فرقی نمی‌کند که مدیرعامل شرکت هستید یا مدیر منابع انسانی، پیدا کردن یک دستیار حرفه‌ای می‌تواند بهره‌وی سازمان را افزایش دهد و کسب‌وکار شما را متحول کند. حقیقت این است که اگرچه دستیار شخصی فقط کارهای روزمره و ساده مدیر را انجام می‌دهد، اما استخدام او برای شرکت یک سرمایه‌گذاری استراتژیک است زیرا می‌تواند باعث رشد و موفقیت سازمان شود.
Studies show that companies with proper administrative support can achieve a 20% increase in productivity, saving valuable time and resources.
ترجمه متن:
مطالعات نشان می‌دهد شرکت‌هایی که دستیار شخصی دارند، بهره‌وری‌شان ۲۰٪ بیشتر از سایر شرکت‌ها است. در نتیجه این سازمان‌ها، زمان و منابع خود را صرف کارهای ارزشمند دیگری می‌کنند.
منبع: stealthagents
در این مقاله از کار از ما، راهنمای استخدام برای دستیار شخصی را با ۱۰ گام عملی بررسی می‌کنیم.
مراحل راهنمای استخدام برای دستیار شخصی
در این قسمت، با بررسی ۱۰ مرحله گام به گام به شما کمک می‌کنیم تا بتوانید یک دستیار شخصی حرفه‌ای برای سازمان‌تان استخدام کنید.
1_ وظایف و مسئولیت‌های دستیار را تعیین کنید
زمانی که مدیران برای رسیدگی به کارهای ساده روزمره‌شان مانند تنظیم جلسات، چک کردن ایمیل‌ها و… وقت کافی نداشته باشند، تصمیم می‌گیرند یک دستیار شخصی استخدام کنند تا در انجام کارها به آن‌ها کمک کند. همه این کارهای ساده وقت زیادی از مدیران می‌گیرد و به همین دلیل بهتر است از یک دستیار شخصی کمک بگیرند تا خودشان بتوانند به کارهای مهم‌تر رسیدگی کنند.
پس از تصمیم‌گیری برای استخدام دستیار شخصی، مرحله بعد تهیه کردن لیستی از کارهایی است که مدیر وقت نمی‌کند آن‌ها را انجام دهد مانند مدیریت کارها، برنامه‌ریزی برای انجام کارها، تنظیم جلسات کاری، پاسخ دادن به ایمیل‌ها، انجام کارهای مسافرت کاری و… لیست کردن این کارها در واقع همان تعیین کردن وظایف و مسئولیت‌های دستیار است.
مثلا برای تهیه این لیست از خودتان بپرسید:
- آیا باید جلسات کاری مهمی را تنظیم کنم اما وقت نمی‌کنم؟
- آیا ایمیل‌های بی‌پاسخ زیادی دارم؟
- آیا در اولویت‌بندی کارها به کمک نیاز دارم؟
پاسخ‌های این سوالات، وظایف دستیار آینده را مشخص می‌کند و همچنین به شما کمک می‌کند تا بتوانید به متقاضیان توضیح دهید که دقیقا چه انتظاری از یک دستیار دارید.
وظایف رایج یک دستیار شخصی شامل موارد زیر است:
- هماهنگ کردن جلسات مختلف، رویدادهای مهم، قرارهای کاری و… و تغییر و جابه‌جایی جلسات در صورت نیاز
- یادآوری زمان جلسات و قرارها به مدیر
- پاسخ دادن به ایمیل‌های کاری
- تنظیم برنامه سفرهای کاری مثلا خرید بلیط، رزرو هتل، آماده‌سازی مدارک مورد نیاز و…
- کمک به انجام و پیشبرد کارها و پروژه‌ها مثلا راه‌اندازی یک کمپین بازاریابی
- برنامه‌ریزی برای رسیدگی به کارها مثلا برنامه‌ریزی برای یک رویداد مهم
2_ ویژگی‌های ضروری دستیار شخصی را مشخص کنید
پس از تعیین وظایف و مسئولیت‌های دستیار شخصی، مرحله بعد، تعیین کردن ویژگی‌ها و مهارت‌های مهم و ضروری است که او باید داشته باشد.
مهم‌ترین مهارت‌های یک دستیار شخصی عبارتند از:
- مهارت ارتباطی عالی
- دقت بسیار بالا و جزئی‌نگر بودن
- توانایی حل مسئله
- مدیریت زمان
- تسلط بر نرم‌افزارهای مختلف مانند نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی، مدیریت پروژه و…
- فعال بودن و پیگیری کارها بدون دستور گرفتن از مدیر
- شناسایی و پیشگیری از مشکلات
همچنین یک دستیار اجرایی حرفه‌ای ۳ ویژگی اصلی دارد:
- فعال بودن: یک دستیار حرفه‌ای مشکلات را پیش‌بینی می‌کند و برای آن‌ها راه‌حل‌هایی در نظر می‌گیرد.
- داشتن درک بالا: یک دستیار ماهر باید بتواند حتی با اطلاعات ناقص، تصمیم‌های درستی بگیرد.
- سازگار و انعطاف‌پذیر بودن: و در نهایت، یک دستیار خوب باید بتواند با تغییرها کنار آید و در شرایط متغیر، بهره‌وری‌اش را حفظ کند.
این ویژگی‌ها و مهارت‌ها به دستیاران کمک می‌کند تا به بهترین شکل ممکن به مدیران کمک کنند و عملکرد سازمان را بالا ببرند.
3_ یک آگهی شغلی جذاب بنویسید
برای جذب یک دستیار شخصی حرفه‌ای باید آگهی شغلی جذاب، کامل و دقیق بنویسید. نوشتن یک آگهی شغلی دقیق و کامل باعث جذب متقاضیان مناسب‌تر و صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌های فرایند استخدام می‌شود.
یک آگهی شغلی خوب شامل موارد زیر است:
- عنوان شغل: مثلا استخدام دستیار اجرایی
- وظایف شغلی: مثلا برنامه‌ریزی کارها، رسیدگی به ایمیل‌های مشتریان و…
- مهارت‌های لازم: مثلا مهارت‌های ارتباطی عالی، سرعت عمل بالا، خلاق و…
- صلاحیت‌های مورد نیاز: مثلا حداقل مدرک تحصیلی، میزان سابقه کاری، تسلط بر نرم‌افزارهای مختلف و…
- حقوق پیشنهادی: تعیین محدوده حقوق مد نظرتان
- اشاره کردن به ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی شرکت به‌طور خلاصه: مثلا ارزش‌های شرکت می‌تواند شامل مسئولیت‌پذیری، همکاری تیمی، نوآوری و… باشد.
آشنایی با روش های نوین استخدام می‌تواند به شما کمک کند تا روند استخدام را بهتر طی کنید.
4_ بهترین روش‌های جذب نیرو را انتخاب کنید
به‌کار بردن بهترین روش‌های جذب نیرو بسیار مهم است زیرا:
- هزینه‌های استخدام را کاهش می‌دهد.
- سرعت استخدام را افزایش می‌دهد.
- شانس استخدام یک دستیار شخصی حرفه‌ای را بالا می‌برد.
بهترین روش‌های جذب دستیار شخصی عبارتند از:
- سایت‌های کاریابی: یکی از روش‌های جذب بهترین دستیار، انتشار آگهی شغلی در سایت‌های کاریابی است مثل ایران‌تلنت، جابینجا، ای استخدام و…
- در ارتباط بودن با افراد حرفه‌ای: می‌توانید با شرکت کردن در رویدادهای مختلف، با افراد ماهر در حوزه‌های گوناگون آشنا شوید و ارتباط‌تان را با آن‌ها حفظ کنید تا در چنین موقعیت‌هایی به آن‌ها پیشنهاد شغلی دهید. همچنین می‌توانید از کارمندان فعلی شرکت، همکاران یا دوستان بخواهید تا اگر دستیار حرفه‌ای می‌شناسند به شما معرفی کنند.
- کمک گرفتن از آژانس‌های استخدامی: کمک گرفتن از شرکت‌های استخدامی یکی از سریع‌ترین و مطمئن‌ترین روش‌های استخدام کارمند جدید در هر زمینه‌ای است.
- گروه‌ها و شبکه‌های آنلاین: همچنین می‌توانید در گروه‌های تلگرامی، کانال‌های مختلف، انجمن‌های آنلاین و… که مخصوص دستیاران شخصی است عضو شوید و آگهی شغلی‌تان را در آن‌جا منتشر کنید.
5_ رزومه‌ها را بررسی کنید
در این مرحله باید رزومه‌ها را بررسی و رتبه‌بندی کرده و بر اساس اولویت‌هایتان، بهترین آن‌ها را انتخاب و افراد نامناسب را حذف کنید زیرا گام بعدی یعنی مصاحبه بسیار زمان‌بر است و فقط باید افراد واجد شرایط به این مرحله برسند.
مراحل بررسی رزومه به شرح زیر است:
- حذف متقاضیانی که مهارت‌ها و توانایی‌های لازم را ندارند.
- انتخاب متقاضیانی که تجربه مرتبط، مهارت و ویژگی‌های مورد نظر را دارند.
- انجام مصاحبه برای ارزیابی بیشتر شخصیت و مهارت‌ها
6_ با افراد منتخب مصاحبه کنید
پس از انتخاب بهترین رزومه‌ها باید برای شناخت بیشتر افراد با آن‌ها مصاحبه کنید. می‌توانید سوالات مصاحبه را بر اساس اولویت‌های خودتان طراحی کنید. مثلا اگر اولویت‌تان این است که دستیار اجرایی به‌طور مستقلانه توانایی حل مسئله داشته باشد، از او بپرسید “آیا در مشاغل قبلی تا به حال برایتان پیش آمده که مشکلی را به‌تنهایی حل کنید؟”
برخی از مهم‌ترین سوال‌هایی که می‌توانید در جلسه مصاحبه از یک دستیار شخصی بپرسید عبارتند از:
- موقعیتی که چند کار باید به‌طور همزمان انجام شوند را چگونه مدیریت می‌کنی؟
- آیا تا به‌حال مشکلی را پیش‌بینی و حل کرده‌ای؟
- با تغییرات غیرقابل پیش‌بینی چطور کنار می‌آیی؟
پاسخ‌های متقاضیان به هر یک از این سوال‌ها و سوال‌های دیگر، می‌تواند تاحدودی عملکرد و رفتار واقعی آن‌ها در موقعیت‌های مهم را برای شما آشکار سازد. همچنین می‌توانید بفهمید که آیا این فرد با سبک کاری و فرهنگ سازمانی شما همسو است یا نه.
فراموش نکنید که علاوه‌بر ارزیابی مهارت‌های سخت، مهارت‌های نرم متقاضیان را نیز بررسی کنید؛ چرا که این مهارت‌ها تا حد زیادی در عملکرد مثبت افراد دخیل هستند.
7_ اجرای مراحل آشناسازی دستیار با محیط کار
پس از استخدام نهایی، باید دستیار شخصی را با شرکت، قوانین، همکاران و… آشنا کنید که به این فرایند، آنبوردینگ (onboarding) یا آشناسازی کارمندان جدید با سازمان می‌گویند. این کار بسیار اهمیت دارد زیرا باعث می‌شود:
- فرد با کل شرکت آشنا شود.
- هرگونه ابهام و نگرانی فرد درباره شغل جدید و شرکت برطرف شود.
- آموزش‌های مورد نیاز را دریافت کند مثلا نحوه کار با یک نرم‌افزار خاص
- و در نهایت، استقبال خوب از کارمندان جدید بر تجربه شغلی مثبت و موفقیت آن‌ها بسیار تاثیر می‌گذارد.
مراحل اجرای فرایند آنبوردینگ به شرح زیر است:
- فراهم کردن ابزارهای ضروری کار کردن برای دستیار مانند دسترسی ورود به سیستم.
- آشنایی با کارمندان و مشاهده کار کردن آن‌ها برای یادگیری بیشتر
- تنظیم جلسات منظم در چند هفته اول برای ارزیابی عملکرد و پیشرفت او
هرچه فرایند آنبوردینگ بهتر اجرا شود، دستیار شخصی زودتر به عضوی از تیم شما تبدیل خواهد شد.
8_ با دستیار یک رابطه حرفه‌ای مثبت ایجاد کنید
یک مدیر باید دستورالعمل‌ها را به‌طور واضح و شفاف به دستیار توضیح دهد و همچنین انتظارات و سایر نکات مهم را به او بگوید تا رابطه کاری قوی میان آن‌ها شکل گیرد. رابطه حرفه‌ای مثبت میان مدیر و دستیار، پایه و اساس موفقیت سازمان است.
ایجاد یک رابطه حرفه‌ای مثبت می‌تواند به شکل زیر باشد:
- تنظیم جلسات هفتگی منظم برای بررسی کارهای هفته گذشته و برنامه‌ریزی برای هفته آینده
- بازخورد دادن به یکدیگر
- تعیین اهداف
به‌طور کلی، این ارتباطات حرفه‌ای و مداوم باعث می‌شود که مدیر و دستیار با هم هماهنگ‌تر باشند و کارها به‌خوبی پیش برود.
9_ فرصت‌های رشد و پیشرفت شغلی را برای دستیار فراهم کنید
اگر می‌خواهید دستیارتان رضایت شغلی و انگیزه داشته باشد، فرصت‌های رشد و پیشرفت شغلی را در اختیارش قرار دهید. بنابراین دستیار را تشویق کنید مهارت‌هایش را توسعه دهد و پرژوه‌های جدیدی قبول کند تا بتواند روزی ارتقا شغلی بگیرد.
ارائه فرصت‌های رشد شغلی نه تنها انگیزه و رضایت شغلی دستیاران را بالا می‌برد، بلکه به او نشان می‌دهد که سازمان قدر تلاش‌های کارمندانش را می‌داند و برای آن‌ها ارزش قائل است.
10_ مشکلات و چالش‌های او را حل کنید
هیچ رابطه کاری یا هیچ شغلی بدون چالش نیست؛ بنابراین ممکن است چند ماه پس از شروع کار، دستیاران هم مانند سایر کارمندان با مشکلات و چالش‌های مختلفی مواجه شوند.
برای حل مشکلات آن‌ها می‌توانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:
- اگر کارها با یکدیگر تداخل پیدا کردند و دستیار نتوانست آن‌ها را مدیریت کند، جلسات روزانه داشته باشید و با کمک یکدیگر کارها را اولویت‌بندی کنید.
- اگر دستیار در مهارت خاصی ضعیف عمل می‌کند یا توانایی لازم را ندارد، برنامه‌های آموزشی برایش فراهم کنید.
- اگر مسئولیت‌ها و وظایف دستیار به واسطه شرایط تغییر کرد، حتما این موضوع را به‌طور واضح برایش توضیح دهید.
کلام آخر
یک دستیار خوب فقط به این معنی نیست که مهارت‌های ضروری را داشته باشد، بلکه او باید فردی باشد که نیازهای مدیر را درک کند، با سبک کار سازمان هماهنگ باشد و بتواند موقعیت‌های غیرقابل پیش‌بینی در شرکت را به‌خوبی مدیریت کنید. اگر به‌دنبال چنین فردی هستید، باید فرایند استخدام را با دقت و حساسیت بیشتری پیش ببرید؛ هدف ما از نوشتن مقاله راهنمای استخدام برای دستیار شخصی، همین بود.
منابع:
