اساس هر کسب و کاری تعیین و دستیابی به اهداف است و به همین دلیل، صاحبان کسب و کار دائم باید از عملکرد کارمندان خود آگاه باشند. ارزیابی عملکرد کارکنان فرایندی است که شرکت‌ها برای ارزیابی عملکرد شغلی کارمندان خود در یک بازه زمانی مشخص، انجام می‌دهند. این فرایند، نقاط ضعف و قوت کارمندان را شناسایی می‌کند و به آن‌ها کمک می‌کند تا بفهمند در چه زمینه‌هایی نیاز به بهبود دارند.
در این مقاله از سایت کار از ما، ابتدا ارزیابی عملکرد کارکنان را تعریف می‌کنیم سپس به ترتیب فرم، مراحل، روش‌ها و شاخص‌های این فرایند را بررسی می‌کنیم.
ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
ارزیابی عملکرد کارکنان یک فرایند منظم است که شرکت‌ها با کمک آن، عملکرد شغلی و مشارکت کارمندان را در یک دوره مشخص بررسی می‌کنند. در این فرایند، عملکرد شغلی کارمندان، نقاط قوت و ضعف، اخلاق کاری، حضور و عدم حضور و میزان تسلط آن‌ها بر نقش‌های شغلی‌شان را بر اساس مجموعه‌ای از معیارهای از پیش تعیین‌شده ارزیابی می‌کنند. ارزیابی عملکرد کارکنان به‌طور معمول سالی یک بار توسط یک سرپرست یا مدیر ارزیابی سنجیده می‌شود.
اگرچه ممکن است این ارزیابی دید کاملی از عملکرد یک کارمند ارائه ندهد، اما می‌تواند در تعیین اهداف به مدیران کمک کند. در واقع، ارزیابی عملکرد کارمندان فرصتی است برای بررسی مستمر عملکرد شغلی و توانایی‌های کارمندان.
اگر شرکت‌ها فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان را به‌طور موفقیت‌آمیزی انجام دهند، می‌توانند بخش‌هایی که کارمندان در آن‌جا عملکرد خوبی دارند را شناسایی و بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارند را تعیین کنند.
- بیشتر بخوانید: سوالات قدرتمند کوچینگ
- بیشتر بخوانید:چشم انداز سازمان
- بیشتر بخوانید: آنبوردینگ چیست
- بیشتر بخوانید: برند کارفرمایی
مراحل ارزیابی عملکرد کارکنان
توصیه می‌کنیم برای انجام یک ارزیابی موثر، طبق مراحل زیر عمل کنید:
1_ شرح شغلی کارمند را بررسی کنید
اولین مرحله برای ارزیابی عملکرد کارکنان این است که یک کپی از شرح شغل هر فرد بگیرید و آن‌ها را به‌طور دقیق بررسی کنید. به‌عنوان مثال، بررسی شرح وظایف هر فرد، زمینه‌ای را برای شما فراهم می‌کند تا وظایف کنونی او را بر اساس آن بررسی کنید.
همان‌طور که شرح شغل کارمندان را می‌خوانید، در نظر بگیرید که اعضای تیم شما تا چه اندازه به وظایف خود عمل می‌کنند و کارهای اصلی را انجام می‌دهند.
در آخر این مرحله، کارهایی که هر فرد به‌خوبی انجام می‌دهد، جاهایی که می‌توانند پیشرفت کنند و بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارند را یادداشت کنید. سپس از این یادداشت‌ها برای تکمیل ارزیابی خود استفاده کنید.
2_ ارزیابی‌های گذشته کارمندان را بررسی کنید
اگر عملکرد کارمندان‌تان را بیشتر از یک بار ارزیابی کرده‌اید، ارزیابی‌های قبلی او را پیدا کنید و هر یک را با دقت بخوانید تا متوجه شوید که در گذشته چه عملکردی داشتند و باید به چه مسائلی رسیدگی می‌کردند و آن‌ها را بهبود می‌دادند؟
به‌طور کلی بررسی کنید که کارمندان‌تان در طول سال‌ها چگونه پیشرفت کرده‌اند و بخش‌هایی که در آن‌ها بهبود یافته‌اند را در نظر بگیرید. همچنین اگر کارمندان مهارت‌های جدیدی کسب کرده‌اند، جلسات آموزشی به پایان رسانده‌اند و گواهینامه‌هایی دریافت کرده‌اند، این جزئیات را در ارزیابی عملکرد آن‌ها لحاظ کنید.
سعی کنید کل سال کاری را به خاطر بسپارید تا یک ارزیابی کامل و دقیق ایجاد کنید که تمام پیشرفت‌ها را شامل می‌شود.
3_ نقاط قوت و ضعف کارمند را با یکدیگر مقایسه کنید
در مرحله بعد، از ارزیابی‌های گذشته و شرح شغل او برای ایجاد لیستی از نقاط قوت و ضعف هر یک از کارمندان استفاده کنید.
برای ایجاد این لیست می‌توانید از تکنیک SWOT یعنی مشخص کردن نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها کمک بگیرید. ابتدا نقاط قوت کارمندان را بنویسید که شامل ویژگی‌های مثبت، دستاوردهای کلیدی و زمینه‌های تخصصی است. سپس نقاط ضعف کارمندان را یادداشت کنید؛ یعنی عواملی که آن‌ها را از دستیابی به اهداف باز می‌دارد. سپس فرصت‌هایی را در نظر بگیرید که عملکرد آن‌ها را بهبود می‌دهد. در نهایت، تهدیدهایی که بر عملکرد آن‌ها تاثیر منفی می‌گذارد را بنویسید. فراموش نکنید که در حین تجزیه و تحلیل SWOT، برای اثبات ادعای خود داده جمع‌آوری کنید.
از آن‌جایی که ارزیابی شما می‌تواند بر توانایی‌های همکاران برای پیشرفت شغلی تاثیر بگذارد، باید مطمئن شوید که ارزیابی‌هایتان تا حد امکان دقیق هستند.
4_ اهداف عملی را بنویسید
ارزیابی عملکرد کارکنان نه تنها فرصت‌های ترفیع را افزایش می‌دهد بلکه به شما کمک می‌کند تا برای سال آینده‌تان برنامه‌ریزی کنید. بنابراین، همان‌طور که ارزیابی کارمندان خود را می‌نویسید، به این فکر کنید که چگونه می‌توانید آن‌ها را برای بهبود عملکرد و پیشرفت شغلی، توانمندتر کنید.
هنگام تعیین اهداف سال آینده، شرح وظایف کارمندان، عملکرد گذشته آن‌ها و برنامه‌های استراتژیک شرکت را در نظر بگیرید. اهداف عملی را طوری بنویسید که به نفع تک تک کارمندان و سازمان باشد.
برای تعیین اهداف می‌توانید از تکنیک SMART کمک بگیرید. یعنی اهداف مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان تعیین کنید تا بهتر بتوانید پیشرفت کنید.
5_ بازخوردهای سازنده ارائه دهید
معمولا کارمندان دارای مهارت‌ها و زمینه‌هایی هستند که باید در آن‌ها پیشرفت کنند؛ بنابراین سعی کنید به آن‌ها بازخوردهای مثبت و سازنده دهید. به‌عنوان مثال هنگام نظر دادن به آن‌ها، به مهارتی اشاره کنید که کارمندان آن مهارت را ندارد، تکنیکی به او توصیه کنید که مهارت او را بهبود می‌دهد.
با ارائه انتقادهای سازنده، در عین حال هم به کارکنان توصیه‌های عملی می‌دهید و هم به‌طور عینی عملکرد او را ارزیابی می‌کنید.
6_ کارمند را وارد جریان ارزیابی‌اش کنید
به کارمندان فرصت دهید تا از نظرات، ارزیابی‌ها و اهداف شما آگاه شوند و خودشان هم بتواند ارزیابی‌شان را بررسی کنند و ابهاماتشان برطرف شود. هرچه بیشتر کارمند را در طول ارزیابی‌اش درگیر کنید، احتمال این‌که اهداف بلندپروازانه‌تری تعیین کنند و به سمت آن اهداف پیشرفت کنند، بیشتر است.
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی چابک
- بیشتر بخوانید: برنامه ریزی منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: مدیریت استراتژیک منابع انسانی
فرم ارزیابی عملکرد کارکنان
مدیران از فرم ارزیابی عملکرد کارکنان برای اندازه‌گیری و مدیریت عملکرد کارمندان استفاده می‌کنند. در یک فرم ارزیابی موارد زیر لحاظ می‌شود:
1_ اطلاعات اولیه کارمند و بازرس
فرم ارزیابی باید دارای اطلاعات اولیه در مورد هر دو طرف درگیر در این فرایند باشد. این اطلاعات شامل موارد زیر است:
- نام کارمند
- اطلاعات هویتی کارمند
- بخشی که کارمند در آن‌جا کار می‌کند.
- نام بازرس
- عنوان شغلی بازرس
2_ تاریخ دوره بررسی (سالانه، ماهانه و…)
در فرم‌های ارزیابی باید دوره بررسی و تاریخی که ارزیابی انجام‌شده است، نوشته شود. این کار برای بررسی پیشرفت کارمندان ضروری است زیرا مدیران برای ارزیابی پیشرفت کارمند باید بدانند آخرین باری که عملکرد او ارزیابی شده، چه زمانی بوده است.
3_ سیستم رتبه‌بندی
بسیار مهم است که مدیران یک سیستم رتبه‌بندی داشته باشند تا کارمندان بفهمند که چرا نمره خاصی را دریافت کرده‌اند. سیستم‌های رتبه‌بندی در ارزیابی عملکرد کارکنان معمولا از ۱ تا ۱۰ یعنی از “ناراضی” تا “عالی” رتبه‌بندی شده‌اند.
4_ امتیاز ارزیابی
اگر مهارت‌ها یا جنبه‌های شغلی خاصی را ارزیابی می‌کنید، آن‌ها را در جدولی فهرست کنید تا بتوانید به‌راحتی آن را رتبه‌بندی کنید و به هر یک از مهارت‌ها، امتیاز دهید.
5_ اهداف
برای این‌که فرم‌های ارزیابی عملکرد موثر واقع شوند، مدیران باید کارمندان را از پیشرفت و اهداف آینده سازمان آگاه کنند. این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا بدانند که برای پیشرفت کردن باید چه استانداردهای عملکردی را رعایت کنند.
6_ بخش نظرات
بخش نظرات می‌تواند فضایی باشد برای تشویق کارمند یا نوشتن چالش‌ها و دستاوردهای فردی او. همچنین شما در این بخش می‌توانید پیشنهادات‌تان برای بهبود عملکرد کارمند را بنویسید.
7_ امضا
برای اطمینان از این‌که هم کارمند و هم بازرس فرایند ارزیابی عملکرد و محتویات فرم ارزیابی را به‌طور کامل درک کردند، امضای هر دو نفر لازم است.
- بیشتر بخوانید: استراتژی منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: تعهد سازمانی
- بیشتر بخوانید: جانشین پروری
روش های ارزیابی عملکرد کارکنان
ارزیابی عملکرد کارکنان به روش‌های مختلفی انجام می‌شود. مدیران و متخصصان منابع انسانی که مسئول این فرایند هستند باید بر اساس وسعت سازمان خود و وظایف کارمندان، بهترین روش را انتخاب و اجرا کند.
1_ بازخورد ۷۲۰ درجه
در این روش، مدیران اطلاعات مورد نظر را نه تنها فقط از درون سازمان بلکه از خارج از سازمان هم دریافت می‌کنند مثلا از طریق مشتریان، سرمایه‌گذاران، تامین‌کنندگان و سایر منابع.
2_ مرکز ارزیابی
در این روش، با استفاده از ابزارهایی که در مرکز ارزیابی شرکت وجود دارد از جمله شبیه‌سازی کامپیوتری، بحث و گفتگو، نقش‌آفرینی و…، مهارت‌های ارتباطی، اعتماد به نفس، هوش هیجانی، هوشیاری ذهنی و توانایی‌های اداری کارمندان را ارزیابی می‌کنند. در واقع این ابزارها تمام مراحل را مشاهده و در انتها، عملکرد کارمندان را ارزیابی می‌کنند.
3_ مقیاس رتبه‌بندی رفتاری (BARS)
در این روش، عملکرد کارمندان در مقایسه با نمونه‌های رفتاری مشخص سنجیده می‌شود. برای کمک به جمع‌آوری داد‌ه‌ها و تحلیل نهایی، هر نمونه دارای رتبه خاصی است.
4_ چک لیست
این روش ساده، یک چک لیست شامل چندین سوال است که صفات گوناگون را می‌سنجد و کارمند باید با بله و خیر به سوالات پاسخ دهد.
5_ حادثه بحرانی
در این روش، مدیر حادثه‌ای را برای کارمند بازگو می‌کند و از او می‌خواهد تا رفتار، احساس و عملکردش را در این موقعیت توصیف کند؛ چه خوب و چه بد. در واقع در این روش، مدیر رفتار بحرانی کارمند را می‌سنجد.
6_ نظرات مشتریان
این روش برای کارمندانی مناسب است که کالا یا خدماتی را به مشتریان ارائه می‌کنند. در این روش، مدیر از مشتریان می‌خواهد تا نظرشان را درباره کارمند خاصی بگویند. در نهایت نظر کلی مشتریان را درباره کسب و کار می‌پرسند.
7_ بررسی میدانی
در این روش، مدیر بخش منابع انسانی از افراد ارشد می‌خواهد تا نظرشان را درباره عملکرد یک کارمند بگویند. سپس بر اساس نظر آن‌ها، عملکرد کارمند را ارزیابی می‌کند.
8_ انتخاب اجباری
این روش شامل یک سری سوال با پاسخ‌های درست یا نادرست است که از کارمندان می‌خواهند تا به هر سوال پاسخ دهند.
9_ ارزیابی عملکرد عمومی
این روش شامل تعامل مستمر بین مدیر و کارمند است که در آن اهدافی تعیین می‌شوند و درباره چگونه رسیدن به اهداف صحبت می‌شود.
10_ حسابداری منابع انسانی
به این روش، روش حسابداری یا روش حسابداری بهای تمام‌شده هم می‌گویند.
در این روش میزان پولی که یک کارمند برای شرکت به ارمغان می‌آورد و هزینه‌هایی که شرکت صرف کارمند می‌کند را بررسی می‌کنند.
11_ مدیریت بر اساس هدف (MBO)
این روش فرایندی است که کارمند و مدیر به‌عنوان یک تیم، اهدافی را شناسایی می‌کنند که قرار است کارمند روی آن‌ها کار کند. پس از تعیین اهداف، هر دو طرف در مورد پیشرفت کارمند برای رسیدن به اهداف صحبت می‌کنند. سرانجام این فرآیند با ارزیابی مدیر به پایان می‌رسد که آیا کارمند به هدف دست یافته است یا نه.
12_ تست‌های عملکرد و مشاهدات
این روش یک آزمون شفاهی است که در آن، مهارت‌ها و دانش کارمندان در زمینه‌های مربوطه سنجیده می‌شود. گاهی اوقات آزمایش‌گر با این هدف که مهارت‌های حل مسئله کارمند را بسنجد، از عمد برای او چالش ایجاد می‌کند.
13_ بررسی ارزیابی پروژه
در این روش در پایان هر پروژه، عملکرد اعضای تیم ارزیابی می‌شود.
14_ مقیاس‌های رتبه‌بندی
این مقیاس، ویژگی‌هایی مانند قابلیت اطمینان، ابتکار، نگرش و… را از عالی تا ضعیف اندازه‌گیری می‌کنند. سپس از نتایح آن‌ها برای محاسبه عملکرد کلی کارکنان استفاده می‌شود.
شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان
شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان به شما امکان می‌دهند تا کارایی و بهره‌وری کارمندان را ارزیابی کنید. در این قسمت، برخی از این معیارها را بررسی می‌کنیم.
1_ بهره‌وری
یکی از شاخص‌های مهم ارزیابی عملکرد کارکنان، میزان بهره‌وری کارمند است که در افزایش موفقیت یک کسب و کار تاثیر مستقیم دارد. همچنین، داشتن بهره‌وری نه تنها کارها را به موقع تکمیل می‌کند، بلکه خروجی را نیز به حداکثر می‌رساند و بازدهی کسب و کارها را افزایش می‌دهد.
2_ دستیابی به هدف
این‌که یک کارمند تا چه حد اهداف خود را تکمیل می‌کند، نشان‌دهنده توانایی او برای تبدیل ایده‌ها به واقعیت است. دستیابی به اهداف یعنی تکمیل کارها در موعد مقرر، ارائه راه‌حل‌های خلاقانه و…
دستیابی به اهداف همچنین مسئولیت‌پذیری و استقلال را ترویج می‌دهد و کسب و کار را بهبود می‌بخشد.
3_ مدیریت زمان
کارمندانی که مدیریت زمان دارند، یک فرایند را موثرتر پیش می‌برند، مشکلات را سریع‌تر حل می‌کنند و این مهارت حتی ممکن است بر بهبود تجربه مشتریان تاثیر مثبتی داشته باشد.
به‌طور کلی، این افراد برنامه‌ریزی دقیقی دارند، متمرکزتر هستند و بین وظایف مهم و ضروری تعادل ایجاد می‌کنند.
4_ همکاری تیمی
همکاری تیمی باعث افزایش درآمد شرکت و رضایت مشتریان می‌شود. اما چرا کار تیمی برای ارزیابی عملکرد کارکنان ضروری است؟ زیرا تیمی که در کنار یکدیگر کار می‌کنند باعث رشد و توسعه سازمان می‌شوند و ایده‌های جدیدتری ارائه می‌دهند. به‌طور کلی، در دنیایی که ارتباط و خلاقیت دو عامل اصلی رشد هستند، کار تیمی بسیار مهم است.
سازمان‌ها همکاری تیمی را این‌طور ارزیابی می‌کنند؛ کارمندانی که کار تیمی را تشویق می‌کنند و به ایجاد یک محیط کاری مثبت و سازنده کمک می‌کنند.
5_ سازگاری و نوآوری
سازمان‌ها می‌توانند با ارزیابی سازگاری و نوآوری، افراد را شناسایی کنند و به‌طور مستمر به بهبود کمک کنند. در دنیایی که به سرعت در حال پیشرفت است، نوآوری و سازگاری ابرقدرت‌هایی هستند که کارمندان و کسب و کارها را به جلو می‌برند.
برای بررسی میزان سازگاری و نوآوری کارمندان فقط کافی‌ست طرز فکر آن‌ها و رویکردشان در حل مسائل را ارزیابی کنند.
6_ میزان مشارکت کارمندان
مشارکت کارمندان باعث می‌شود خلاق‌تر شوند، با دیگران بهتر کار کنند، خدمات را به خوبی به مشتریان ارائه دهند و به‌طور کلی به سفیران شرکت تبدیل شوند که بر همکاران تاثیر مثبت می‌گذارند و فرهنگ کاری مثبتی را پرورش می‌دهند.
با ارزیابی میزان مشارکت کارمندان، سازمان‌ها می‌توانند بخش‌هایی را شناسایی کنند که کارمندان در آن بخش‌ها به کمک بیشتری برای پیشرفت حرفه‌ای نیاز دارند. در واقع سازمان محیطی را فراهم می‌کند تا کارمندان در آن‌ها توانمندتر شود.
7_ میزان غیبت کارمندان
این شاخص نشان می‌دهد که افراد چقدر به شغل‌شان تعهد دارند. در واقع میزان حضور و غیاب کارمندان همچنین به ایجاد یک محل کار سازنده کمک می‌کند؛ جایی‌که کارمندان در آن می‌توانند به یکدیگر تکیه کنند.
سازمان‌ها با تجزیه و تحلیل میزان غیبت می‌توانند درباره قابلیت اطمینان و مشارکت کارمندان خود اطلاعات زیادی کسب کنند. نرخ بالای غیبت می‌تواند بر روحیه همه کارمندان تاثیر بگذارد، مانع از بهره‌وری شود و جریان کار را مختل کند. نرخ پایین غیبت نه تنها کارآمد بودن کارمندان را تضمین می‌کند بلکه حرفه‌ای و مسئولیت‌پذیر بودن آن‌ها را نیز نشان می‌دهد. یعنی نشان‌دهنده این است که کارمند به کارش تعهد دارد و به وظایف کاری‌اش عمل می‌کند.
شناسایی این شاخص به رشد در زمینه‌های زیر کمک می‌کند:
- ایجاد تعادل میان کار و زندگی و حل مسائل هر بخش
- افزایش مشارکت کارمندان
- کمک به کارمند برای مقابله با چالش‌های شخصی‌اش
- در نهایت، ایجاد و حفظ یک محیط کاری سازنده
کلام آخر
حقیقت این است که در یک سازمان نمی‌توان عملکرد کارمندان را نادیده گرفت زیرا ارزیابی عملکرد کارکنان این فرصت را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بخش‌هایی که افراد نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنید و با بهبود آن‌ها، عملکرد فرد به حداکثر برسد و موفقیت سازمانی اتفاق افتد.
منابع:
