مانند هر فرایند دیگری، ایجاد پایه‌های محکم در یک سازمان، موفقیت آن را تضمین می‌کند. نیاز سنجی آموزشی یک فرایند ارزیابی است که نیاز واقعی سازمان را شناسایی می‌کند و به تعیین این موضوع می‌پردازد که کارمندان برای انجام بهتر کارها به چه آموزشی نیاز دارند و چگونه باید آن آموزش‌ها را دریافت کنند؟
در این مقاله از سایت کار از ما درباره این‌که نیاز سنجی آموزشی چیست؟ چه ضرورتی دارد؟ سطوح آن کدام‌اند؟ و روش‌های انجام آن، صحبت می‌کنیم.
نیاز سنجی آموزشی چیست؟
یادگیری و توسعه، بخش حیاتی استراتژی سازمان است. سازمان‌ها دائم در تلاش هستند تا سازگارتر شوند، میزان رقابت‌پذیری‌شان را افزایش دهند و بیش از پیش رشد کنند. یکی از روش‌های دستیابی به این اهداف، فرایند ارزیابی نیاز سنجی آموزشی است. این رویکرد سیستماتیک با شناسایی چالش‌های مهارتی کارمندان و الزامات آموزشی، پایه و اساس یادگیری هدفمند، کارآمد و تاثیرگذار را ایجاد می‌کند.
نیاز سنجی آموزشی یا (Training Needs Assessment) TNA، یک فرایند ارزیابی است که سازمان‌ها با استفاده از آن، دانش، توانایی‌ها و مهارت‌های فعلی کارمندان را بررسی می‌کنند و آن‌ها را با اهداف مورد انتظار مقایسه می‌کنند تا مشکلات موجود در عملکرد شغلی کارکنان شناسایی و برای رفع آن، آموزش‌هایی فراهم شود. این ارزیابی شامل شناسایی بخش‌هایی است که کارمندان در آن‌ها دانش، مهارت یا شایستگی‌های لازم برای عملکرد بهینه را ندارند.
در این فرایند، سه حوزه اصلی بررسی می‌شود:
- مهارت‌های تخصصی کارمندان
- میزان استفاده کارمندان از مهارت‌های تخصصی
- اهمیت سطح مهارت‌های کارمندان در عملکرد شغلی آن‌ها
سازمان‌ها پس از ارزیابی نیاز سنجی آموزشی، لیستی از افرادی که به نوع خاصی از آموزش نیاز دارند را تهیه می‌کنند. به‌عنوان مثال ممکن است شرکت شما پس از انجام فرایند نیازسنجی آموزشی متوجه شود که بخش فناوری اطلاعات کاستی‌هایی دارد و طبق استانداردهای شرکت عمل نمی‌کند و از این رو، نیاز به گذراندن دوره‌هایی دارد که دانش افراد آن بخش را در مورد آخرین نوآوری‌های تکنولوژیکی افزایش می‌دهد. یا شاید متوجه شود که کارآموزان بخش فناوری اطلاعات شرکت برای افزایش بهره‌وری خود نیاز به آموزش‌های بیشتر یا مشاوره دارند.
نیاز سنجی آموزشی چه موضوعاتی را ارزیابی می کند؟
به زبان ساده، هدف نیاز سنجی آموزشی پاسخگویی به چند سوال است؛ چرا؟ چه کسی؟ چگونه؟ چه چیزی؟ چه زمانی؟
در این قسمت نگاهی می‌اندازیم به توضیح این سوالات و این‌که نیاز سنجی آموزشی چگونه به آن‌ها پاسخ می‌دهد.
1_ چرا سازمان‌ها باید فرصت‌های آموزش را در اختیار کارمندان قرار دهند؟
سازمان‌ها معتقدند که مشکلات موجود در عملکرد شغلی کارمندان به دلیل نیازهای برطرف‌نشده کارمندان است. مثلا اگر کارایی یک کارمند پایین است، ممکن است به این دلیل باشد که او به اندازه کافی کارش را بلد نیست. از این رو، سازمان دوره‌هایی را فراهم می‌کند و آموزش‌های لازم را در اختیار کارمند قرار می‌دهد.
برای فراهم کردن فرصت‌های آموزش، مطمئن شوید که مزایای اجرای آموزش‌هایتان بیشتر از مشکلات شغلی باشد. برای مطمئن شدن، قبل از اجرای آموزش‌ها دو نوع تحلیل انجام دهید:
- تحلیل امکان‌سنجی: یعنی تجزیه و تحلیل تمام جنبه‌های آموزش و اطمینان از اثربخشی آن
- تحلیل نیازها و خواسته‌ها: یعنی بررسی نیازها و خواسته‌های کارمندان و در اولویت قرار دادن نیازها
2_ چه کسانی در آموزش‌ها شرکت می‌کنند؟
آموزش‌ها معمولا با هدف حل مشکلات عملکرد شغلی کارمندان اجرا می‌شوند. از این رو، برای تعیین شرکت‌کنندگان این دوره‌ها باید جمعیت هدف را ارزیابی کرد. این ارزیابی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا افرادی که نیاز به آموزش دارند را شناسایی و برنامه آموزشی آن‌ها را تنظیم کنند.
3_ چالش‌های موجود در عملکرد کارمندان چگونه در طی این آموزش‌ها رفع می‌شود؟
از آن‌جایی که آموزش، مشکلات عملکردی کارمندان را رفع می‌کند، برای شناسایی مشکلات آن‌ها باید عملکردشان را تحلیل کنید. این تجزیه و تحلیل، نحوه عملکرد کارمند را به‌طور کلی بررسی می‌کند و احتمال رفع شدن این مشکلات در طی آموزش‌ها را بالا می‌برد. اگر متوجه شدید که آموزش موثر نبود، برای حل مشکلات به دنبال روش‌های دیگری باشید.
4_ بهترین روش برای اجرای آموزش چیست؟
برای کسب بهترین نتایج، یک روش از همه بهتر است. برای شناسایی این روش باید تجزیه و تحلیل وظایف انجام دهید؛ یعنی وظایف کارمندان را به‌طور دقیق و جزئی ارزیابی کنید.
5_ زمان آموزش چقدر است؟
از آن‌جایی که روزهای تعطیل و آخرهفته‌ها بر حضور شرکت‌کنندگان در آموزش تاثیر می‌گذارد، باید بهترین زمان برای ارائه آموزش را تعیین کنید. می‌توانید برای تعیین دقیق زمان آموزش، تحلیل زمینه انجام دهید. تحلیل زمینه روشی است برای بررسی محیطی که یک کسب و کار در آن‌جا فعالیت می‌کند.
- بیشتر بخوانید: برند کارفرمایی
- بیشتر بخوانید: سوالات قدرتمند کوچینگ
ضرورت نیاز سنجی آموزشی چیست؟
بیایید اهمیت نیاز سنجی آموزشی و نقش آن در موفقیت افراد و سازمان‌ها را عمیق‌تر بررسی کنیم. در این قسمت دلایلی وجود دارند که به ما می‌گویند چرا TNA ضرورت دارد و مهم است.
1_ ایجاد همسویی استراتژیک
همسویی استراتژیک یعنی هماهنگی عملکرد کارمندان با استراتژی‌ها، اهداف و نیازهای سازمان.
اگر سازمان‌ها بدون درک روشن از مشکلات کارمندان و نیازهای آموزشی آن‌ها، آموزش‌هایی فراهم کنند، این آموزش‌ها به اهداف استراتژیک آن‌ها کمک نمی‌کند و در نتیجه، هیچ یک از مشکلات‌شان را از بین نمی‌برد. بنابراین نیاز سنجی آموزشی با شناسایی دقیق مشکلات کارمندان قبل از ارائه برنامه آموزشی، تضمین می‌کند که آموزش‌ها با چشم‌انداز کلی سازمان هماهنگ هستند. در نتیجه TNA در شرکت همسویی استراتژیک ایجاد می‌کند.
2_ استفاده بهینه از منابع
واقعیت این است که اغلب منابع محدود هستند و از این رو، استفاده به‌صرفه از آن‌ها بسیار مهم است. نیاز سنجی آموزشی از هزینه کردن برای آموزش‌هایی که ضروری نیستند جلوگیری می‌کند و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا منابع‌شان را در جایی که واقعا مورد نیاز است به کار ببرند.
3_ افزایش بهره‌وری
آموزش هدفمند، مهارت‌های ضروری کارمندان را افزایش می‌دهد. مهارت‌هایی که بهره‌وری آن‌ها را بالا می‌برد و مشکلات عملکردی روزانه آن‌ها را به حداقل می‌رساند.
4_ بهبود عملکرد کارکنان
رفع مشکلات شغلی کارمندان به‌طور مستقیم عملکرد آن‌ها را بهبود می‌دهد. زمانی که کارمندان مهارت‌های مناسب را یاد می‌گیرند، اعتماد به نفس، بهره‌وری و توانایی بیشتری برای مقابله با چالش‌های جدید به دست می‌آورند.
5_ افزایش استعداد و رضایت کارمندان
ارائه آموزش‌های مرتبط، نشان‌دهنده تعهد سازمان به رشد کارمندان است. این امر رضایت شغلی کارمندان را افزایش می‌دهد و گردش مالی را پایین می‌آورد زیرا کارمندان در انجام کارهایشان احساس ارزشمندی و رضایت‌مندی بیشتری دارند.
6_ افزایش نوآوری و سازگاری
کسب مهارت‌ها و دانش جدید برای افزایش مزیت رقابتی سازمان‌ها ضروری است. TNA مهارت‌های مورد نیاز کارمندان را شناسایی می‌کند و سازمان را قادر می‌سازد تا به‌طور موثری با تغییرات سازگار شوند و به نوآوری بپردازند.
7_ ایجاد نتایج قابل اندازه‌گیری
یک فرایند نیاز سنجی آموزشی با ساختار مناسب، این امکان را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد تا اهداف واضحی را برای موفقیت تعیین کنند. این امر، ارزیابی اثرگذاری برنامه‌های آموزشی و تصمیم‌گیری آگاهانه برای نوآوری‌های آینده را راحت‌تر می‌کند.
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی چابک
- بیشتر بخوانید: برنامه ریزی منابع انسانی
سطوح نیازسنجی آموزشی کدام اند؟
نیاز سنجی آموزشی سه سطح دارد که شامل موارد زیر است:
1_ سطح سازمانی
نیاز سنجی آموزشی در سطح سازمانی یک ارزیابی در سطح کلان است که به شما کمک می‌کند تا بخش‌هایی که کارمندان در آن‌ها دانش و مهارت کافی ندارند را شناسایی کنید و آموزش‌های مورد نیازشان را به آن‌ها ارائه دهید.
هدف از این ارزیابی پاسخگویی به سوالات زیر است:
- چه بخشی بیشتر از همه به آموزش نیاز دارد؟
- آیا برای یک بخش خاص یا گروهی از کارمندان آموزش نیاز است؟
- چرا برنامه آموزشی به‌عنوان راه‌حلی برای مشکل فعلی توصیه می‌شود؟
نیاز سنجی آموزشی در سطح سازمان به شما کمک می‌کند که برای آموزش‌هایتان اهداف واضح و قابل دستیابی تعیین کنید تا شانس موفقیت برنامه آموزشی را افزایش دهید.
به‌عنوان مثال فرض کنید مشتریان شرکت بیمه دائم به بخش خسارات نظر منفی می‌دهند. از این رو، شرکت تصمیم می‌گیرد خدمات مشتریان را بهبود بخشد. ارزیابی در سطح سازمانی ابتدا مشکلات موجود در بخش خسارات، سپس آموزش‌های مورد نیاز کارمندان را شناسایی می‌کند.
این ارزیابی همچنین به کارمندان توضیح می‌دهد که چرا برنامه آموزشی برای آن‌ها ضروری است و آموزش چگونه می‌تواند به آن‌ها کمک کند به اهداف خود برسند و در نتیجه بخش خدمات مشتریان بهبود یابد.
2_ سطح عملیاتی
در سطح عملیاتی که تحت عنوان سطح وظیفه یا شغل نیز شناخته می‌شود، نیاز سنجی آموزشی به ارزیابی این موضوع می‌پردازد که کارمندان برای دستیابی به سطح مشخصی از مهارت‌ها به چه نوع آموزشی نیاز دارند. TNA در این ارزیابی برای دستیابی به نتایج، وظایف کارمندان را تجزیه و تحلیل می‌کند و دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای هر وظیفه را تعیین می‌کند. مشکلاتی که در این تجزیه و تحلیل‌ها شناسایی می‌شوند، نوع آموزش مورد نیاز کارمندان را تعیین می‌کنند.
هدف نیاز سنجی آموزشی در سطح عملیاتی پاسخگویی به سوالات زیر است:
- کارمندان چگونه کارشان را انجام می‌دهند؟
- استانداردهای عملکرد چیست؟
- برای انجام بهتر کارها چه دانش، مهارت‌ها و توانایی‌هایی نیاز است؟
برای انجام نیازسنجی آموزشی در سطح عملیاتی می‌توانید از داده‌های زیر استفاده کنید:
- مشخصات شغل
- شرح شغل
- استانداردهای عملکرد
- اطلاعات شرکت‌های کوچک و متوسط (SMEs)
- تجزیه و تحلیل مشکلات عملیاتی
3_ سطح فردی
نیازسنجی آموزشی در سطح فردی یا شخصی تعیین می‌کند که هر کارمند چگونه کار خود را انجام می‌دهد. تفاوت بین عملکرد واقعی و عملکرد مورد انتظار به شما کمک می‌کند تا بفهمید که آیا نیاز به نیازسنجی آموزشی در سطح فردی وجود دارد یا نه. اگر تفاوت بارزی در این ارزیابی وجود داشته باشد، باید TNA در سطح فردی را انجام دهید.
TNA در سطح فردی، تصویر کامل‌تری از عملکرد کارمندان‌تان به شما می‌دهد و مشخص می‌کند که آیا عملکرد آن‌ها با استانداردهای مورد انتظار مطابقت دارد یا نه.
هدف نیاز سنجی آموزشی در سطح فردی پاسخگویی به سوالات زیر است:
- عملکرد مورد انتظار کارمندان چیست؟
- آیا کارمندان دانش و مهارت‌های لازم را دارند؟
- فاصله بین عملکرد واقعی و عملکرد مورد انتظار کارمندان چقدر است؟
- چه چیزی مانع از عملکرد بهینه کارکنان می‌شود؟
- چه برنامه آموزشی باید به کارکنان ارائه داده شود تا به عملکرد مورد انتظار برسند؟
- بیشتر بخوانید:چشم انداز سازمان
- بیشتر بخوانید: آنبوردینگ چیست
روش های نیاز سنجی آموزشی کارکنان
پس از آشنایی با نیاز سنجی آموزشی و درک اهمیت و سطوح آن، وقت آن است که با روش‌های اجرای این فرایند آشنا شویم. با استفاده از روش‌های نیازسنجی آموزشی می‌توانید درک جامعی از الزامات آموزشی سازمان به دست آورید و برنامه‌های آموزشی هدفمندی را طراحی کنید که با نیازهای شما همخوان باشند.
روش‌های زیادی برای نیازسنجی آموزشی وجود دارد که همه آن‌ها برای همه سازمان‌ها مناسب نیستند. بنابراین در انتخاب روش باید تکنیکی را انتخاب کنید که با اهداف شما بیشترین تطابق را دارد.
این روش‌ها عبارتند از:
1_ پرسشنامه
اگرچه خودگزارش‌دهی روش قابل اعتمادی نیست اما برای شروع می‌تواند مناسب باشد. به‌عنوان مثال، پرسشنامه می‌تواند پرسیدن چنین سوالاتی باشد، این‌که کارمندان چقدر احساس شایستگی می‌کنند؟ دوست دارند در مورد چه چیزی بیشتر آموزش ببینند؟ و…
2_ مشاهده
در صورت امکان، مشاهده منظم می‌تواند یک روش عالی برای تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی باشد. کلید انجام این روش، مشاهدات متعدد در طول زمان‌های مختلف است و به همین دلیل، عده زیادی این روش را غیر رسمی و شناخته‌نشده می‌دانند.
در این روش کارمندان باید بدانند که این مشاهدات تنبیهی نیستند، بلکه فقط برای اهداف آموزشی انجام می‌شوند.
3_ مصاحبه
مزیت روش مصاحبه این است که همه افراد از مدیران گرفته تا نگهبانان پارکینگ و افراد بخش خدماتی، در مورد شرکت حرفی برای گفتن، دارند.
اگرچه برای ارزیابی نیازهای آموزشی، انجام مصاحبه‌های جامع نیاز نیست اما صحبت مستقیم با مدیران در مورد آن‌چه که می‌بینند و مشکلاتی که از نظر آن‌ها وجود دارند، می‌تواند مفید باشد.
4_ بررسی کار
در این روش، سازمان به بررسی این موضوع می‌پردازد که آیا خروجی کارمندان با دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های مورد انتظار موقعیت شغلی آن‌ها مطابقت دارد یا نه؟ آیا کیفیت عملکرد کارمندان خوب است یا بخش‌هایی باید بهبود یابند؟
5_ ارزیابی
یکی از راه‌های ارزیابی سریع دانش کارمندان، ارزیابی‌های کوتاه چند گزینه‌ای است که معمولا به صورت آنلاین ارائه داده می‌شوند.
6_ گروه متمرکز
در این روش، سازمان‌ها گروه کوچکی شامل کارمندان یا سهامداران شرکت تشکیل می‌دهند و در مورد نیازهای آموزشی صحبت می‌کنند. این روش نوعی گفتگوی باز است که به افراد شرکت‌کننده در بحث این امکان را می‌دهد تا ایده‌هایشان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و در مورد بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارند، بینش‌های عمیقی به دست آورند.
7_ تجزیه و تحلیل وظیفه شغلی
روش تجزیه و تحلیل وظیفه شغلی به معنای تقسیم نقش‌های شغلی به وظایف فردی و ارزیابی دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز برای هر کار است.
این روش، نیازهای آموزشی در عملکردهای مختلف شغلی را شناسایی می‌کند و تضمین می‌کند که برنامه آموزشی با الزامات شغلی هماهنگ است.
8_ ارزیابی و بررسی عملکرد
به‌کارگیری روش ارزیابی و بررسی عملکرد توسط مدیران به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا:
- عملکرد کارمندان را ارزیابی کنند.
- مشکلات کارمندان را شناسایی کنند.
- بخش‌هایی که کارمندان به آموزش یا خدمات بیشتری نیاز دارند را تعیین کنند.
9_ بازخورد مشتری
دریافت بازخورد از مشتریان می‌تواند در مورد نقاط قوت کارمندان بینش ارزشمندی ارائه دهد، زمینه‌هایی که کارمندان به آموزش و بهبود نیاز دارند را آشکار کند و مهارت‌ها و دانش مورد نیاز یا نیازهای آموزشی مرتبط با بخش خدمات مشتریان را مشخص کند.
10_ ارزیابی‌های قبل از آموزش
انجام ارزیابی‌های قبل از آموزش قبل از ایجاد برنامه آموزشی به شما این امکان را می‌دهد که سطح دانش و مهارت‌های شرکت‌کنندگان را بسنجید.
این روش می‌تواند برای رفع نیازهای فردی محتوای آموزشی را شخصی‌سازی کند، اثربخشی آموزش را بالا ببرد و از ارائه آموزش‌های غیر لازم جلوگیری کند.
11_ معیارهای عملکرد
تجزیه و تحلیل معیارهای عملکرد مانند بهره‌وری، کیفیت و رضایت مشتری می‌تواند بخش‌هایی را شناسایی کند که در آن‌ها، آموزش یا مهارت‌های بیشتری نیاز است.
سازمان‌ها با ارزیابی معیارهای عملکرد می‌توانند الگوها، روندها و مشکلات قابل توجه را شناسایی کنند.
12_ تحلیل رقابتی
در نهایت، آخرین روش نیاز سنجی آموزشی این است که بدانید در کجای حوزه شغلی خود قرار دارید؟
برای فهمیدن این موضوع باید فرایند بنچ مارکینگ (Benchmarking) را به کار بگیرید؛ یعنی مقایسه شیوه‌های آموزشی سازمان خود با مدیران صنعت یا شرکت‌هایی که عملکرد برتری دارند.
این روش، بخش‌هایی که به آموزش نیاز دارند را شناسایی می‌کند و بهترین شیوه‌ها و رویکردهای آموزشی نوآورانه را ارائه می‌دهد.
برای استفاده از این روش، موارد زیر را ارزیابی کنید:
- عملکرد کلی نزدیک‌ترین رقبای شما چگونه است؟
- آیا درآمد آن‌ها بیشتر است؟
- رضایت مشتری آن‌ها چقدر است؟
- اگر متوجه شدید که رقبایتان از شما بهتر هستند، به بررسی این موضوع بپردازید که آن‌ها برای رسیدن به این مرحله چه کارهایی انجام داده‌اند؟
این روش بدان معنا نیست که شما باید کل مدل کسب و کارتان را تغییر دهید اما شاید کارمندان‌تان بتوانند در یک زمینه مهم تجدید نظر کنند و مزیت رقابتی سازمان خود را افزایش دهند.
- بیشتر بخوانید: مدیریت استراتژیک منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: ارزیابی عملکرد کارکنان
کلام آخر
نیاز سنجی آموزشی فرایندی است که با ارزیابی مشکلات عملکردی کارمندان و رفع این مشکلات از طریق ارائه آموزش‌های لازم، به ایجاد نیروی کار توانمند، سازگار و رقابتی کمک می‌کند.
در دنیای همیشه در حال تغییر امروزی، شناسایی و رسیدگی به نیازهای آموزشی کارمندان، مشخصه سازمان‌های موفق است که به رشد و توسعه ارزشمندترین دارایی‌های خود، یعنی کارمندانش، متعهد هستند.
منابع:
