مصاحبه شغلی یک روش عالی برای به دست آوردن اطلاعات بیشتر در مورد مهارت‌ها و تجربه‌های متقاضیان است تا مدیران استخدام بتوانند بهترین فرد را برای موقعیت شغلی خالی سازمان استخدام کنند. در واقع مصاحبه به‌خوبی به استخدام‌کنندگان نشان می‌دهد که کدام متقاضی بیشترین و مرتبط‌ترین مهارت‌ها را برای یک شغل دارد. به همین دلیل، بسیار مهم است که به‌عنوان یک مصاحبه‌کننده بدانیم چگونه مصاحبه کنیم؟ تا بتوانیم یک مصاحبه شغلی درست و اصولی انجام دهیم.
در این مطلب از کار از ما هدف مصاحبه شغلی، آماده شدن برای مصاحبه و چگونگی انجام آن را بررسی می‌کنیم و در نهایت به نکاتی می‌پردازیم که می‌توانند مدیران استخدام را به مصاحبه‌گرهای خوبی تبدیل کنند.
هدف مصاحبه شغلی چیست؟
مصاحبه شغلی فرصتی است برای ملاقات حضوری یا مجازی با متقاضیان و کسب اطلاعات بیشتر در مورد مهارت‌ها، تجارب و ویژگی‌های آن‌ها تا بفهمیم که آیا این فرد واقعا برای موقعیت شغلی ما مناسب است یا نه.
مصاحبه‌کنندگان با پرسیدن سوالات مختلف می‌توانند اطلاعات مهمی از متقاضیان منتخب به دست آورند و بفهمند کدام یک از آن‌ها برای موقعیت شغلی خالی سازمان مناسب‌تر هستند.
در یک مصاحبه شغلی، موارد زیر سنجیده می‌شود:
- بررسی صلاحیت‌های لازم مانند تحصیلات مرتبط و کافی به‌ویژه برای موقعیت‌های شغلی که بر حداقل سطح تحصیلات تاکید دارند، مدارک و گواهینامه‌های مورد نیاز از دوره‌های گذرانده‌شده و…
- سابقه کار مرتبط با نقش شغلی جدید
- مهارت‌هایی که دارند و مهارت‌هایی که باید یاد بگیرند
- علاقه و اشتیاق متقاضیان به موقعیت شغلی و سازمان
مصاحبه شغلی همچنین فرصتی است برای مدیران استخدام تا نکات مهم درباره شرکت و موقعیت شغلی را به متقاضیان توضیح دهند؛ مثلا این‌که قوانین شرکت چیست؟ کار کردن در این شرکت چگونه است؟ سازمان از کارکنان خود چه انتظاری دارد؟ و…
مصاحبه‌کنندگان باید به‌طور صادقانه و شفاف توضیحات لازم را ارائه دهند تا متقاضیان بتوانند خودشان نتیجه‌گیری کنند که آیا برای این موقعیت شغلی مناسب هستند یا نه؟ مثلا اگر نیاز است که کارمندان بعضی اوقات تا دیروقت سرکار باشند یا حتی آخرهفته‌ها هم کار کنند، بهتر است از اول این موضوع را به آن‌ها بگویید تا اگر با این مسئله مشکل دارند، بتوانند نگرانی‌هایشان را در همان مراحل اولیه استخدام بیان کنند.
نکته: یکی از روش‌های شکار استعداد در سازمان انجام دادن مصاحبه‌های اصولی است، به همین دلیل نباید از اهمیت مصاحبه غافل شد.
چگونه برای مصاحبه آماده شویم؟
انجام یک مصاحبه خوب نه تنها به شما کمک می‌کند تا افراد بهتری را استخدام کنید، بلکه فرصتی است برای این‌که یک تصویر مثبت از سازمان‌تان ارائه دهید. به همین دلیل، آماده شدن برای مصاحبه به همان اندازه که برای مصاحبه‌شونده ضروری است، برای مصاحبه‌کننده نیز اهمیت دارد.
برای آمادگی بیشتر، می‌توانید قبل از مصاحبه شغلی این کارها را انجام دهید:
- تعیین کنید که یک متقاضی ایده‌آل باید چه مهارت‌ها و تجربه‌هایی داشته باشد.
- سوالات را از قبل آماده کنید.
- رزومه متقاضیان را بررسی کنید تا بتوانید سوالاتی بپرسید که در مورد مهارت‌ها و تجربیات آن‌ها اطلاعات بیشتری به دست آورید.
- مطمئن شوید که زمان کافی برای انجام مصاحبه دارید.
- سوالات احتمالی متقاضیان را در نظر بگیرید و پاسخ‌های آن‌ها را آماده کنید. اکثر متقاضیان در مصاحبه شغلی در مورد وظایف و مسئولیت‌هایشان، فرصت‌های رشد و پیشرفت شغلی، مزایا و… سوال می‌پرسند.
- حقوق و مزایای موقعیت شغلی را بدانید.
- و در نهایت برای اطمینان بیشتر از اثربخشی فرایند مصاحبه‌تان، از یک همکار در بخش منابع انسانی بخواهید که سوالات‌تان را بررسی کند.
چگونه مصاحبه کنیم؟
هرچه بیشتر مصاحبه کنید، به مرور زمان سبک و روش خاص خودتان را پیدا می‌کنید؛ با این حال، مراحل زیر به شما کمک می‌کند تا در حین بررسی متقاضیان، یک گفت‌وگوی راحت، صمیمی و صادقانه داشته باشید:
1_ به متقاضی خوش‌آمد بگویید و خودتان را معرفی کنید
با یک برخورد صمیمی به متقاضی خوش‌آمد بگویید و بابت حضورش در جلسه از او تشکر کنید. همچنین می‌توانید با یک فنجان چای یا قهوه از او پذیرایی کنید و چند دقیقه کوتاه حرفهای معمولی بزنید تا در جلسه احساس راحتی کند. از آن‌جایی که ممکن است متقاضیان در مصاحبه‌های شغلی استرس داشته باشند، برخورد دوستانه و صمیمی شما و ایجاد یک فضای آرام می‌تواند استرس آن‌ها را کاهش دهد.
سپس هنگامی که احساس کردید هر دو آمادگی کافی دارید، خودتان را معرفی کنید و پس از آن، درباره شرکت، کاری که انجام می‌دهد و نقش خودتان در سازمان توضیحات کوتاهی بدهید.
2_ فرایند مصاحبه را توضیح دهید
چارچوب کلی مصاحبه‌ای که در پیش دارید را به متقاضی توضیح دهید تا احساس راحت‌تر و آمادگی بیشتری داشته باشد و هر دو بهتر بتوانید مسیر گفت‌وگو را به‌درستی دنبال کنید و از آن منحرف نشوید.
همچنین اگر قرار است ارزیابی‌های اضافی از مصاحبه‌کننده بگیرید، از قبل به او اطلاع دهید مثلا آزمایش کردن مهارت‌های تخصصی آن‌ها به این صورت که در طی مصاحبه یک تمرین عملی می‌دهید و از او می‌خواهید تا آن را انجام دهد مثل کدنویسی. یا شبیه‌سازی موقعیت شغلی که از متقاضی خواسته می‌شود عملکردش را در آن موقعیت نشان دهد مثل شبیه‌سازی موقعیت فروش محصول.
3_ در مورد موقعیت شغلی صحبت کنید
موقعیت شغلی را به‌طور کامل، با جزئیات و صادقانه به متقاضی توضیح دهید؛ این‌که این شغل چیست؟ فرد باید چه کارهایی انجام دهد؟ باید چه مهارت‌هایی داشته باشد؟ و… از آن‌جایی که در آگهی شغلی به جزئیات موقعیت شغلی پرداخته نمی‌شود، جلسه مصاحبه فرصت خوبی است تا توضیحات کامل‌تری به نامزدها ارائه دهید.
توضیحات را با همان لحن دوستانه و صمیمی بیان کنید و پس از اتمام صحبت‌هایتان از مصاحبه‌شونده بخواهید هر سوالی که دارد، بپرسد.
در این مرحله، توضیحات‌تان باید به‌قدری کامل و شفاف باشد که متقاضی موقعیت شغلی را به‌خوبی درک کند و بتواند تصمیم بگیرد این شغل برای او مناسب است یا نه.
4_ سوالات عمومی بپرسید
مصاحبه را با پرسیدن سوالات کلی و عمومی شروع کنید تا متقاضی احساس راحتی بیشتری کند. مثلا از او بپرسید: “یه کم در مورد تجربه شغلی قبلی‌تان صحبت کنید.” یا “چی شد که تصمیم گرفتید برای این موقعیت شغلی رزومه بفرستید؟”
این سوالات شروع خوبی برای یک مصاحبه شغلی رسمی هستند زیرا معمولا متقاضیان آمادگی پاسخ دادن به آن‌ها را دارند و می‌توانند به مهارت‌ها و توانایی‌هایشان بپردازند.
5_ رزومه متقاضی را بررسی کنید
بعد از این‌که یک شناخت اولیه از متقاضی پیدا کردید، می‌توانید سوالات بیشتر و تخصصی‌تری از او بپرسید؛ مثلا در مورد سوابق شغلی‌شان، سوابق تحصیلی، مهارت‌هایی که در رزومه‌شان به آن‌ها اشاره کرده‌اند و… بهتر است این سوالات را قبل از جلسه آماده کنید تا بتوانید در طی مصاحبه بر مهارت‌های و تجربه‌های مرتبط با موقعیت شغلی متمرکز شوید.
همچنین می‌توانید سوالات موقعیتی از متقاضی بپرسید تا بفهمید در یک شرایط واقعی چه عملکردی دارد؛ مثلا بپرسید: “آیا تا به‌حال در شرایط بحرانی سازمان، مشکلی را حل کرده‌اید؟ اگر بله، مثال بزنید.”
6_ از پاسخ‌های متقاضی، اطلاعات مهم را جمع‌آوری کنید
نکات مهمی که متقاضیان در پاسخ‌هایشان می‌گویند را یادداشت کنید و سوالات مرتبطی در مورد آن نکات بپرسید تا اطلاعات بیشتری دریافت کنید و بفهمید آیا واقعا این فرد برای موقعیت شغلی مناسب است؟ این سوالات همچنین می‌توانند به شما کمک کنند تا توانایی‌ها و مهارت‌های متقاضیان را بهتر بشناسید.
می‌توانید یک چک‌لیست از مهارت‌ها و تجارب مورد نیاز برای موقعیت شغلی مدنظرتان درست کنید، سپس مهارت‌های هر نامزد را در آن بنویسید تا در نهایت بتوانید بفهمید کدام یک از متقاضیان، مهارت‌های بیشتر و مرتبط‌تری برای این شغل دارد.
7_ به متقاضیان فرصت دهید تا سوال‌هایشان را بپرسند
بعد از این‌که سوالات‌تان را از متقاضی بپرسید، به او فرصت دهید تا همه سوالاتش را بپرسد. معمولا متقاضیان در مورد موقعیت شغلی، شرکت و روند استخدام سوال می‌پرسند؛ بنابراین می‌توانید سوالات احتمالی آن‌ها را از قبل در نظر بگیرید تا برای پاسخگویی به آن‌ها آمادگی بیشتری داشته باشید.
8_ در مورد مراحل بعدی فرایند استخدام صحبت کنید
در پایان جلسه مصاحبه حتما به متقاضی بگویید که چه زمانی نتیجه مصاحبه از طرف شرکت به او اطلاع داده می‌شود. همچنین اگر مصاحبه‌های دیگری وجود دارد، داوطلب را در جریان این موضوع قرار دهید و زمان حدودی آن را هم به او بگویید تا آمادگی داشته باشند.
9_ از متقاضی تشکر کنید و مصاحبه را پایان دهید
پس از اتمام مصاحبه، از متقاضی بابت وقتی که گذاشته تشکر کنید، با او دست دهید و او را تا درب خروج بدرقه کنید. همچنین می‌توانید دوباره زمان حدودی اعلام نتیجه مصاحبه را به او یادآوری کنید.
در نهایت اگر در طول جلسه نکته مهمی را ننوشته‌اید، آن را بنویسید.
اگر قصد دارید از مصاحبه پنلی برای استخدام نیرو استفاده کنید سری به مقاله مصاحبه پنلی چیست؟ بزنید و تکنیک‌های انجام موثر آن را مطالعه کنید.
چگونه مصاحبه گر خوبی باشیم؟
یک مصاحبه‌گر خوب تاثیر قابل‌توجهی بر روند فرایند استخدام می‌گذارد؛ آن‌ها می‌توانند بهترین متقاضیان را استخدام کنند، تجربه مثبتی برای همه افرادی که در جلسه مصاحبه هستند، رقم بزنند و به مصاحبه‌شوندگان یک تصویر مثبت از شرکت ارائه دهند و در نتیجه، برند کارفرمایی سازمان را تقویت کنند.
در این قسمت، با بررسی موارد زیر نشان می‌دهیم که چگونه مصاحبه گر خوبی باشیم:
1_ داشتن آمادگی
یک مصاحبه‌گر خوب برای جلسه مصاحبه آمادگی کافی دارد. آن‌ها قبل از جلسه رزومه متقاضیان را به‌طور دقیق بررسی می‌کنند، سوابق شغلی او را می‌سنجند و برای شناخت بیشتر مهارت‌ها، توانایی‌ها و ویژگی‌های متقاضیان، سوالاتی را از قبل آماده می‌کنند.
2_ سوال پرسیدن
یک مصاحبه‌گر خوب سوالات مرتبط و مناسبی از نامزدها می‌پرسد. آن‌ها بیشتر سوالات بازپاسخ می‌پرسند تا داوطلبان در مورد مهارت‌ها و تجربیات خود توضیحات بیشتری دهند. این سوالات مشخص می‌کنند که یک متقاضی چگونه فکر می‌کند، چگونه مشکلات را حل می‌کند و چگونه موقعیت‌های مختلف شغلی را مدیریت می‌کند.
مصاحبه‌گران حرفهای مصاحبه ساختاریافته انجام می‌دهند؛ یعنی از روش مشخصی پیروی می‌کنند و سوالات عادلانه و یکسانی از همه متقاضیان می‌پرسند.
3_ شنونده بودن
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک مصاحبه‌گر خوب، شنونده بودن و گوش دادن فعال است. آن‌ها با تمام وجود به متقاضی گوش می‌دهند، با او تماس چشمی برقرار می‌کنند، وسط صحبت‌های او نمی‌پرند و حرف او را قطع نمی‌کنند و حتی با زبان بدن‌شان هم نشان می‌دهند که در حال گوش دادن به متقاضی هستند.
از آن‌جایی که مصاحبه‌کنندگان با تمام حواس‌شان به حرفهای متقاضی گوش می‌دهند، اگر نکته‌ای بشنوند یا صحبت مهمی توجه آن‌ها را جلب کند، برای شفاف‌سازی و اطلاعات بیشتر، درباره آن موضوع از متقاضی سوال می‌پرسند یا از او می‌خواهند تا درباره آن بیشتر توضیح دهند.
همچنین آن‌ها نه تنها اطلاعات مهم را از دست نمی‌دهند، بلکه آن‌ها را می‌نویسند تا فراموش نکنند.
4_ آماده کردن محیط مناسب
مصاحبه‌کنندگان ماهر در طول مصاحبه رفتارهای مثبت و دلگرم‌کننده‌ای دارند و با ایجاد یک محیط امن و صمیمی، به متقاضیان کمک می‌کنند تا راحت باشند.
آن‌ها برخورد گرم و صمیمی با متقاضیان دارند و جلسه را با صحبت‌های معمولی و روزمره شروع می‌کنند تا استرس مصاحبه‌شوندگان کم شود. این کار به نامزدها کمک می‌کند تا در طول مصاحبه عملکرد بهتری داشته باشند و راحت‌تر به سوالات مصاحبه‌کننده جواب دهند.
5_ قضاوت نکردن
مصاحبه‌کنندگان خوب، متقاضیان را کاملا منصفانه و بدون قضاوت و پیش‌داوری ارزیابی می‌کنند. آن‌ها همچنین برای ارزیابی پاسخ‌های نامزدها یک سیستم امتیازدهی استاندارد دارند که به آن‌ها اجازه نمی‌دهند سوگیری‌های شخصی‌شان بر روند تصمیم‌گیری تاثیر بگذارد. این ویژگی باعث می‌شود تا متقاضیان به‌طور عادلانه بررسی و انتخاب شوند.
این مصاحبه‌گرها همچنین برای داشتن یک دیدگاه متعادل، نظر بقیه مصاحبه‌کننده‌ها را هم در نظر می‌گیرند.
6_ وقت‌شناس بودن
یک مصاحبه‌گر حرفهای به‌موقع در جلسه حاضر می‌شود، زمان حدودی اعلام نتیجه مصاحبه را به متقاضی اطلاع می‌دهد و در صورتی که قرار باشد مصاحبه‌های دیگری برگزار شود، مصاحبه‌کنندگان را در جریان این موضوع می‌گذارند و زمان تقریبی آن را هم به آن‌ها می‌گویند.
این افراد همچنین از قبل بررسی می‌کنند که آیا زمان کافی برای فرایند مصاحبه در نظر گرفته شده است یا نه؛ برای این‌که بتوانند با صبر و حوصله و بدون عجله کردن، مصاحبه را پیش ببرند.
7_ ساختارمند بودن
مصاحبه‌گرهای خوب، ساختارمند و منظم هستند و جلسه را با یک چارچوب و برنامه مشخصی پیش می‌برند. این کار باعث می‌شود تا مصاحبه موثرتر باشد و با نتایج خوبی همراه شود. منضبط بودن آن‌ها به این شکل است:
- برای همه متقاضیان از یک ساختار مشخصی پیروی می‌کنند و سوالات یکسانی از آن‌ها می‌پرسند.
- سوالات‌شان را از قبل آماده می‌کنند.
- سوالات مرتبط با موقعیت شغلی می‌پرسند.
- مهارت‌هایی که با موقعیت شغلی مرتبط است را بررسی می‌کنند.
- یادداشت‌برداری می‌کنند تا نکته‌ای از قلم نیفتد.
- پاسخ‌های همه متقاضیان را با یک مقیاس ثابت ارزیابی می‌کنند مثلا از طیف ضعیف تا عالی.
به یاد داشته باشید که همیشه قرار نیست برای استخدام نیرو از مصاحبه استفاده کنید، گاهی نیاز است برای حفظ نیروی مفیدی که قصد ترک شرکت را دارد با او مصاحبه کنید، در مقاله مصاحبه نگهداشت چیست به طور کامل درباره نحوه انجام این نوع مصاحبه توضیح داده‌ایم.
8_ توجه کردن به متقاضیان
مصاحبه‌کنندگان خوب، به‌اندازه کافی به متقاضیان توجه می‌کنند. این کار هم باعث می‌شود نامزدها تجربه خوبی از مصاحبه کسب کنند و هم تصویر مثبتی از شرکت در ذهن آن‌ها نقش می‌بندد؛ در نتیجه، برند کارفرمایی شرکت تقویت می‌شود.
مصاحبه‌گرها با انجام کارهای زیر، توجه خود را به متقاضیان نشان می‌دهند:
- برخورد گرم و صمیمی با نامزدها دارند؛ به آن‌ها خوش‌آمد می‌گویند، بابت حضورشان تشکر می‌کنند، از آن‌ها پذیرایی می‌کنند و…
- فرایند مصاحبه را بدون پیچیدگی برگزار می‌کنند.
- با تمام حواس به صحبت‌های متقاضی گوش می‌دهند.
- از نامزد می‌خواهند تا سوالات‌شان را بپرسند یا اگر ابهامی دارند مطرح کنند و پس از آن به سوالات و ابهامات آن‌ها پاسخ می‌دهند.
- راحت و آرام هستند و بدون هیچ عجله‌ای فرایند مصاحبه را پیش می‌برند.
9_ درس گرفتن از اشتباهات
و در نهایت یک مصاحبه‌گر خوب، اشتباهات و شکست‌ها را فرصتی می‌داند برای درس گرفتن و بهبود خود. این افراد برای درس گرفتن از اشتباهات خود، کارهای زیر را انجام می‌دهند:
- یادداشت‌های خود را نگه می‌دارند تا هر زمان که بخواهند، بتوانند به آن‌ها رجوع کنند. همچنین می‌توانند در مواقعی که مشکلات قانونی پیش آمد، آن‌ها را مورد استفاده قرار دهند.
- درباره عملکردشان در مصاحبه از همکاران خود نظر می‌پرسند تا از نقاط ضعف‌شان آگاه شوند و با بهبود آن‌ها، به مصاحبه‌گران بهتری تبدیل شوند.
- نظرات کاربران درباره شرکت‌شان را در سایت‌ها و پلفترم‌های مختلف مثل لینکدین بررسی می‌کنند تا از مشکلات موجود در فرایند استخدام آگاه شوند و آن‌ها را برطرف کنند.
- دائم از طریق روش‌های مختلف به‌دنبال بهبود عملکرد خود هستند مثلا از همکاران با تجربه‌تر مشورت می‌گیرند، از منابع آموزشی استفاده می‌کنند، ویدئوهای آموزشی می‌بینند، مطالعه می‌کنند و حتی ممکن است برای ارتقا مهارت‌های مصاحبه‌گری‌شان، در دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی شرکت کنند.
کلام آخر
مصاحبه بخش جدانشدنی فرایند استخدام است و انجام یک مصاحبه درست و اصولی و مصاحبه‌گر خوبی بودن، تضمین می‌کند که مصاحبه شما موثر خواهد بود. به همین دلیل ما در این مقاله بررسی کردیم که چگونه مصاحبه کنیم؟ و چگونه مصاحبه گر خوبی باشیم؟
با رعایت نکات گفته‌شده در این مطلب، می‌توانید مصاحبه کارآمد و استخدام درستی داشته باشید.
منابع:
