تفویض اختیار یک مهارت تجاری حیاتی است که اغلب توسط افراد در جایگاه‌های رهبری مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ به این صورت که بخشی از کارهایشان را به کارمندان مورد اعتماد پایین‌تر از خودشان واگذار می‌کنند. اگر تفویض اختیار به‌طور موثر استفاده شود، به مدیران کمک می‌کند تا تیم خود را به سمت موفقیت هدایت کنند.
در این مقاله از کار از ما، تفویض اختیار را تعریف می‌کنیم، به بررسی اصول آن می‌پردازیم، مزایای آن را بررسی می‌کنیم و در نهایت توضیح می‌دهیم که چگونه قدم به قدم می‌توانیم این فرایند را اجرا کنیم.
تفویض اختیار یعنی چی؟
تفویض اختیار فرایندی است در سازمان‌ها که در آن، یک فرد بخشی از وظایفش را به فرد دیگری واگذار می‌کند. به زبان ساده، تفویض اختیار به معنای تقسیم کار است.
در شرکت‌ها، اغلب افراد حرفه‌ای در موقعیت‌های ارشد مانند مدیر اجرایی، بخشی از کارهای خود را به یک کارمند پایین‌تر از خودش واگذار می‌کند. این فرایند به کارمندان این امکان را می‌دهد تا مهارت‌ها و توانایی‌های خود را توسعه دهند و به مدیران اجازه می‌دهد تا کارهای مهم دیگری انجام دهند. هدف از تفویض اختیار، ایجاد یک محل کار پویا و کارآمد است. اگر این فرایند به درستی انجام شود، با مزایای زیادی همراه است که در ادامه به‌طور کامل فواید آن را بررسی می‌کنیم.
تفویض اختیار به‌ویژه برای مدیران چالش‌برانگیز بوده و یک ضرورت نیز هست. کارشناسان رهبری استدلال کرده‌اند که واگذاری منظم وظایف به دیگران می‌تواند یک تیم را توانمندتر کند و اگر به‌خوبی انجام شود، برای رهبران و مدیران بسیار مفید است. مثلا مدیران می‌توانند در طول روز زمان بیشتری به دست آورند، به کارهای مهم‌تر رسیدگی کنند و…
- بیشتر بخوانید: فرهنگ سازمانی چیست
- بیشتر بخوانید: شایستگی چیست
- بیشتر بخوانید: مدل شایستگی چیست
اصول تفویض اختیار
تفویض اختیار سه عنصر اصلی دارد که به شرح زیر است:
1_ اختیار
در چارچوب یک سازمان، اختیار یعنی داشتن قدرت و حق یک فرد برای استفاده و تخصیص کارآمد منابع موجود. این اختیار شامل توانایی تصمیم‌گیری و دستور دادن برای دستیابی به اهداف سازمانی است. از آن‌جایی که حق اختیار اساسا حق فرمان دادن است، مدیریت سطح بالا همیشه بیشترین اختیار را دارد.
همچنین این اصل همیشه باید به‌خوبی تعریف شود؛ یعنی هر کسی که دارای اختیار است، باید دامنه اختیارات خود را بداند.
بین اصل اختیار و اصل مسئولیت رابطه همزیستی وجود دارد. بنابراین برای انجام موفقیت‌آمیز کارها، اختیار باید با میزان مسئولیت همراه باشد. به همین ترتیب، از دیرباز رابطه‌ای بین قدرت (اختیار) و نفوذ وجود داشته است.
2_ مسئولیت
اصل مسئولیت یعنی دامنه وظایف و اختیار افراد برای تکمیل وظایفی که به او واگذار شده است.
مسئولیت بدون اختیار کافی می‌تواند منجر به پیامدهای زیر شود:
- نارضایتی
- درگیری
- ناامیدی
اگرچه اختیار بیشتر در جایگاه‌های شغلی بالاتر وجود دارد اما مسئولیت در جایگاه‌های شغلی پایین‌تر بیشتر است؛ یعنی افراد سطح پایین‌تر مسئولیت‌های بیشتری بر عهده دارند.
3_ پاسخگویی
برخلاف اختیار و مسئولیت، پاسخگویی قابل تفویض نیست بلکه در ذات اعطای مسئولیت است. یعنی هر کسی که در شرکت کار می‌کند یا وظیفه‌ای به او محول می‌شود، در قبال نتیجه تلاش‌های خود مسئول است و باید پاسخگو باشد. به همین دلیل، پاسخگویی ناشی از مسئولیت‌پذیری است.
به‌طور خلاصه، اصل پاسخگویی به معنای پاسخگو بودن برای نتیجه نهایی تلاش‌های خود است. گفته می‌شود تفویض اختیار بدون پاسخگویی معنایی ندارد.
پاسخگویی روند صعودی دارد، یعنی کارمندان باید در مقابل مدیر و مدیر باید در برابر بالادست خود پاسخگو باشد.
- بیشتر بخوانید: شایستگی شغلی چیست
- بیشتر بخوانید: ارزیابی عملکرد
- بیشتر بخوانید: رشته علوم تجربی چه شغل هایی دارد
مزایای تفویض اختیار چیست؟
اگر تفویض اختیار به درستی انجام شود، می‌تواند برای مدیران، کارمندان و به‌طور کلی برای شرکت مفید باشد زیرا با مزایای زیر همراه است:
1_ ایجاد فرهنگ اعتماد
یکی از مهمترین ویژگی‌های مدیران، توانایی ایجاد یک فرهنگ اعتماد در سازمان است. علاوه‌بر این، کارمندان دوست دارند در شرکتی کار کنند که به اعضای خود اهمیت می‌دهند و به رشد و توسعه آن‌ها کمک می‌کنند.
بهترین راه برای ایجاد این اعتماد این است که شما به‌عنوان یک مدیر به کارمندانتان نشان دهید به توانایی‌های آن‌ها اعتماد دارید و می‌خواهید آن‌ها هم در موفقیت شرکت مشارکت ارزشمندی داشته باشند.
2_ ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت
تفویض اختیار به تقویت روحیه تیم، بهبود کارایی و بهره‌وری بیشتر کمک می‌کند و در نتیجه اشتیاق، نوآوری و همکاری را ارتقا می‌دهد که همه این موارد برای یک سازمان ضروری هستند.
این فرایند همچنین نرخ گردش مالی شرکت را کاهش می‌دهد، خطرات ایمنی را به حداقل می‌رساند و حتی می‌تواند رفاه کارمندان را تامین کند.
3_ تمرکز بر کارهای مهم‌تر
تفویض اختیار به مدیران این امکان را می‌دهد با واگذاری وظایف به افراد مورد اعتماد، خودشان بر کارهای مهم‌تری تمرکز کنند. در نتیجه می‌توانند با فکر آزادتر، کارهای بیشتری انجام دهند و بیشتر و سریع‌تر به موفقیت دست یابند.
علاوه‌بر این، مدیران با به‌کارگیری تفویض اختیار، می‌توانند زمان بیشتری برای مراقبت از خود و رسیدگی به کارهای شخصی داشته باشند و این کارها به جلوگیری از فرسودگی شغلی و با انگیزه نگه داشتن کارمندان کمک می‌کند.
4_ افزایش بهره‌وری سازمان
تفویض اختیار باعث می‌شود کارها زودتر تکمیل شوند زیرا دیگر نیاز نیست یک فرد همه کارها را انجام دهد، بلکه در این فرایند، وظایف بین کارمندان تقسیم می‌شود.
همچنین اگر حتی خود مدیر در سازمان حضور نداشته باشد یا مشغول انجام کارهای دیگر باشد، از آن‌جایی که وظایف به افراد دیگری واگذار شده است، بهره‌وری و کارایی مستمری در سازمان اتفاق می‌افتد.
5_ توسعه فردی و حرفه‌ای کارمندان
مدیرانی که به کارمندان خود آزادی عمل می‌دهند تا کارها را به روش خودشان پیش ببرند، آن‌ها را توانمند می‌کنند و فرصت‌های بروز خلاقیت را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهند.
در واقع، هنگامی که مدیران وظایفی را به کارمندان محول می‌کنند، کارمندان برای بهبود مهارت‌های خود مانند مهارت‌های رهبری و بین فردی و همچنین برای نشان دادن توانایی خود در یک زمینه خاص فرصتی پیدا می‌کنند. در نتیجه این کارمندان نه تنها خودشان، بلکه سازمان را نیز به موفقیت می‌رسانند.
6_ افزایش انگیزه کارمندان
مدیری که تصمیم می‌گیرد از فرایند تفویض اختیار استفاده کند، قبل از هر چیزی به کارمندش اعتماد دارد و به همین دلیل هم می‌تواند بخشی از کارهایش را به او واگذار کند. بنابراین، کارمند بابت این‌که مدیر به او اعتماد کرده و مسئولیت‌های جدیدی به او داده است، انگیزه می‌گیرد و در نتیجه، عملکردش بهبود می‌یابد.
7_ ایجاد فرصت‌های رشد شغلی به کارمندان
واگذاری وظایف به کارمندان سطوح پایین‌تر با افزایش تجربه و مهارت‌های آن‌ها همراه است؛ در نتیجه، فرصت‌های رشد شغلی را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. مثلا ممکن است پس از این تجربه، بتوانند ارتقا شغلی بگیرند.
- بیشتر بخوانید: شغل های رشته علوم سیاسی
- بیشتر بخوانید: بهترین شغل های 10 سال آینده جهان
- بیشتر بخوانید: نیاز سنجی آموزشی
مراحل تفویض اختیار
انجام تفویض اختیار موفق مستلزم تعیین انتظارات مشخص، نظارت بر پیشرفت و ارزیابی نتایج است. برای تفویض موثر اختیارات می‌توانید طبق مراحل زیر عمل کنید:
1_ وظایف را تعیین کنید
وظایفی که می‌خواهید به دیگران واگذار کنید را به‌طور واضح تعیین کنید. سپس، کارمند یا کارمندانی که می‌خواهید وظایفی به آن‌ها محول کنید را نیز انتخاب کنید تا به‌طور دقیق از قبل بدانید قرار است چه کارهایی را به چه کارمندان باتجربه‌ای واگذار کنید. هنگام تعیین وظایف کارمند، این نکته را در نظر بگیرید که آن وظیفه با نقش شغلی فرد مطابقت داشته باشد.
جلسه‌ای با کارمند مورد نظرتان برگزار کنید و در مورد وظایفی که می‌خواهید به او بسپارید صحبت کنید. در آخر جلسه مطمئن شوید که هر دوی شما در مورد کار و نتیجه‌ای که انتظار دارید، توافق دارید. در این جلسه همچنین می‌توانید به کارمند توضیح دهید که چرا این وظیفه را به او واگذار کرده‌اید. مثلا اگر کارمند را حرفه‌ای و باتجربه می‌دانید، بهتر است همین را به او بگویید، این کار انگیزه کارمند را بالا می‌برد و بر عملکرد او تاثیر مثبت می‌گذارد.
الکس کاولاکوس، بنیان‌گذار The Muse می‌گوید:
وقتی افرادی را برای تفویض اختیار انتخاب می‌کنید، به آن‌ها بگویید که چرا آن‌ها را انتخاب کرده‌اید و چقدر امیدوارید که او به رشد سازمان کمک می‌کند.
2_ انتظارات را به‌طور شفاف تعیین کنید
هنگامی که می‌خواهید کارهایتان را به کارمندان واگذار کنید، انتظاراتتان را به‌طور واضح برای آن‌ها توضیح دهید و برای هر کاری که فوری است، زمان مشخصی تعیین کنید. فراموش نکنید که این زمان باید واقع‌بینانه و قابل دستیابی باشد.
روشن کردن انتظارات در همان ابتدا، کارمند را برای شروع کار راهنمایی می‌کند و به او کمک می‌کند تا به‌طور صحیح و کارآمد، کارها را تکمیل کند.
علاوه‌بر این، در این مرحله همچنین باید سطح اختیارات کارمند را برای او مشخص کنید. هر کارمندی باید دقیقا بداند که چقدر بر پروژه کنترل دارند و مدیر از آن‌ها چه انتظاراتی دارد.
3_ به‌طور منظم بر پیشرفت نظارت کنید
برای نظارت بر پیشرفت کارمندان، از آن‌ها بخواهید تا به‌طور دوره‌ای، مثلا هفته‌ای یک بار، گزارشی از کارشان برای شما بفرستند. همچنین می‌توانید جلسات منظمی برگزار کنید تا کارهایی که انجام می‌دهند را به‌طور دقیق و جزئی‌تر بررسی کنید.
اگر مدیران به‌طور منظم بر پیشرفت کارمندان نظارت کنند، می‌توانند اصلاحات یا راهنمایی‌های لازم را به موقع ارائه دهند. این مرحله همچنین به مدیر و کارمند این امکان را می‌دهد تا در صورت هرگونه سوال، ابهام و نگرانی، در دسترس یکدیگر قرار داشته باشند.
4_ کارها را به‌طور مداوم ارزیابی کنید
در نهایت مدیر باید کیفیت کار کارمندان را ارزیابی کند تا مطمئن شود که کارمندش کارها را به درستی انجام داده است.
اگر تفویض اختیار موقتی است، این مرحله می‌تواند شامل یک تجزیه و تحلیل پس از تکمیل کار باشد اما اگر تفویض اختیار همیشگی است، بهتر است مدیر هر از گاهی عملکرد کارمند را ارزیابی کند. در این ارزیابی فرقی ندارد بازخورد مدیر مثبت باشد یا منفی، فقط باید سازنده باشد تا به کارمندان کمک کند عملکردشان را بهبود بخشند و مهارت‌هایشان را توسعه دهند.
مدیر تحت هر شرایطی باید به عملکرد کارمندان بازخورد صادقانه دهد تا کارمند بتواند نقاط قوت خود را تشخیص دهد و در پروژه‌های آینده پیشرفت کند.
کلام آخر
استفاده از فرایند تفویض اختیار در سازمان بسیار مهم و ضروری و با مزایای زیادی همراه است. سپردن کارها به شخص دیگر می‌تواند زمان بیشتری به مدیران بدهد، رابطه بین مدیر و کارمند را بهبود می‌بخشد و با ارائه مسئولیت‌های جدید به کارمندان، تجربه و مهارت‌های آن‌ها را توسعه می‌دهد و در نتیجه به رشد شخصی و حرفه‌ای دست می‌یابند.
منابع:
