کارمندان به دلایل مختلفی ممکن است از شرکت استعفا دهند، از دلایل شخصی گرفته تا فرهنگ سازمانی که بخش منابع انسانی باید این دلایل را بررسی کند تا بتواند با حل آن‌ها، استعفای کارمندان را به حداقل برساند؛ این اولین قدم برای بهبود نگهداشت نیروی انسانی در سازمان است.
در این مطلب از کار از ما ابتدا مفهوم نگهداشت نیروی انسانی را تعریف می‌کنیم، سپس به بررسی اهمیت و راهکارهایی برای بهبود آن می‌پردازیم و در نهایت، دلایل استعفای کارمندان را مورد بحث قرار می‌دهیم.
تعریف نگهداشت نیروی انسانی
استعفای کارمندان یکی از مسائل مهم اکثر سازمان‌های جهان است. بر اساس تحقیقات انجام‌شده، در سال ۲۰۲۲ حدود ۵۱٪ از کارمند آمریکایی از کارشان استعفا دادند؛ این عدد تقریبا معادل یک سوم نیروی کار ایالات متحده آمریکا است. (منبع) بنابراین حفظ کارمندان یکی از فرایندهای مهمی است که همه سازمان‌ها برای آن تلاش می‌کنند و به‌دنبال راهکارهایی برای بهبود آن هستند.
حفظ کارمندان یا نگهداشت نیروی انسانی زمانی است که کارمندان برای مدت طولانی در یک شرکت کار می‌کنند. هرچه نرخ حفظ کارمندان یک سازمان بالاتر باشد، آن سازمان عملکرد بهتری دارد و موفق‌تر است. به نوعی، نگهداشت نیروی انسانی می‌تواند یکی از توانایی‌های سازمان‌ها باشد زیرا اگر کسب‌وکارها مسائل داخلی خود را حل کنند، یعنی فرهنگ سازمانی قوی داشته باشند، محیط کار مثبتی ایجاد کنند، به‌اندازه کافی به کارمندان حقوق و پاداش دهند و…، کارمندان به تغییر شغل و استعفا فکر نمی‌کنند.
در ادامه بررسی می‌کنیم که چرا نگهداشت نیروی انسانی برای سازمان‌ها مهم است و چگونه می‌توان آن را بهبود داد.
اهمیت نگهداشت نیروی انسانی
نگهداشت نیروی انسانی مزایای زیادی برای شرکت‌ها دارد که نمی‌توان آن‌ها را نادیده گرفت. از جمله:
1_ ثبات سازمانی
استعفای کارمندان باعث ایجاد تغییرات زیادی در سازمان می‌شود و به همین دلیل می‌تواند عملکرد شرکت را مختل کند. از این رو، نگهداشت نیروی انسانی، عملکرد، بهره‌وری و ثبات سازمان را بالا می‌برد.
2_ کاهش هزینه‌ها
فرایند جذب و استخدام کارمندان بسیار پرهزینه و زمان‌بر است؛ از جمله هزینه‌های تبلیغات، زمان و هزینه مصاحبه، هزینه آموزش به نیروهای جدید و… به همین دلیل، نگهداشت نیروی انسانی تا حد زیادی هزینه‌های شرکت را کاهش می‌دهد.
3_ پرورش فرهنگ سازمانی مثبت
فرهنگ سازمانی مثبت یکی از ویژگی‌های بسیار مهم سازمان‌ها است. معمولا هرچه کارمندان قدیمی‌تر باشند، بیشتر اهداف و ارزش‌های شرکت را می‌شناسند و با پیروی از آن‌ها هم می‌توانند فرهنگ سازمانی مثبتی پرورش دهند و هم می‌توانند الگویی برای کارمندان جدید باشند. بنابراین با تمرکز بر نگهداشت نیروی انسانی، می‌توانید فرهنگ سازمانی مثبتی در شرکت ایجاد کنید.
4_ حفظ دانش سازمانی
کارمندان قدیمی‌تر پروژه‌ها و فرایندهای پیچیده سازمان را بهتر می‌شناسند و به همین دلیل عملکرد بهتری هم دارند. معمولا وقتی این کارمندان از شرکت استعفا می‌دهند، مدت زمان زیادی طول می‌کشد تا کارمندان جدیدتر با دانش تخصصی سازمان آشنا شوند و به همین خاطر، عملکرد و بهره‌وری کلی سازمان کاهش می‌یابد.
راهکارهایی برای بهبود نگهداشت نیروی انسانی
فرقی نمی‌کند یک کسب‌وکار کوچک دارید یا یک سازمان جهانی، آگاهی از راهکارهای افزایش نگهداشت نیروی انسانی به شما کمک می‌کند تا بهترین کارمندان‌تان را برای مدت طولانی‌تری در شرکت نگه دارید. در این قسمت، ۱۶ تا از بهترین راهکارها را بررسی می‌کنیم:
1_ اجرای موثر فرایند آشناسازی کارمندان با محیط جدید
نگهداشت نیروی انسانی باید از همان روز اول ورود کارمندان به شرکت اتفاق افتد و یکی از این کارها، اجرای درست فرایند آشناسازی کارمندان با محیط جدید (فرایند آنبوردینگ) است. این کار تجربه شغلی کارمندان را بهبود می‌بخشد.
در این فرایند، آموزش‌های ساختاریافته‌ای به کارکنان می‌دهند، آن‌ها را با قوانین شرکت، فرهنگ سازمانی، همکاران و وظایف شغلی‌شان آشنا می‌کنند و در نهایت، چالش‌ها و نگرانی‌های کارمندان بررسی و به آن‌ها رسیدگی می‌شود.
2_ اجرای برنامه‌های مشاوره و راهنمایی
با اجرای برنامه‌های مشاوره و راهنمایی، به کارمندان این امکان داده می‌شود تا از تجربه و راهنمایی‌های کارمندان با سابقه‌تر کمک بگیرند. این برنامه باعث می‌شود کارمندان احساس کنند به سازمان تعلق دارند و از آن‌ها حمایت می‌شود؛ در نتیجه، نرخ خروج کارکنان کاهش می‌یابد.
سعی کنید این برنامه را به‌صورت منظم طراحی کنید؛ مثلا متخصصان و کارمندان را بر اساس موقعیت شغلی، سابقه شغلی یا اهداف مشترک‌شان با یکدیگر جفت کنید.
3_ پرداخت حقوق کافی
یکی دیگر از الگوهای نگهداشت منابع انسانی، پرداخت حقوق کافی به کارمندان است. کارفرماها باید به‌طور منظم نسبت حجم کار کارمندان را با میزان حقوق‌شان ارزیابی کنند، مطمئن شوند که حقوق آن‌ها با استانداردهای موجود همخوانی دارد و حتی میزان دستمزد آن‌ها را با شرکت‌های رقیب مقایسه کنند. این کارها باعث می‌شود کارمندان ببینند که تلاش‌هایشان دیده می‌شود و در نتیجه انگیزه‌شان برای کار کردن بیشتر می‌شود و عملکردشان بهبود می‌یابد.
4_ اجرای برنامه‌هایی برای افزایش رفاه کارمندان
رفاه کارمندان شامل سلامت جسمانی، سلامت روانی و امنیت مالی آن‌ها است. زمانی که کارمندان سلامت جسمانی و روانی داشته باشند، عملکرد شغلی بهتری هم دارند و در نتیجه امنیت مالی‌شان تامین می‌شود.
برای اجرای این برنامه‌ها، می‌توانید راهکارهای زیر را به کار ببرید:
- افزایش سلامت جسمانی: ارائه کارت عضویت در باشگاه‌های ورزشی، ارائه کارت‌های تخفیف برای خرید غذاهای سالم، بلیت ورزش‌های مختلف مانند شنا، والیبال و…
- افزایش سلامت روانی: ارجاع کارمندان به روانشناس و پرداخت هزینه درمان آن‌ها یا ارائه برنامه‌هایی برای مدیریت استرس کارمندان یا سایر چالش‌هایی که دارند.
- افزایش عملکرد شغلی و رفاه مالی: ارائه برنامه کاری منعطف، مرخصی با حقوق و… برای رفع خستگی کارمندان و افزایش عملکرد شغلی‌شان.
5_ ارائه پاداش و مزایا
اگر به دنبال نگهداشت نیروی انسانی سازمان‌تان هستید، باید علاوه‌بر پرداخت حقوق منصفانه، پاداش‌ها و مزایایی به آن‌ها بدهید تا رضایت شغلی‌شان بالا رود. مثلا اگر به‌عنوان یک کارفرما احساس کردید کارمندتان در یک پروژه عملکرد خوبی داشت، پاداش مالی مثل کارت هدیه یا پاداش غیرمالی مثل مرخصی اضافی به او بدهید.
همچنین ارائه مزایای مناسب به کارمندان باعث می‌شود احساس امنیت کنند؛ مزایایی مثل بیمه‌های درمانی، هزینه تحصیلی، وام مسکن، حقوق بازنشستگی، مرخصی‌های با حقوق مانند مرخصی زایمان و… (انگیزش کارکنان)
6_ برقراری ارتباط موثر با کارمندان
برقراری ارتباط موثر با کارمندان، اولین قدم برای ایجاد یک محیط کار سالم است که در آن، اعتماد، شفافیت و احساس تعلق وجود دارد.
به کارمندان اجازه دهید تا بدون ترس و نگرانی در مورد مشکلات‌شان صحبت کنند، نظرات‌شان را بگویند، ایده‌هایشان را مطرح کنند و اگر انتقاد یا پیشنهادی دارند آزادانه بیان کنند. این کار باعث می‌شود آن‌ها احساس شنیده شدن و ارزشمندی کنند.
7_ ارائه بازخوردهای سازنده به عملکرد آن‌ها
عدم نظارت بر عملکرد کارمندان، آن‌ها را بی‌انگیزه می‌کند و باعث استعفای آن‌ها می‌شود. به همین دلیل باید به‌طور منظم عملکردشان را ارزیابی کنید و به آن‌ها بازخوردهای سازنده بدهید؛ این کار باعث می‌شود نقاط قوت و ضعف‌شان را بشناسند و روی تقویت و بهبود آن‌ها کار کنند. همچنین باید عملکرد خوب کارمندان را به رسمیت بشناسید و از آن‌ها قدردانی کنید تا برای کار کردن و ماندن در شرکت انگیزه بگیرند.
8_ ارائه برنامه‌های کاری منعطف
ارائه برنامه‌های کاری منعطف، شرکت شما را برای متقاضیان با نیازها، شرایط و ترجیحات مختلف جذاب می‌کند. برخی از برنامه‌های کاری منعطف عبارتند از:
- دورکاری
- کار پار وقت
- ساعت کاری شناور
- برنامه‌ریزی فصلی مثلا برخی از سازمان‌ها فصول اوج کار دارند؛ در این فصول کارمندان به شدت کار می‌کنند و در سایر فصول اجازه دارند مرخصی‌های طولانی مدت داشته باشند.
9_ ارائه برنامه‌های آموزشی و توسعه شغلی
بیشتر کارمندان به‌دنبال فرصت‌های رشد و پیشرفت شغلی هستند. از این رو، سازمان‌ها باید برنامه‌های آموزشی مختلف را برای کارمندان فراهم کنند تا مهارت‌هایشان را ارتقا دهند و بتوانند در شغل‌شان رشد و پیشرفت کنند. بر اساس تحقیقات انجام‌شده، ارائه برنامه‌های آموزشی می‌تواند تا ۸۶٪ استعفای کارمندان را کاهش دهد. (منبع)
این برنامه‌ها می‌توانند شامل دوره‌های آنلاین، کلاس‌های حضوری، ارائه کارت تخفیف برای این‌که هر کارمند به‌طور فردی در برنامه‌ها شرکت کند و… باشد.
10_ ارائه برنامه کاری منعطف
بر اساس یک نظرسنجی، بسیاری از کارمندان گفتند که دورکاری باعث افزایش انگیزه و تعادل میان کار و زندگی شخصی آن‌ها می‌شود. (truein) اگرچه برخی از مشاغل نمی‌توانند به کارمندان‌شان اجازه دهند تا به‌صورت دورکاری کار کنند اما می‌توانند گزینه‌های دیگری در اختیارشان قرار دهند؛ به‌عنوان مثال:
- ساعت کاری شناور: چند گزینه مختلف ساعت کاری به کارمندان پیشنهاد دهید و اجازه دهید هر کدام که برایشان بهتر است را انتخاب کنند مثلا ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر، ۱۰ صبح تا ۶ بعدازظهر، ۸ صبح تا ۴ بعدازظهر و… (ساعت کاری منعطف یا شناور چیست؟)
- تقسیم وظایف شغلی میان چند کارمند
- شیفت کاری: مثلا یکی از کارمندان صبح تا بعدازظهر و یکی دیگر بعدازظهر تا شب کار کند.
- کار پاره وقت
برنامه کاری منعطف به کارمندان کمک می‌کند تا بدون کم شدن حقوق‌شان یا مرخصی گرفتن، به کارهای شخصی و خانوادگی خود رسیدگی کنند و کارشان را هم بدون هیچ مشکل و استرسی انجام دهند.
11_ کاهش فرسودگی شغلی کارمندان
یکی دیگر از عوامل موثر بر نگهداشت نیروی انسانی، جلوگیری از فرسودگی شغلی کارمندان است. اگر حجم کار کارمندان زیاد باشد، به‌طور مداوم و بدون هیچ تغییر و تنوعی هر روز کارهای تکراری انجام دهند و…، به مرور زمان دچار فرسودگی می‌شوند و شرکت را ترک می‌کنند.
بنابراین ضروری است که بر حجم کار کارمندان نظارت کنید، استرس و فشار کاری آن‌ها را در نظر بگیرید و در صورت نیاز برای کاهش فرسودگی شغلی‌شان، خدمات روانشناسی به آن‌ها ارائه دهید مانند صحبت کردن با یک روانشناس.
12_ افزایش خلاقیت کارمندان
یکی دیگر از الگوهای نگهداشت منابع انسانی، افزایش خلاقیت کارمندان است. هیچ کارمندی دوست ندارد هر روز در یک محیط کار یکنواخت کارهای تکراری انجام دهد.
سازمان‌ها می‌توانند با ایجاد یک محیط امن، از ایده‌های نوآورانه کارمندان استقبال کنند و حتی به بهترین ایده‌ها پاداش دهند. همچنین می‌توانند کارمندان را به مشارکت و همکاری با یکدیگر تشویق کنند زیرا مشارکت، خلاقیت کارمندان را بالا می‌برد.
محیط کار خلاق باعث افزایش انگیزه و رضایت شغلی کارمندان می‌شود و کارکنان خلاق و نوآور می‌توانند مسائل و چالش‌ها را به‌سرعت حل کنند.
13_ به کارمندان احترام بگذارید
ایجاد محیط کاری مثبت، یکی از کارهای مهم برای حفظ کارمندان است. سازمان‌ها باید بدون در نظر گرفتن شرایط و موقعیت کارمندان، برای همه آن‌ها احترام قائل باشند و به آن‌ها نشان دهند که وجودشان در شرکت ارزشمند و کمک‌کننده است.
14_ نشان دادن تاثیر کار کارمندان به خودشان
یکی دیگر از عوامل موثر بر نگهداشت نیروی انسانی این است که تاثیر مثبت تلاش‌های کارمندان را به آن‌ها نشان دهید. مثلا رضایت و بازخورد مثبت مشتری را به او نشان دهید تا بداند حضورش و تلاش‌هایش در شرکت ارزشمند است. همچنین می‌توان با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد، تاثیر مشارکت‌های فردی را بر نتایج کلی بررسی کرد. این کارها باعث می‌شود کارمندان کمتر به ترک سازمان فکر کنند.
15_ تقویت مشارکت کارمندان
کارمندانی که در شرکت مشارکت ندارند، به احتمال زیاد استعفا می‌دهند. به همین دلیل سازمان‌ها باید با روش‌های مختلفی، کارمندان را به همکاری و مشارکت تشویق کنند مثلا بر اساس توانمندی هر کس مسئولیتی به او بدهند، نظرات او را بپرسند و…، این کارها باعث می‌شود آن‌ها انگیزه بگیرند و احساس تعلق کنند.
16_ انجام مصاحبه خروج
در نهایت، آخرین کاری که می‌توانید برای افزایش نگهداشت نیروی انسانی سازمان‌تان انجام دهید، گرفتن مصاحبه خروج از کارمندانی است که قصد دارند استعفا دهند. در این مصاحبه باید دلیل استعفای کارمندان بررسی شود.
مصاحبه خروج اطلاعات ارزشمندی به شرکت‌ها می‌دهد؛ مدیران با پرسیدن علت استعفای کارمندان، می‌توانند نقاط ضعف و مشکلات سازمان را پیدا کنند و با بهبود آن‌ها، به افزایش حفظ کارمندان فعلی و آینده کمک کنند.
دلایل استعفای کارمندان از شرکت
اگر یک کسب‌وکار بخواهد حفظ و نگهداری کارمندانش را بهبود بخشد، ابتدا باید بداند که چرا آن‌ها از شرکت استعفا می‌دهند. اگرچه هر کس به دلایل شخصی ممکن است شرکت را ترک کند، اما موضوعات مشترکی هم وجود دارد که کارمندان را به فکر تغییر شغل و استعفا از سازمان می‌اندازد. در این قسمت، این دلایل را بررسی می‌کنیم.
1_ برآورده نشدن انتظارات شغلی کارمندان
یکی از مهم‌ترین دلایل استعفای کارمندان از شرکت، برآورده نشدن انتظارات شغلی آن‌ها است. در این شرایط ممکن است مدیران در طول فرایند استخدام وعده‌هایی به کارمند بدهند و به آن‌ها عمل نکنند یا کلا انتظارات کارمند از موقعیت شغلی با آن‌چه در واقعیت است متفاوت باشد. این دلیل به مرور زمان باعث فرسودگی و خستگی کارمند و در نهایت ترک او می‌شود.
مثلا فرض کنید در فرایند استخدام به یک مدیر بازاریابی گفته می‌شود که وظیفه او مدیریت کمپین‌های بزرگ تبلیغاتی و مدیریت کارشناسان بازاریابی است اما این کارمند پس از شروع کار متوجه می‌شود که باید کارهای فروش و جذب مشتری را انجام دهد. در نتیجه، این فرد از وضعیت موجود دلسرد می‌شود و تصمیم می‌گیرد استعفا دهد.
2_ نبودن فرصت‌های رشد و پیشرفت شغلی
کارمندان معمولا زمانی به استعفا فکر می‌کنند که متوجه شوند در شرکت‌شان، جایی برای رشد و گسترش مهارت‌ها، ارتقای جایگاه شغلی و پیشرفت حرفه‌ای وجود ندارد و تا زمانی که در آن‌جا کار می‌کنند باید یک‌سری کارهای روتین و تکراری انجام دهند. این وضعیت برای افرادی که به‌دنبال خلاقیت و نوآوری، انجام پروژه‌های متنوع و یادگیری مهارت‌های جدید هستند، غیرقابل تحمل است و به همین دلیل سازمان را ترک می‌کنند.
3_ حقوق و مزایای ناکافی
زمانی که حقوق و مزایای کارمندان نسبت به شرکت‌های رقیب کمتر باشد، آن‌ها به این فکر می‌افتند که یک شغل جدید با حقوق و مزایای بهتر پیدا کنند. بنابراین اگر این افراد از جای دیگر پیشنهاد شغلی بهتری بگیرند، به احتمال زیاد آن را قبول می‌کنند.
4_ مدیریت ضعیف سازمان
سبک رهبری و توانایی مدیریت رهبران سازمان می‌تواند تاثیر قابل توجهی بر رضایت شغلی و حفظ کارمندان بگذارد. در سال ۲۰۲۳ یک نظرسنجی به نام “همدلی در کسب‌وکار” انجام شد که در آن، ۸۶٪ از کارمندان ایالات متحده گفتند سبک رهبری همدلانه، انگیزه آن‌ها را برای کار کردن بالا می‌برد. در نهایت این نظرسنجی به این نتیجه رسید که “همدلی” یکی از ویژگی‌های کلیدی رهبران است. (انواع سبک های رهبری)
بنابراین رهبرانی که نتوانند تیم‌شان را به‌خوبی مدیریت کنند و از آن مهم‌تر همدل و حمایت‌کننده نباشند، باعث ترک کارمندان می‌شوند.
5_ حجم کاری زیاد
در این موضوع شکی نیست که حجم کاری زیاد و نبود انعطاف در برنامه‌های کاری باعث فرسودگی شغلی کارمندان و عدم تعادل میان کار و زندگی شخصی آن‌ها می‌شود. بسیاری از افراد به‌دنبال شغلی هستند که ساعات کاری و برنامه‌های شغلی آن انعطاف‌پذیر باشد. مثلا شغلی که ساعات کاری آن کاملا در اختیار کارمند باشد یا به کارمندان امکان دورکاری بدهند.
6_ عدم قدردانی از کارمندان
اکثر کارمندان دوست دارند تلاش‌هایشان به رسمیت شناخته شود و شرکت از آن‌ها قدردانی کند. بنابراین اگر این اتفاق نیفتد، احساس می‌کنند وجود آن‌ها در سازمان ارزشی ندارد، انگیزه‌شان را برای کار کردن از دست می‌دهند و در نتیجه شرکت را ترک می‌کنند.
7_ فرهنگ سازمانی ضعیف
گاهی فرهنگ سازمانی ضعیف، غیراخلاقی یا حتی توهین‌آمیز است مثلا با کارمندان به‌طور ناعادلانه رفتار می‌شود، کارکنان به یکدیگر احترام نمی‌گذارند و… گاهی هم فرهنگ سازمانی با ارزش‌های کارمندان همسو نیست و این صرفا به دلیل تفاوت‌های فرهنگی است مثلا در فرهنگ آلمانی مدیران به‌طور صریح با کارمندان صحبت می‌کنند و در فرهنگ ژاپنی به‌طور مودبانه؛ حال اگر یک ژاپنی در یک شرکت آلمانی کار کند، ممکن است همکاران را بی‌ادب بداند و با فرهنگ سازمانی آن‌ها ناسازگار باشد.
در هر دو وضعیت، کارمند احساس می‌کند به شرکت تعلق ندارد و در نهایت ممکن است استعفا دهد.
8_ نداشتن امنیت شغلی
زمانی که کارمندان امنیت شغلی نداشته باشند مثلا ندانند آینده شرکت به چه صورت است؟ آیا تعدیل می‌شوند یا می‌توانند به کارشان ادامه دهند؟ آیا شغل‌شان در امان است یا نه؟ و… ترجیح می‌دهند یک کار باثبات‌تر و امن‌تر پیدا کنند.
9_ تغییر شرایط کارمندان
خروج کارمندان از شرکت همیشه به دلیل مشکلات شرکت نیست، گاهی اوقات شرایط کارمندان تغییر می‌کند و این تغییر بر بخش‌های مختلف زندگی آن‌ها از جمله شغل‌شان تاثیر می‌گذارد مثلا مجبور می‌شوند محل زندگی‌شان را تغییر دهند، کارشان را عوض کنند، مهاجرت کنند، ادامه تحصیل دهند و…
10_ روابط در محل کار
اگر کارمند با همکاران یا مدیرش رابطه خوبی نداشته باشد، در آن محیط احساس راحتی و امنیت نمی‌کند و به همین دلیل ممکن است به تغییر شغل فکر کند.
کلام آخر
اغلب شرکت‌ها وقتی با استعفای کارمندان مواجه می‌شوند معمولا به مسائل داخلی توجه نمی‌کنند در حالی که رفع مشکلات داخلی شرکت می‌تواند تا حد زیادی از ترک کارمندان جلوگیری کند. بنابراین ایجاد یک محیط کاری مثبت برای افزایش انگیزه، رضایت شغلی و نگهداشت نیروی انسانی در سازمان ضروری است.
منابع:
- netsuite
- truein
- talkspace
