چه بخواهیم چه نخواهیم در دنیایی زندگی می‌کنیم که تکنولوژی حرف اول را می‌زند و بر تمام زندگی ما تاثیر گذاشته است. یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که بسیار تحت تاثیر تکنولوژی قرار دارد، فرایندهای مختلف سازمان‌هاست مثل فرایند استخدام. با پیشرفت تکنولوژی، استخدام الکترونیکی به یکی از ابزارهای مهم در سازمان‌ها تبدیل شده است و به کارفرماها این امکان را می‌دهد تا سریع‌تر و دقیق‌تر نیروی مدنظر خود را پیدا کنند.
در این مطلب از سایت کار از ما ابتدا به این می‌پردازیم که استخدام الکترونیکی چیست، سپس مزایا، معایب، رایج‌ترین روش‌ها و فرایند اجرای آن را بررسی می‌کنیم.
تعریف استخدام الکترونیکی
استخدام الکترونیکی (E-recruitment) که با نام استخدام آنلاین نیز شناخته می‌شود، به معنای انجام فرایند استخدام با استفاده از اینترنت و تکنولوژی است. در این روش، مدیران استخدام از طریق وب‌سایت‌ها، اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای منابع انسانی، کل فرایند استخدام را انجام می‌دهند؛ یعنی آگهی شغلی سازمان را منتشر، رزومه‌های ارسال‌شده را بررسی و بهترین متقاضی را انتخاب و استخدام می‌کنند.
استخدام الکترونیکی به مدیران این امکان را می‌دهد که در کمترین زمان ممکن به متقاضیان زیادی دسترسی پیدا کنند و فرایند استخدام را سریع‌تر و دقیق‌تر پیش ببرند.
مزیت های استخدام الکترونیکی
استخدام الکترونیکی مزایای زیادی برای کسب‌وکارها دارد که در این قسمت، برخی از آن‌ها را بررسی می‌کنیم:
1_ دسترسی گسترده به متقاضیان
استخدام الکترونیکی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به متقاضیان در سراسر جهان دسترسی داشته باشند. این مزیت به خصوص برای موقعیت‌های شغلی دورکار یا موقعیت‌هایی که نیاز به یک مهارت منحصربه‌فرد و کمیاب دارند، بسیار مناسب است. مثلا یک استارتاپ تکنولوژی در آمریکا می‌تواند کارمندان بخش توسعه نرم‌افزار خود را از اروپای شرقی و آسیا استخدام کند زیرا افراد این مناطق جغرافیایی مهارت زیادی در صنعت تکنولوژی و فناوری دارند.
2_ صرفه‌جویی در هزینه‌ها
فرایند استخدام الکترونیکی نسبت به استخدام سنتی با هزینه بسیار کمتر و حتی رایگان انجام می‌شود مثلا استخدام از طریق شبکه‌های اجتماعی یا انجام مصاحبه از طریق تماس تصویری. بنابراین سازمان‌ها می‌توانند با انجام استخدام الکترونیکی، در هزینه‌هایشان صرفه‌جویی کنند.
3_ صرفه‌جویی در زمان
در استخدام الکترونیکی، بسیاری از فرایندها از جمله انتشار آگهی شغلی، بررسی رزومه متقاضیان و حتی برنامه‌ریزی برای انجام مصاحبه به‌صورت خودکار انجام می‌شود. این مزیت نه تنها در وقت متخصصان منابع انسانی صرفه‌جویی می‌کند، بلکه فرایند استخدام را بسیار زودتر و سریع‌تر پیش می‌برد.
به‌عنوان مثال یک سازمان در دوران اوج کارش می‌تواند در مدت زمان کمی کارمندان بیشتری استخدام کند تا کارها سریع‌تر پیش روند.
4_ امکان تحلیل فرایند استخدام
نرم‌افزارهای استخدام الکترونیکی می‌توانند فرایندهای استخدام را تجزیه و تحلیل کنند و یک ارزیابی کلی از آن‌ها ارائه دهند. مثلا از هزینه‌ها، مدت زمان، منابع استخدام و… یک برآورد کلی ارائه می‌دهد و مدیر استخدام با بررسی این نتیجه می‌تواند بفهمد که کدام منابع متقاضیان بهتری دارد یا اگر هزینه و مدت زمان صرف‌شده برای استخدام بیشتر از حد انتظار بود، با اصلاح عملکردشان آن‌ها را بهبود دهند.
5_ برقراری ارتباط راحت با متقاضیان
استخدام الکترونیکی برقراری ارتباط میان استخدام‌کنندگان و متقاضیان را راحت‌تر می‌کند زیرا همه کارها از جمله پیدا کردن فرد مورد نظر، تنظیم زمان مصاحبه و… به‌صورت خودکار و منظم انجام می‌شود. مثلا نتیجه رد یا تایید رزومه متقاضیان به‌صورت خودکار برای آن‌ها ایمیل می‌شود.
6_ تجربه کاربری بهتر برای متقاضیان
اکثر افراد جویای کار تمایل دارند درخواست شغلی خود را بسیار ساده و سریع ثبت کنند و این همان چیزی است که استخدام الکترونیکی ارائه می‌دهد. در این روش، افراد می‌توانند به‌راحتی رزومه خود را برای سازمان‌ها ارسال کنند، وضعیت آن را پیگیری کنند و از نتیجه با خبر شوند.
معایب استخدام الکترونیکی
با وجود مزایای بسیار زیاد، استخدام الکترونیکی همچنین با چالش‌هایی همراه است از جمله:
1_ عدم امنیت داده‌ها
یکی از اصلی‌ترین معایب استخدام الکترونیکی، در خطر بودن اطلاعات متقاضیان است. در این روش، اطلاعات شخصی افراد جویای کار در سیستم‌های آنلاین ذخیره می‌شود و اگر زیرساخت‌های این سیستم به‌اندازه کافی امن نباشد، ممکن است اطلاعات افراد هک و از آن‌ها سواستفاده شود. در نتیجه، مشکلات قانونی به وجود می‌آید و اعتبار سازمان از بین می‌رود.
بنابراین برای این‌که سازمان‌ها با این چالش مواجه نشوند، باید از پروتکل‌های امنیتی بسیار قوی استفاده کنند.
2_ تعداد زیاد درخواست‌ها
اگرچه جذب تعداد زیادی متقاضی یک مزیت است اما می‌تواند چالش‌برانگیز هم باشد زیرا روند بررسی رزومه‌ها، رسیدگی به درخواست‌ها و انتخاب از میان افراد منتخب سخت و زمان‌بر می‌شود.
شرکت‌ها می‌توانند برای رسیدگی به درخواست‌ها از سیستم‌های خودکار استفاده کنند اما مشکل این‌جاست که این سیستم‌ها همیشه دقیق عمل نمی‌کنند و حتی ممکن است به اشتباه، برخی از بهترین متقاضیان را حذف کنند.
3_ وابستگی به تکنولوژی
اتکا بیش از حد به فناوری و سیستم‌های دیجیتال می‌تواند با مشکل‌هایی همراه باشد از جمله اختلالات فنی، هک شدن و حملات سایبری، مشکلات نرم‌افزاری و… که ممکن است باعث از دست رفتن داده‌ها و مختل شدن فرایند استخدام شود.
همچنین ممکن است برخی از بهترین متقاضیان بلد نباشند با این سیستم‌ها کار کنند و در نتیجه نتوانند برای شرکت رزومه بفرستند.
علاوه‌بر این، این سیستم‌ها حتما باید به‌روزرسانی شوند و این کار می‌تواند هزینه‌بر باشد.
4_ کاهش ارتباط انسانی
در استخدام الکترونیکی، تعاملات واقعی و مستقیم بین کارفرما و متقاضی کمتر است و ارتباطات بیشتر به‌صورت مجازی و آنلاین اتفاق می‌افتد.
رایج ترین روش های استخدام الکترونیکی
استخدام الکترونیکی یکی از روش های نوین استخدام است که با روش‌های مختلفی می‌توان آن را اجرا کرد که برخی از آن‌ها شامل موارد زیر هستند:
1_ سایت‌های کاریابی
یکی از انواع استخدام الکترونیکی، سایت‌های کاریابی است که سازمان‌ها می‌توانند آگهی‌های شغلی خود را در آن‌جا منتشر کنند و افراد جویای کار هم برای آن‌ها رزومه بفرستند. معروف‌ترین سایت‌های کاریابی ایرانی عبارتند از جابینجا، ایران‌تلنت، ایران استخدام، جاب ویژن و…
2_ رسانه‌های اجتماعی
کسب‌وکارها همچنین می‌توانند آگهی‌های شغلی خود را در پلتفرم‌هایی مثل لینکدین، توییتر، فیس‌بوک، اینستاگرام، تلگرام و… منتشر کنند و از متقاضیان بخواهند تا برای آن‌ها رزومه بفرستند.
3_ وب‌سایت رسمی شرکت
بعضی از کسب‌وکارها بخشی از وب‌سایت‌شان را به فرصت‌های شغلی اختصاص داده‌اند. آن‌ها آگهی‌های شغلی خود را در این قسمت قرار می‌دهند تا افراد به‌راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشند.
4_ نرم‌افزارهای استخدام
گزینه آخر، نرم‌افزارهای استخدام است که صفر تا صد فرایند استخدام را به‌طور خودکار انجام می‌دهند؛ از نوشتن آگهی شغلی گرفته تا برنامه‌ریزی برای انجام مصاحبه.
فرایند اجرای استخدام الکترونیکی
استخدام الکترونیکی را باید به‌طور ساختارمند و هدفمند اجرا کرد. برای اجرای موثر می‌توانید طبق مراحل زیر عمل کنید:
1_ تعیین نیاز سازمان
قبل از هر چیز باید مشخص کنید که چه موقعیت شغلی در شرکت خالی است و سازمان به چه نیرویی نیاز دارد. در این مرحله باید وظایف شغلی، مهارت‌ها و ویژگی‌های نیروی مدنظر را مشخص کنید. همچنین باید بدانید که هدف‌تان از به‌کارگیری استخدام الکترونیکی چیست؛ کاهش زمان استخدام؟ استخدام سریع؟ کاهش هزینه‌ها؟ و…
2_ انتخاب ابزارهای مناسب
برای اجرای درست استخدام الکترونیکی باید از ابزارهای مناسبی استفاده کنید مثلا:
- سیستم ردیابی متقاضی (ATS) برای انجام فرایند استخدام
- پلتفرم‌های تماس تصویری برای انجام مصاحبه
- ابزارهای ارزیابی برای سنجش مهارت‌های متقاضیان
3_ افزایش فعالیت مجازی
برای این‌که آگهی شغلی‌تان بیشتر دیده شود و بازخورد بگیرید باید فعالیت مجازی‌تان را بیشتر کنید. مثلا در وب‌سایت شرکت یک صفحه اختصاصی برای فرصت‌های شغلی ایجاد کنید و در آن، مزایا، فرهنگ سازمانی و موقعیت‌های شغلی خالی شرکت را منتشر کنید. همچنین می‌توانید در سایر پلتفرم‌ها مثل لینکدین، اینستاگرام و… نیز بیشتر فعالیت کنید.
فقط به یاد داشته باشید که فرایند ارسال رزومه را بسیار ساده و آسان طراحی کنید.
4_ انتشار آگهی شغلی
آگهی شغل جذاب و شفافی بنویسید شامل موقعیت شغلی دقیق، تمام وظایف شغلی، مهارت‌ها و ویژگی‌های مورد نیاز متقاضی و… سپس آن را در پلتفرم‌های مختلف منتشر کنید مثل وب‌سایت شرکت، لینکدین و…
5_ ارزیابی متقاضیان
ابتدا می‌توانید با ابزار ATS متقاضیان را بر اساس مهارت‌ها، تجارب و… دسته‌بندی کنید، سپس از طریق ارزیابی‌های آنلاین یا یک مصاحبه اولیه، ویژگی‌ها و مهارت‌های آن‌ها را بسنجید.
6_ انجام فرایند مصاحبه
با استفاده از ابزارهای تماس تصویری مثل گوگل میت، اسکایپ، زوم و… فرایند مصاحبه را اجرا کنید. می‌توانید یک سری سوالات یکسان از همه بپرسید یا با هر فرد به‌صورت متفاوت مصاحبه کنید. همچنین می‌توانید مصاحبه را به‌صورت گروهی با چندین نفر از اعضای تیم سازمان برگزار کنید. می‌توانید برای انجام یک مصاحبه اصولی از مقاله چگونه مصاحبه کنیم؟ استفاده کنید.
7_ شروع همکاری
پیشنهاد شغلی را به‌صورت دیجیتالی برای متقاضی ارسال کنید و از او بخواهید تا با استفاده از پلتفرم‌های امضای الکترونیکی، قرارداد کاری را امضا کند. سپس فرایند آشناسازی کارمند جدید با سازمان (آن‌بوردینگ) را برای او اجرا کنید تا با همکاران و قوانین شرکت آشنا شود.
8_ دریافت بازخورد از متقاضی
پس از پایان فرآیند استخدام از او بخواهید به این فرایند بازخورد دهد تا بتوانید نقاط ضعف را بهبود دهید. همچنین با استفاده از ابزارهای مختلف، داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید تا بدانید چه بخش‌هایی باید اصلاح شوند.
9_ ایجاد امنیت و رعایت قوانین
به‌طور منظم اطلاعات شخصی متقاضیان را بررسی و سیستم را به‌روزرسانی کنید تا مطمئن شوید که داده‌ها در امنیت قرار دارند.
10_ ارتباط مستمر با متقاضیان
با سایر متقاضیان در ارتباط باشید و در صورتی که تمایل داشتند، فرصت‌های شغلی جدید را از طریق ایمل‌های خبری به آن‌ها اطلاع دهید.
کلام آخر
امروزه استخدام الکترونیکی یکی از ابزارهای محبوب بسیاری از سازمان‌هاست زیرا در هزینه و زمان آن‌ها صرفه‌جویی می‌کند، فرایند استخدام را سریع‌تر و دقیق‌تر پیش می‌برد و به‌راحتی تعداد زیادی متقاضی جذب می‌کند. با این حال کسب‌وکارهایی که می‌خواهند از این ابزار استفاده کنند باید پروتکل‌های امنیتی بسیار قوی به‌کار بگیرند تا اطلاعات شخصی متقاضیان محفوظ باقی بماند.
منابع:
