امروزه فرصت‌های استخدام برای جلب توجه بیشتر در قالب‌های جدیدی ارائه می‌شوند؛ از پست‌های منتشرشده در رسانه‌های اجتماعی گرفته تا پلتفرم‌های استخدامی.
یکی از این روش‌های استخدام، استخدام داده محور است. استخدام داده محور نه تنها فرآیند استخدام را سریع‌تر پیش می‌برد، بلکه به استخدام‌کنندگان کمک می‌کند تا نامزدهای بهتری را استخدام کنند و در نتیجه در زمان و هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی می‌شود.
در این مقاله از سایت کار از ما قصد داریم معنی استخدام داده محور، مزایا و اهمیت، چالش‌ها و نحوه راه‌اندازی آن در یک سازمان را بررسی کنیم.
استخدام داده محور چیست؟
استخدام داده محور یک رویکرد مدرن برای استخدام است که در آن، استخدام‌کنندگان با استفاده از داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌های جمع‌آوری‌شده از منابع مختلف، در طول فرآیند استخدام تصمیم‌گیری‌های آگاهانه و استراتژیکی می‌گیرند.
این روش به یک استخدام کارآمدتر یعنی شناسایی بهترین نامزدها، بهینه‌سازی شرح وظایف و همسویی فرایند استخدام با اهداف سازمان کمک می‌کند. در استخدام مبتنی بر داده، به جای این‌که متخصصان منابع انسانی فرآیند استخدام را با حدس و گمان پیش ببرند، با بینش بیشتری متقاضیان را می‌سنجند و همین امر، فرآیند استخدام را روان‌تر و موثرتر می‌کند.
به‌طور کلی، استخدام داده محور در موارد زیر کمک‌کننده است:
تصمیم‌گیری آگاهانه در فرایند استخدام
با کمک استخدام داده محور می‌توان برای افزایش عملکرد در فرایند استخدام، معیارهای زیادی را تجزیه و تحلیل کرد. به‌عنوان مثال، استخدام‌کنندگان می‌توانند موارد اصلی رزومه، تعاملات آنلاین و نوع فعالیت متقاضی در رسانه‌های اجتماعی را ارزیابی کنند تا در مورد مهارت‌های او بینش عمیقی به دست آورند و یک استراتژی استخدام آگاهانه و هدفمند ایجاد کنند.
این کار به شما کمک می‌کند تا بفهمید کدام کانال‌ها موثرتر هستند و چگونه می‌توانید شرح شغل بهتری را برای جذب نامزدهای مناسب‌تر تنظیم کنید.
همسویی روند استخدام با اهداف سازمان
روش استخدام داده محور با اهداف سازمان و روندهای بازار هماهنگ است زیرا این روش نه تنها نقاط ضعف فرآیند استخدام را کاهش می‌دهد بلکه با استخدام افراد با استعداد، تیمی را ایجاد می‌کند که دارای مجموعه مهارت‌های مورد نیاز سازمان هستند.
استفاده از ابزارها و فناوری‌های مدرن
در روش استخدام داده محور، از ابزارها و فناوری‌های مختلفی استفاده می‌شود که فرآیند استخدام را راحت‌تر می‌کنند. مثلا سیستم‌های ردیابی متقاضی (ATS) مانند نرم‌افزار Recruit CRM روند مدیریت نامزدها را ساده‌سازی می‌کند و ابزارهای غربالگری هوش مصنوعی مانند Ideal و Harver ارزیابی‌های اولیه را به صورت خودکار انجام می‌دهند. همچنین، پلتفرم‌های تحلیلی مانند نرم‌افزار Tableau دید جامعی از روند بازار ارائه می‌دهد و به استخدام‌کنندگان در تصمیم‌گیری آگاهانه کمک می‌کنند.
در مجموع، این فناوری‌ها بینش‌های عملی ارائه می‌دهند و انتخاب‌ها و استراتژی‌های استخدام را آسان‌تر می‌کنند.
- بیشتر بخوانید: گیمیفیکیشن در مدیریت منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی داده محور چیست
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی در استارتاپ
اهمیت و مزایای استخدام داده محور
دلایل زیادی وجود دارد که چرا باید از یک رویکرد داده محور در فرآیند استخدام استفاده کرد، از جمله:
1_ استخدام عینی‌تر
گاهی اوقات تعصبات و سوگیری‌هایی در فرآیند استخدام رخ می‌دهند اما رویکرد داده محور کمک می‌کند تا همه چیز شفاف باشند زیرا این روش بر مهارت‌ها و تجربه نامزدها تمرکز دارد و در نتیجه به‌طور عینی بهترین نامزدها را برای یک موقعیت شغلی انتخاب می‌کنند.
همچنین تنوع و برابری را در سازمان ترویج می‌دهد. وجود تیم‌های متنوع در سازمان، عملکرد کسب و کار را بهبود می‌بخشند، تصمیم‌گیری را آسان‌تر می‌کنند و خلاقیت و نوآوری را افزایش می‌دهند. علاوه‌بر این، به ترویج این فرهنگ می‌پردازند که با هر نامزد صرف‌نظر از نژاد، قومیت، جنسیت یا سن به‌طور برابر رفتار شود.
2_ ایجاد استراتژی‌های منبع‌یابی
بدون رویکرد داده محور، استخدام‌کنندگان با کمک استانداردها، نیازهای استخدامی آینده را پیش‌بینی و یک نقشه راه عملی برای استخدام افراد با استعداد ایجاد می‌کنند؛ اما استخدام داده محور، استخدام‌کنندگان را به‌طور مستقیم به منابعی وصل می‌کند که نامزدهای برتر در آن حضور دارند و در نتیجه در زمان و تلاش سازمان صرفه‌جویی می‌شود.
همچنین برای موثرتر کردن این فرآیند می‌توان از ابزارهای مدرن استفاده کرد و همچنین از مدیریت و تجزیه و تحلیل یکپارچه داده‌ها اطمینان حاصل کرد.
3_ بهبود تجربه نامزدها
تنها ۱۷٪ از شرکت‌ها در مراحل مختلف فرآیند استخدام از تجربه متقاضیان بازخورد می‌گیرند. (منبع: aihr) انجام این کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بفهمند که ابتدا باید کدام مرحله را بهبود دهند. سریع‌تر و ساده‌تر پیش رفتن فرآیند استخدام، چیزی است که اکثر نامزدها به دنبال آن هستند.
4_ کاهش هزینه‌های استخدام
استخدام داده‌محور به شما کمک می‌کند تا از بودجه استخدام خود بهتر استفاده کنید و زمان لازم برای رسیدگی به فرآیند استخدام را کاهش می‌دهد. همچنین از آن‌جایی که استخدام داده‌محور، برای یافتن بهترین نامزدها شما را به منابع اصلی وصل می‌کند و به شما کمک می‌کند تا آگاهانه‌تر تصمیم بگیرید، در نتیجه به‌خوبی می‌تواند در کاهش هزینه‌های شما کمک‌کننده باشد.
علاوه‌بر این، این رویکرد به شما کمک می‌کند تا مشکلات موجود در فرآیند استخدام را شناسایی و برطرف کنید و فرایند بهینه‌سازی را به‌موقع انجام دهید.
5_ افزایش سرعت روند استخدام
استخدام داده‌محور به شما کمک می‌کند تا بفهمید چالش‌های موجود در فرایند استخدام شما کجاست، در نتیجه آنها را حذف یا خودکار کنید تا فرایند استخدام سریع‌تر پیش رود.
برای افزایش سرعت روند استخدام باید جزئیاتی از فرآیند استخدام خود مشخص کنید از جمله:
- نرخ خروج متقاضیان
- میانگین زمان استخدام برای یک موقعیت شغلی خاص
- روش‌های استخدام مانند تبلیغات، معرفی و…
- مدت زمان هر مرحله استخدام مثل منبع‌یابی، مصاحبه و…
به‌عنوان مثال اگر متوجه شدید که تعداد زیادی از متقاضیان، در ابتدای ارسال رزومه از آن صرف نظر می‌کنند، شاید بهتر باشد که این روند را برای آنها آسان‌تر کنید. در نتیجه هم نرخ خروج متقاضیان کمتر می‌شود و هم سرعت روند استخدام افزایش می‌یابد.
6_ افزایش کیفیت استخدام
استخدام بهترین افراد به موفقیت و سودآوری شرکت کمک می‌کند.
در استخدام داده محور، روش‌های مختلفی برای انتخاب نامزدهای واجد شرایط وجود دارد. مثلا نمرات آزمون نمونه کار و ارزیابی کلی توانایی ذهنی، عملکرد شغلی آینده فرد را بهتر از رزومه و مصاحبه معمولی پیش‌بینی می‌کند.
راه دیگر استخدام نامزدهای با استعداد، تمرکز بر منابع استخدام است. مثلا داده‌هایی مانند عملکرد، نرخ گردش مالی، سطوح بهره‌وری و… را جمع‌آوری کنید و این داده‌ها را با منابع مختلف استخدام مانند رسانه‌های اجتماعی، آژانس‌های استخدام و… مقایسه کنید تا مشخص شود که کدام یک از کانال‌های استخدام، بهترین نامزدها را دارند.
- بیشتر بخوانید: شریک تجاری منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: مدل های مدیریت منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: سیستم اطلاعات منابع انسانی
چگونگی استفاده از داده ها در فرآیند استخدام داده محور
نحوه استفاده از داده‌ها در فرآیند استخدام داده محور به شرح زیر است:
1_ انتخاب مناسب‌ترین معیارها و داده‌های مرتبط با سازمان‌تان
در ابتدا باید چند معیار مهم استخدام را انتخاب کنید. برخی از این داده‌ها عبارتند از:
- ارزیابی کیفیت کلی فرآیند استخدام
- هزینه هر استخدام
- زمان لازم هر استخدام
- منبع هر استخدام
- بازخورد کاندیدا
- نرخ پذیرش پیشنهاد شغلی
سازمان‌های مختلف، داده‌های مختلفی انتخاب می‌کنند. برای تعیین این‌که چه چیزی بیش از همه برای سازمان شما مهم است باید با مدیران ارشد مشورت کنید. از آنها بپرسید:
- دوست داشتید فرآیند استخدام خودتان چه شکلی بود؟
- برای بهره‌وری بیشتر فرایند استخدام از چه داده‌هایی استفاده می‌کنید یا قصد دارید استفاده کنید؟
- چه مشکلاتی در فرایند استخدام سازمان وجود دارد؟
- از چه روش‌های استخدامی استفاده می‌کنید که خوب هستند اما اثربخش نیستند؟
- کدام داده‌های استخدامی به شما کمک می‌کند تا برای مدیران خود گزارش تهیه کنید؟
- از نظر شما یک فرآیند استخدام موفق چگونه است؟
2_ جمع‌آوری موثر داده‌ها
جمع‌آوری داده‌ها اغلب وقت‌گیر است. با استفاده از راهکارهای زیر می‌توانید به‌راحتی این کار را انجام دهید:
- استفاده از نرم‌افزارهای مخصوص: به‌عنوان مثال ممکن است سیستم ردیابی متقاضی دارای قابلیت‌هایی باشد که کار شما را راه می‌اندازد.
- به‌کارگیری راه‌های مختلف دیگر: برخی از داده‌ها را به‌راحتی می‌توان از طریق Google Analytics یا نظرسنجی‌های ساده جمع‌آوری کرد.
3_ استفاده از داده‌ها
وقتی داده‌ها را جمع‌آوری کردید، باید مشخص کنید که می‌خواهید با آنها چه کنید. در این قسمت به برخی از مشکلات رایج در فرآیند استخدام می‌پردازیم که داده‌ها کمک می‌کنند آنها را شناسایی و حل کنیم:
صرف زمان طولانی برای استخدام
اگر زمان فرایند استخدام شما بیشتر از میانگین است، بررسی کنید که دقیقا کدام مرحله از این فرایند طولانی است. برخی از این مراحل شامل موارد زیر هستند:
- منبع‌یابی: روش‌های منبع‌یابی خود را بیشتر و متنوع‌تر کنید تا به شما کمک کنند سریع‌تر افراد مناسب‌تر را پیدا کنید. مثلا از سایت‌های کاریابی استفاده کنید، در رسانه‌های اجتماعی فعالیت کنید و…
- غربالگری: نکات واجد شرایط بودن افراد را به‌طور دقیق در فرم درخواست شغل سازمان ذکر کنید.
- مصاحبه: از نرم‌افزارهایی استفاده کنید که به شما کمک می‌کنند فرایند مصاحبه را راحت‌تر پیش ببرید.
- پیشنهادهای شغلی: پیشنهادهای شغلی خود را به‌طور دقیق و جذاب بنویسید تا متقاضیان برای پذیرش آن شغل ترغیب شوند.
نرخ پایین پذیرش پیشنهاد شغلی
اگر متوجه شدید درصد بالایی از پیشنهادات شغلی شما رد می‌شود، چند راهکار زیر را در نظر بگیرید:
- ایجاد پیشنهادهای شغلی رقابتی‌تر: از طریق سایت‌های کاریابی یا ارزیابی رقبا، در مورد مزایا و حقوق‌ها بیشتر جستجو کنید.
- توجه به علاقه نامزدها: در حین مصاحبه در مورد انگیزه‌ها و نگرانی‌های متقاضیان صحبت کنید.
- ایجاد تجربه مثبت برای نامزدها: مطمئن باشید که استخدام‌کنندگان به درستی با نامزدها رفتار می‌کنند. مثلا به موقع با آنها تماس می‌گیرند.
- در نظر گرفتن انتظارات نامزدها: به‌عنوان مثال اگر در طول مصاحبه به افراد گفته باشید که این شغل ۲۰٪ مزایا دارد اما در پیشنهاد شغلی آن را ۵۰٪ ذکر کرده باشید، احتمالا افراد پیشنهاد شغلی شما را نمی‌پذیرند.
گردش مالی بالای استخدام‌های جدید
گردش مالی نشان‌دهنده تعداد کارمندانی است که مدت کوتاهی پس از استخدام، شرکت را ترک می‌کنند. دو راه‌حل برای این مشکل وجود دارد:
- معرفی کامل شغل به نامزدها: قبل از ارائه پیشنهاد شغلی حتما وظایف شغلی، الزامات و انتظارات فردی و تیمی را به نامزدها توضیح دهید. اگر اطلاعات غلط یا ناقصی به آنها دهید ممکن است در سازمان نمانند.
- ایجاد یک فرآیند آن‌بوردینگ موثر: با یک ایمیل، ورود کارمند جدید را به او تبریک بگویید، او را به کارمندان معرفی کنید و آموزش‌های مناسب را در اختیارشان قرار دهید.
4_ شناسایی محدودیت‌های داده‌ها
برخی از محدودیت‌های رایج داده‌ها که باید آنها را بشناسید عبارتند از:
- داده‌ها به چرایی مسائل نمی‌پردازند: با کمک داده‌ها فقط می‌توان بینش عمیقی درباره موضوعات مختلف به دست آورد و پس از آن، افراد خودشان باید یافته‌ها را تفسیر کنند.
- داده‌ها مشکلات را حل نمی‌کنند: داده‌ها فقط نشان می‌دهند که نامزدها چه کارهایی را خوب انجام می‌دهند و در کجا ممکن است چالش داشته باشند. در نهایت انتخاب یک نامزد مناسب و حل مشکلات بعدی بر عهده شما است.
- داده‌ها همیشه عینی نیستند: اگر به صورت دستی داده‌ها را وارد می‌کنید، آمادگی این را داشته باشید که ممکن است خطاهایی در آن وجود داشته باشد. در حقیقت اگر داده‌ها توسط یک نرم‌افزار درجه‌بندی شوند، نتایج قابل اعتمادتر از زمانی است که افراد به آنها نمره دهند.
5_ استفاده از داده‌ها برای ارزیابی گذشته و برنامه‌ریزی آینده
داده‌ها به استخدام‌کنندگان کمک می‌کند تا ببینند چه چیزی در فرآیندهای استخدامی گذشته آنها موثر بوده و چه چیزی موثر نبوده، سپس بر اساس این نتایج، برای آینده خود تصمیمات استخدامی بهتری می‌گیرند.
- بیشتر بخوانید: ارتقای شغلی
- بیشتر بخوانید: شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: کوچینگ مدیران
- بیشتر بخوانید: رایج‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی
نحوه راه اندازی استراتژی استخدام داده محور در سازمان
برای راه‌اندازی استراتژی استخدام داده محور در سازمان خود، طبق مراحل زیر پیش روید:
1_ ارزیابی قابلیت‌های سازمان
برای ایجاد استخدام مبتنی بر داده، قبل از هر چیز باید قابلیت‌های فعلی سازمان‌تان را ارزیابی کنید.
- داده‌هایی که قبلا جمع‌آوری کرده‌اید.
- داده‌هایی که می‌خواهید جمع‌آوری کنید.
- زمان و بودجه مالی که برای پیاده‌سازی روش‌های جدید جمع‌آوری داده‌ها دارید.
- پیشینه فناوری فعلی و تجربه تیم شما
این اطلاعات را جمع‌آوری کنید تا برای شروع یک استراتژی جدید و بهبودیافته، همه چیزهای لازم را داشته باشید.
2_ تعیین اهداف مشخص
بر اساس قابلیت‌های ذکرشده، اهداف مشخص و قابل اجرایی را برای خود تعیین کنید. مطمئن شوید که اهداف شما SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط، محدود به زمان) هستند.
در تعیین هدف‌تان باید معیار دقیقی که تیم‌تان برای بهبود آن تلاش می‌کند را مشخص کنید، برنامه‌های رسیدن به آن را ارائه دهید و آنها با اهداف سازمان مرتبط باشند و جدول زمانی داشته باشید.
3_ انتخاب نرم‌افزار تحلیل داده
شاید مهم‌ترین گام در این فرایند، ارزیابی و ارتقا نرم‌افزارهای جمع‌آوری داده باشد. باید نرم‌افزاری انتخاب کنید که نیازها و اهداف منحصر به فرد سازمان شما را برآورده می‌کند.
صرف‌نظر از نوع نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید، به یاد داشته باشید که قبل از خرید نرم‌افزار از آزمایش‌های رایگان آن استفاده کنید و نظرات کاربران را بخوانید.
4_ آموزش به تیم
از آن‌جایی که همه اعضای تیم بلد نیستند با ابزارهای جدید سازمان کار کنند، باید به آنها آموزش دهید تا بیشتر با آن ابزارها کار کنند و روش‌های جمع‌آوری داده را یاد بگیرند.
نکاتی برای آموزش تیم:
- جلسات منظمی را در زمان‌هایی تنظیم کنید که با برنامه همه افراد هماهنگ باشد.
- از هر نسخه نمایشی محصول که توسط کارشناسان نرم‌افزار تهیه می‌شود، استفاده کنید.
- در آخر جلسه یک راهنمایی نهایی ارائه دهید که به سوالات متداول افراد پاسخ دهد.
- کانال‌های ارتباطی‌تان را باز نگه دارید تا افراد بتوانند سوالات‌شان را از شما بپرسند.
در پایان دوره آموزشی، به‌طور منظم با اعضای تیم خود تماس بگیرید تا مطمئن شوید که با نرم‌افزار یا سایر روش‌های جدیدی که استفاده می‌کنند راحت هستند یا نه.
5_ تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد
شاخص‌های کلیدی عملکرد یا شاخص‌های مهم و کلیدی فرآیند استخدام خود را مشخص کنید:
- ارزیابی مدت زمان مورد نیاز برای شناسایی کاندیداهای جدید
- مدت زمان فرایند استخدام هر فرد
- هزینه هر استخدام
- نرخ پذیرش و تایید فرایند استخدام
- نرخ متقاضیان هر موقعیت شغلی
- منبع استخدام
6_ توسعه استانداردهای جمع‌آوری داده
شما باید بتوانید به‌راحتی داده‌های مورد نیازتان را جمع‌آوری کنید. برای این منظور، راهکارهای زیر را به‌کار گیرید:
- فرآیندهای ورود و قالب‌بندی داده‌ها را استاندارد کنید.
- به صورت منظم از داده‌ها بک‌آپ بگیرید.
- برای حذف سوابق تکراری یا نادرست، داده‌ها را به صورت دوره‌ای حسابرسی کنید.
- هر گونه اطلاعات گم شده را با ضمیمه‌های داده تکمیل کنید.
7_ تکرار و بهبود
مدیریت و ادغام داده‌ها یک فرآیند متغیر است. بنابراین تیم جمع‌آوری داده‌های خود را به صورت دوره‌ای بررسی کنید تا بفهمید که چه چیزی خوب پیش می‌رود و چه چیزی نیاز به بهبود دارد.
حتی زمانی که تیم شما در جمع‌آوری، نگهداری و گزارش‌دهی داده‌های استخدام پیشرفت کرده‌اند، همیشه باید به دنبال بهترین راه‌حل‌ها و نرم‌افزارهای جدیدی باشید که می‌تواند روند شما را بیش از این بهبود دهد.
چالش های استخدام داده محور
اگرچه استخدام داده محور مزایای زیادی دارد و می‌تواند به موفقیت یک سازمان کمک کند اما مانند هر چیز دیگر، با چالش‌هایی هم همراه است از جمله:
1_ امنیت داده‌ها و حریم خصوصی
امنیت داده یک جنبه حیاتی از رویکرد استخدام داده محور است. امنیت داده شامل پیروی از مقررات حفاظت از داده‌ها مانند GDPR، اجرای اقدامات سختگیرانه و استفاده از راهنمای توکن‌سازی برای محافظت از اطلاعات شخصی نامزدها است. پیروی از این مقررات، باعث شکل‌گیری اعتماد و شفافیت با نامزدها می‌شود.
2_ یکپارچه‌سازی ابزارها و سیستم‌ها
ادغام ابزارها و سیستم‌های مختلف استخدام گاهی می‌تواند پیچیده باشد و جریان کار را مختل کند.
بنابراین بسیار مهم است ابزارهایی استفاده کنید که کارایی را افزایش دهند و از جریان یکپارچه داده‌ها بین پلتفرم‌های مختلف اطمینان حاصل شود.
3_ نیاز مداوم به آموزش و نظارت
نظارت و تنظیم منظم الگوریتم‌ها برای جلوگیری از هرگونه سوگیری و تعصب در فرآیند استخدام داده محور حیاتی است.
به همین دلیل همواره باید اطمینان حاصل شود که تصمیم‌ها بر اساس داده‌های عینی است و تحت تاثیر سوگیری‌های اساسی موجود در فرآیند جمع‌آوری داده‌ها قرار نمی‌گیرد.
4_ محدودیت‌های هزینه و منابع
پیاده‌سازی یک رویکرد مبتنی بر داده به‌ویژه در سازمان‌های کوچک‌تر می‌تواند با محدودیت‌های منابع همراه باشد.
بنابراین برنامه‌ریزی دقیق و تخصیص منابع، استفاده بهتر از بودجه مالی فرایند استخدام و بررسی راه‌حل‌هایی که می‌توانند به رشد سازمان کمک کنند، ضروری است.
5_ ملاحظات اخلاقی
جمع‌آوری و استفاده اخلاقی از داده‌ها در این استراتژی بسیار مهم است. ملاحظات اخلاقی در استخدام داده محور شامل شفافیت در نحوه جمع‌آوری و استفاده از داده‌ها، اطمینان از رعایت استانداردهای اخلاقی در تمام فرآیندهای رسیدگی به داده‌ها و در نتیجه ایجاد اعتماد با نامزدها و ذینفعان است.
6_ چالش‌های مقیاس‌پذیری
با رشد سازمان‌ها، چالش‌های مقیاس‌پذیری استراتژی استخدام داده محور نیز افزایش می‌یابد.
کلام آخر
به‌طور خلاصه، استخدام داده محور روش مدرنی است که با استفاده از داده‌ها به استخدام‌کنندگان کمک می‌کند تا در کمترین زمان و با صرف کمترین هزینه، بهترین فرد را برای یک موقعیت شغلی استخدام کنند. این روش، سرعت و کیفیت استخدام را بالا می‌برد و به یک استخدام کارآمدتر کمک می‌کند.
منابع:
