.
2_ به شرکت کمک می‌کند تا با تغییرات سازگار شود
با استفاده از برنامه ریزی منابع انسانی، شرکت‌ها می‌توانند نیازهای در حال تغییر آینده مانند نیاز به توسعه استعدادها یا ایجاد تغییرات در نحوه عملکرد شرکت را پیش‌بینی کنند، با آن سازگار شوند و به شکوفایی برسند.
این امر به‌ویژه در صورتی مهم است که شرکت یک یا چند حوزه خاص را برای بازاریابی در نظر می‌گیرد زیرا متخصصان منابع انسانی برای انتقال نقش‌ها و تخصیص بودجه به موقعیت‌های جدید برنامه‌ای دارند.
3_ شرکت را قادر می‌سازد تا مزیت رقابتی خود را حفظ کند
برنامه ریزی منابع انسانی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا هنگام برنامه‌ریزی برای آینده، تصمیمات استراتژیکی هم برای استخدام و آموزش بگیرند.
متخصصان منابع انسانی به دلیل دانش و تخصص خود می‌دانند که کارمندان آینده‌نگر به دنبال تعادل میان کار و زندگی، مزایا و سایر عوامل شغلی جذاب هستند.
4_ باعث رشد و پایداری شرکت می‌شود
برنامه ریزی منابع انسانی باعث می‌شود که متخصصان منابع انسانی به تغییرات احتمالی فکر کنند و نیازهای استخدامی خود را برای سال‌های آینده پیش‌بینی کنند. بنابراین به آن‌ها کمک می‌کند تا برای نیازهای استخدامی، گسترش بخش‌های مختلف و بازنشستگی بالقوه برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی کنند.
- بیشتر بخوانید: شکایت از کارفرما
- بیشتر بخوانید: شکایت از کارفرما بدون قرارداد
- بیشتر بخوانید: بیمه مسئولیت کارفرما در قبال کارکنان چیست؟
مراحل برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
مراحل یک برنامه‌ریزی موثر منابع انسانی به شرح زیر است:
1_ کارمندان فعلی شرکت و پیشنهادات آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنید
تجزیه و تحلیل پیشنهادات شرکت، مهارت‌های کارمندان و اهداف تجاری برای برنامه ریزی منابع انسانی ضروری است. این کار به شما کمک می‌کند تا بفهمید چه چیزهایی خوب کار نمی‌کنند و نیاز به بهبود دارند.
برای ارزیابی کارآمد کارمندان و ارتباط آن‌ها با شرکت می‌توانید عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- تعداد کل کارمندان در شرکت
- تعداد کل کارمندان در هر بخش
- تعداد کل کارمندان در هر عنوان شغلی
- مزایای ارائه‌شده در هر سطح از اشتغال
- سن هر کارمند
- ارزیابی عملکرد هر کارمند
- مهارت‌ها، صلاحیت‌ها و سطح تحصیلات هر کارمند
با این داده‌ها می‌توانید بفهمید که آیا شرکت شما در حال حاضر منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف تجاری خود را دارد یا نه.
2_ تغییرات آتی کارمندان فعلی را پیش‌بینی کنید
با جمع‌آوری داده‌های فعلی کارمندان، می‌توانید تغییرات احتمالی یا اجباری درباره موضوع نیاز به استخدام در آینده را پیش‌بینی کنید. برای انجام این کار می‌توانید از دو روش پیش‌بینی استفاده کنید:
1_ پیش‌بینی عرضه
پیش‌بینی عرضه زمانی است که متخصصان منابع انسانی، کارمندان فعلی را ارزیابی می‌کنند تا تعیین کنند که آیا این افراد، نیازها و اهداف شرکت را برطرف می‌کنند یا نه.
پیش‌بینی عرضه همچنین این امکان را در اختیار بخش منابع انسانی قرار می‌دهد تا درباره موضوعات مختلفی که باعث خالی شدن مشاغل می‌شوند، فکر کنند مانند بازنشستگی، ترفیع، اخراج، استعفا یا خروج کارمندان از شرکت به هر دلیلی.
2_ پیش‌بینی تقاضا
در پیش‌بینی تقاضا، متخصصان منابع انسانی استعدادها و تعداد کارمندانی که با اهداف اقتصادی آینده یا نیازهای شرکت همخوانی دارند را بررسی می‌کنند.
3_ برای شناسایی نیازهای شرکت، مشکلات را تجزیه و تحلیل کنید
کسب و کارها برای مقایسه سطوح عملکرد فعلی کارمندان با عملکرد مورد انتظار از آن‌ها و پیشنهادات بخش منابع انسانی، شکاف‌های موجود در سازمان را تجزیه و تحلیل می‌کنند.
تجزیه و تحلیل باید به صورت زیر انجام شود:
- شناسایی وضعیت فعلی
- ایجاد وضعیت ایده‌آل
- تعیین شکاف بین مراحل فعلی و ایده‌آل
- توسعه روش‌هایی برای رسیدن از وضعیت فعلی به وضعیت ایده‌آل
متخصصان منابع انسانی در فرایند برنامه ریزی منابع انسانی از این روش تحلیلی استفاده می‌کنند تا تفاوت‌هایی که در سطح مهارت فعلی کارمندان، کمیت کارمندان، فرهنگ شرکت، مزایا و پاداش کارمندان، برنامه‌های آموزشی موجود، استراتژی‌های فرایند استخدام یا سایر زمینه‌ها وجود دارد را از بین ببرند.
4_ طرح منابع انسانی را در یک استراتژی سازمانی بزرگ‌تر ادغام کنید
با درک استعدادهای فعلی کارمندان، نیازهای آینده شرکت و شکاف میان این دو، می‌توانید تغییرات لازم را در شرکت اعمال کنید.
برای انجام این کار، متخصصان منابع انسانی در مورد برنامه‌های آموزشی مورد نیاز با مدیران شرکت صحبت می‌کنند تا ببینند کجا ممکن است به بودجه یا منابع بیشتری نیاز داشته باشند.
- بیشتر بخوانید: حق ماموریت در قانون کار
- بیشتر بخوانید: بیمه کارفرما
- بیشتر بخوانید: شغل های با سرمایه کم
مدل های برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
مدل‌های برنامه ریزی مدیریت منابع انسانی چارچوبی هستند برای بیان نقش و جایگاه منابع انسانی در کسب و کار. به زبان ساده، یک مدل منابع انسانی نمایش انتزاعی از نحوه عملکرد بخش منابع انسانی است.
این مدل‌ها راهنمای مدیریت منابع انسانی هستند که با استراتژی‌های منابع انسانی هم برخورد دارند. استراتژی‌های منابع انسانی، آینده شرکت را پیش‌بینی می‌کنند در حالی که مدل‌های منابع انسانی برنامه رسیدن به آن‌ها را طرح‌ریزی می‌کنند. از مدل‌های منابع انسانی برای ترسیم عملکرد بخش‌های منابع انسانی استفاده می‌شود.
مدیران منابع انسانی با استفاده از مدل‌های مختلف برنامه ریزی منابع انسانی، نحوه عملکرد منابع انسانی و موارد زیر را توضیح می‌دهند:
- عملکردهای اصلی منابع انسانی
- نقش‌ها و مسئولیت‌های اصلی منابع انسانی برای مدیریت کارها
- اهداف و استانداردها منابع انسانی
همان‌طور که دنیای کار تکامل یافته است، عملکرد بخش منابع انسانی نیز توسعه یافته است. در طول این سال‌ها، مدل‌ها و چارچوب‌های مختلفی پدید آمده‌اند. هدف این مدل‌ها، ارائه دیدگاه‌های متفاوتی است که هنگام ساختاردهی نقش و ارزش منابع انسانی در نظر گرفته می‌شوند. این مدل‌ها به شما کمک می‌کنند تا بتوانید یک فرهنگ کاری عالی برای تیم خود ایجاد کنید.
شناخته‌شده‌ترین مدل‌های برنامه ریزی منابع انسانی شامل موارد زیر هستند:
1_ مدل هاروارد
مدل هاروارد یک مدل عملیاتی کل نگر است که بر غلبه بر مشکلات با مدیریت افراد تمرکز دارد.
این مدل بر این باور است که مدیران منابع انسانی تنها در صورتی می‌توانند رشد شرکت و رفاه کارمندان را به وجود آورند که مشکلات کارمندان را حل کنند و خروجی کار را بهبود بخشند. این مدل، تیم‌های منابع انسانی را هدایت می‌کند تا با در نظر گرفتن منافع ذینفعان و عوامل موقعیتی، برنامه ریزی مدیریت منابع انسانی را توسعه دهند که منجر به پیامدهای بلندمدت می‌شود.
2_ مدل اولریش
اولریش که به‌عنوان ابزاری برای ساده‌سازی عملیات منابع انسانی در سازمان‌های بزرگ ابداع شد، پیشنهاد می‌کند که برای تغییر ساختار عملکردهای منابع انسانی باید مدیریت منابع انسانی را به ۴ نقش کلیدی تقسیم کرد:
- شریک استراتژیک: این دسته شامل شرکای تجاری منابع انسانی است که با تدوین استراتژی‌هایی که به نفع کارمندان و ذینفعان شرکت است، به رشد یک کسب و کار کمک می‌کنند.
- عامل تغییر: این دسته به ارتقای تجربه کلی کارمندان توجه دارد. آن‌ها فرهنگ سازمان را بررسی می‌کنند، بخش‌هایی که نیاز به تغییر دارد را شناسایی می‌کنند و برنامه‌های اجرایی را طراحی می‌کنند.
- کارشناس اداری: این دسته بر مدیریت استعدادها تمرکز دارد. آن‌ها با معیارهای مشخصی، عملکردها و فرایندهای منابع انسانی را اندازه‌گیری می‌کنند.
- قهرمان کارمند: حفظ منافع کارمندان در قلب مدیر منابع انسانی است که یک قهرمان کارمند است.
3_ مدل ۸ جعبه‌ای
مدل ۸ جعبه‌ای، هشت جعبه از عوامل را نشان می‌دهد که در هم تنیده شده و پایه‌های یک بخش منابع انسانی را پایه‌ریزی می‌کنند.
به لطف جهانی شدن و پیشرفت تکنولوژی، دنیا به سرعت در حال تغییر است. بنابراین مهم است که هنگام تدوین استراتژی‌های منابع انسانی، تاثیرات خارجی مختلف را در نظر گرفت. یک مثال خوب برای این مدل، همه‌گیری ویروس کرونا است که بر مشاغل تاثیر گذاشت و منجر به دورکاری و ایجاد فناوری‌های جدید منابع انسانی برای مدیریت موثر شد.
- بیشتر بخوانید: مدیریت استراتژیک منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: استراتژی منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: بررسی کامل تعهد سازمانی
4_ مدل وارویک
این مدل، پنج عامل کلیدی که به عملکرد بخش منابع انسانی کمک می‌کند را تجزیه و تحلیل می‌کند:
- زمینه بیرونی: شامل عوامل خارجی است مانند سیاست، محیط فنی، قوانین، شایستگی‌ها و شرایط اجتماعی-اقتصادی یک محیط.
- زمینه درونی: شامل فرهنگ شرکت، ساختار، رهبری و فناوری است.
- استراتژی کسب و کار: شامل استراتژی کلی کسب و کار، اهداف و بهینه‌سازی بازار محصول است.
- زمینه مدیریت منابع انسانی: این عامل بر پایه‌های منابع انسانی تمرکز دارد مانند خروجی‌ها و نقش‌های منابع انسانی
- محتوای مدیریت منابع انسانی: این عامل کلیدی با عملکردهای منابع انسانی مانند سیستم پاداش، سیستم کاری، روابط کارفرما، جریان‌های منابع انسانی و موارد دیگر سروکار دارد.
5_ زنجیره ارزش منابع انسانی پیشرفته
بر اساس این مدل، بخش منابع انسانی در ایجاد ارزش برای یک سازمان بسیار مهم است.
سه عامل منابع انسانی بر شاخص‌های کلیدی عملکرد از دیدگاه مشتریان، فرآیندها و امور مالی تاثیر مستقیم دارد:
- توانمندسازهای منابع انسانی: این عوامل شامل بودجه، فرآیندها و شایستگی‌های منابع انسانی است.
- فعالیت‌های منابع انسانی: این دسته شامل کار اصلی مدیریت منابع انسانی است که عبارتند از برنامه‌ریزی نیروی کار، مدیریت عملکرد، استخدام، انتخاب و تصمیم‌گیری.
- نتایج منابع انسانی: این دسته شامل اهداف منابع انسانی است که هر بخش منابع انسانی برای آن تلاش می‌کند از جمله بررسی مشارکت، حفظ، عملکرد، هزینه و شایستگی کارمندان.
این مدل معتقد است که یک سازمان برای دستیابی به اهداف تجاری خود باید به بخش منابع انسانی توجه کند. به‌عنوان مثال، اگر یک کسب و کار بودجه کمی برای بخش منابع انسانی داشته باشد، پاداش کمتری هم به کارمندان می‌دهد. در نتیجه کارمندان در آن شرکت نمی‌مانند و رفتن کارمندان بر عملکرد سازمان تاثیر می‌گذارد.
متخصصان منابع انسانی باید با در نظر گرفتن سه عامل منابع انسانی، یک استراتژی خوب اندیشیده شده برای سرمایه انسانی شرکت تدوین کنند.
6_ مدل عملیاتی منابع انسانی با تاثیرگذاری بالا
این مدل بر اساس سازگاری، نوآوری و تخصص ساخته شده است و ۴ عنصر اصلی دارد:
- مشتریان منابع انسانی: این افراد قلب مدل هستند و تاثیر مستقیمی بر تجربه نیروهای کار دارند.
- محل کار دیجیتال: این عامل، نیروهای کار را تقویت می‌کند.
- بینش نیروی کار: این عامل از طریق راه‌حل‌های دیجیتال و تجزیه و تحلیل منابع انسانی به دست می‌آید که برای تدوین استراتژی کسب و کار از آن استفاده می‌شود.
- تعامل سیال بین اجزای منابع انسانی: این عامل نقطه قوت مدل است.
این مدل معتقد است که وقتی منابع انسانی با تاثیرگذاری بالا عمل می‌کنند منجر به رشد کلی کسب و کار می‌شود.
7_ مدل علی استاندارد
این مدل معتقد است که استراتژی خوب و فرمول‌بندی‌شده کسب‌وکار می‌تواند بر بهبود عملکردهای منابع انسانی و در نهایت عملکرد کلی تاثیر داشته باشد که بیشتر بر عملکرد داخلی و نتایج مالی کسب‌وکار تاثیر می‌گذارد.
8_ زنجیره ارزش منابع انسانی
این مدل آینده‌نگر است و بر اساس سه جزء اصلی ساخته شده است:
- تیم افراد دیجیتال: این تیم، خدمات نوآورانه‌ای را طراحی می‌کند و به اشتراک می‌گذارد که اکثر کارهای اداری و عملیاتی را به صورت خودکار انجام می‌دهد.
- خدمات مردمی: مشاوران خدمات مردمی به مشکلات گوش می‌دهند، آن‌ها را حل می‌کنند و راه‌حل‌هایی را ابداع می‌کنند که در آن، ارزش انسانی عملکرد تجاری را تقویت می‌کند.
- خدمات کسب و کار مجازی جهانی: این بخش شامل منابع انسانی است که در آن، کارهای مختلفی از بخش‌های فناوری اطلاعات، امور مالی، قانونی و زنجیره تامین برای ارائه تجربیات تاثیرگذار انجام می‌شود.
این روزها کارمندان سبک رهبری همدلانه را ترجیح می‌دهند. بر اساس این مدل، ابزارها و فناوری جدید به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کنند تا بیشتر بر خلق ارزش بلندمدت و کمتر بر کارهای روزمره تمرکز کنند.
- بیشتر بخوانید: بهترین شغل های 10 سال آینده ایران
- بیشتر بخوانید: بهترین شغل برای خانم ها در آلمان
- بیشتر بخوانید: شغل پردرآمد برای آقایان
ابزارهای برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
چند ابزار وجود دارند که می‌توانید در برنامه ریزی منابع انسانی از آن‌ها استفاده کنید. در این قسمت، به بررسی این ابزارها می‌پردازیم:
1_ نظرسنجی
برای جمع‌آوری داده‌ها در مورد موضوعات مختلف حوزه منابع انسانی و نتیجه‌گیری برای ایجاد تغییرات ضروری، نظرسنجی یک ابزار عالی است.
با چند روش می‌توانید از ابزار نظرسنجی در برنامه ریزی منابع انسانی استفاده کنید:
- سنجش نظر مدیران بخش در مورد مهارت‌ها و بهره‌وری کارمندانشان
- تعیین این‌که کارمندان به چه نوع برنامه‌های آموزشی علاقه‌مند هستند.
- فهمیدن این‌که آیا کارمندان از مزایا و برنامه‌های جبرانی که به آن‌ها ارائه می‌شود راضی هستند یا نه.
- فهمیدن این‌که آیا کارمندان در محیط کار احساس شادی می‌کنند یا نه. (برای به دست آوردن بینش در مورد فرهنگ محل کار)
- تعیین این‌که چند نفر از کارمندان در محل کار احساس ارزشمندی می‌کنند.
- فهمیدن این‌که چند نفر از کارمندان احساس می‌کنند فرصت‌هایی برای ارتقا داخلی (ارتقا شغلی در شرکت) وجود دارد.
با بررسی نظر کارمندان در مورد یک یا چند موضوع، می‌توانید نقاط ضعفی که منجر به جابه‌جایی زیاد کارمندان یا کاهش بهره‌وری می‌شود را شناسایی کنید.
2_ داشبوردهای منابع انسانی
داشبوردهای منابع انسانی، نرم‌افزارهای مفیدی هستند که شرکت‌ها توسعه می‌دهند یا روی آن سرمایه‌گذاری می‌کنند.
این ابزار به‌ویژه برای فرایند برنامه ریزی منابع انسانی مفید است زیرا داده‌های مختلفی از جمله نرخ جابه‌جایی کارمندان، رضایت کارمندان، بهره‌وری کارمندان، سطح مهارت کارکنان، ارتقا داخلی و مشارکت نامزدهای شغلی را جمع‌آوری و نشان می‌دهد.
3_ سیستم‌های مدیریت عملکرد
سیستم‌های مدیریت عملکرد شامل برنامه‌های نرم‌افزاری است که به مدیران این امکان را می‌دهد تا در مورد عملکرد کارمندان بازخورد دهند و در یک بازه زمانی مشخص، عملکرد آن‌ها را رتبه‌بندی کنند.
این سیستم‌ها در مرحله یکپارچه‌سازی برنامه ریزی منابع انسانی مفید هستند زیرا به متخصصان منابع انسانی اجازه می‌دهند تا به‌طور موفقیت‌آمیزی تغییر نقش‌های کارمندان یا ارائه آموزش‌های اضافی را تعیین کنند.
- بیشتر بخوانید: جانشین پروری چیست
- بیشتر بخوانید: شرایط دریافت مستمری از کار افتادگی
4_ سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS)
سیستم‌های مدیریت منابع انسانی چندین فرایند مختلف را با یکدیگر ترکیب می‌کنند تا برای برنامه ریزی منابع انسانی، مدیریت حقوق و دستمزد، پاداش و مزایا، استخدام، جذب نیرو، نرخ جابه‌جایی کارمندان، بهره‌وری یا رضایت کارمندان و سایر عوامل، یک نمای کلی ارائه دهند.
همچنین به شما این امکان را می‌دهند تا فرایندهای خاصی مانند مرتب‌سازی از طریق برنامه‌ها یا ضبط ساعات کاری کارمندان را خودکار کنید. این کار به متخصصان منابع انسانی اجازه می‌دهد تا در برنامه ریزی منابع انسانی خود تغییراتی ایجاد کنند یا میزان پیشرفت‌ها را بسنجند.
5_ نرم‌افزار تحلیل حقوق و مزایا
این نرم‌افزار به متخصصان منابع انسانی این امکان را می‌دهد تا مقیاس‌های حقوق فعلی و مزایای کارمندان را با شرایط اقتصادی یا سایر گزینه‌های مزایای محبوب مقایسه کنند.
متخصصان منابع انسانی همچنین می‌توانند از این نرم‌افزار در فرایند برنامه ریزی منابع انسانی استفاده کنند تا بفهمند که آیا میزان حقوق و مزایای فعلی کارمندان با انتظارات صنعت گسترده‌تر مطابقت دارد یا نه.
بنابراین، به کسب و کارها کمک می‌کند تا نرخ جابه‌جایی کارمندان را کاهش و میزان رضایت و بهره‌وری آن‌ها را افزایش دهند.
کلام آخر
برنامه ریزی منابع انسانی فرایندی است که بخش منابع انسانی شرکت‌ها با استفاده از آن می‌توانند کاستی‌های سازمان را ارزیابی کنند و آن‌ها را از بین ببرند. در حقیقت، یک برنامه ریزی قوی می‌تواند به شرکت کمک کند تا سازنده و سودآور باشد.
منابع:
