هر شغلی به مجموعه‌ای از مهارت‌ها، توانایی‌ها، استعدادها، دانش کافی و… نیاز دارد که به این موارد، احراز شغل می‌گویند. در این مقاله از سایت کار از ما قصد داریم شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی را بررسی کنیم.
یعنی به این می‌پردازیم که یک کارشناس منابع انسانی باید:
- چه مدرک تحصیلی داشته باشد؟
- به چه مهارت‌هایی نیاز دارد؟
- سوابق شغلی مورد نیاز چیست؟
- بهتر است چه ویژگی‌های شخصیتی داشته باشد؟
- وظایف شغلی او چیست؟
- و در آخر، نمونه‌ای از یک شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی را بررسی می‌کنیم.
اگر دوست دارید در این موقعیت شغلی کار کنید، تا آخر این مقاله با ما همراه شوید.
کارشناس منابع انسانی کیست؟
کارشناس منابع انسانی کسی است که در بخش منابع انسانی سازمان کار می‌کند و کارهایی چون استخدام، مصاحبه، پذیرش نیروی جدید، رسیدگی به روابط کارمندان، مدیریت حقوق و مزایا و فراهم کردن آموزش‌های لازم را انجام می‌دهد.
کارشناس منابع انسانی در واقع رابطی است بین کارمندان و مدیر سازمان و با انجام مسئولیت‌هایش، اطمینان می‌بخشد که سرمایه انسانی شرکت با اهداف استراتژیک و نیازهای آن همسو است.
در نهایت می‌توان گفت متخصصان منابع انسانی برای ایجاد یک محیط کاری مثبت و ارتقا و توسعه کارمندان تلاش می‌کنند. آن‌ها به‌عنوان دست اندرکاران فرهنگ سازمانی، نقش مهمی در ایجاد تجربه شغلی مثبت برای کارمندان و برقراری تعادل میان رضایت شغلی کارمندان و عملکرد تجاری دارند.
به‌طور کلی، کارشناس منابع انسانی در موفقیت بلندمدت یک سازمان نقش حیاتی دارد. به‌عنوان مثال، متخصصی که افراد با استعداد را استخدام می‌کند، باعث بهبود عملکرد شرکت و موفقیت آن می‌شود.
- بیشتر بخوانید: بهترین کتاب مدیریت منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: تفویض اختیار
- بیشتر بخوانید: مدل grow کوچینگ
شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی چیست؟
احراز شغل فهرستی از توانایی‌ها، دانش، ویژگی‌های شخصیتی، مهارت‌ها و تجربه شغلی افراد است که برای واجد شرایط بودن و استخدام شدن در یک موقعیت شغلی و موفقیت در آن جایگاه، به آن‌ها نیاز دارند.
از آنجایی که کارشناس منابع انسانی، نقش حیاتی در سازمان ایفا می‌کند، بهتر است با شرایط احراز شغل این موقعیت شغلی بیشتر آشنا شویم و برای قرار گرفتن در این جایگاه، حساسیت بیشتری به خرج دهیم.
اگرچه شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی ممکن است از موقعیتی به موقعیت دیگر متفاوت باشد، اما چند عنصر اصلی وجود دارد که همه سازمان‌ها آن‌ها را مدنظر قرار می‌دهند. این عناصر عبارتند از:
1_ مدرک تحصیلی
سطح تحصیلات می‌تواند واجد شرایط بودن یک فرد برای پذیرش در یک موقعیت شغلی را مشخص کند. مثلا ممکن است سازمانی برای استخدام کارشناس منابع انسانی، در آگهی خود ذکر کند متقاضیان باید حتما دارای حداقل مدرک تحصیلی لیسانس باشند.
کارشناسان منابع انسانی می‌توانند در رشته‌های مدیریت بازرگانی، منابع انسانی، توسعه سازمانی، روانشناسی یا سایر رشته‌های مرتبط تحصیل کنند و مدرک لیسانس بگیرند.
با توجه به این‌که رقابت در این صنعت زیاد است، تحصیلات بیشتر و دریافت مدرک کارشناسی ارشد نیز می‌تواند اهمیت زیادی داشته باشد. به‌عنوان مثال زمانی که صدها متقاضی برای یک موقعیت شغلی در بخش منابع انسانی وجود داشته باشد، آن فردی در اولویت است که مدرک کارشناسی ارشد دارد زیرا از دانش بیشتری برخوردار است.
همچنین اگر می‌خواهید به موقعیت‌های شغلی بالاتری دست یابید، در دوره‌های مختلف شرکت کنید و مدرک بگیرید. این دوره‌ها به شما کمک می‌کنند تا به نقش‌های مدیریتی و رهبری دست یابید.
به یاد داشته باشید که متخصصان منابع انسانی با آدم‌های مختلفی در ارتباط هستند، بنابراین هر چه در مورد رفتارهای مختلف انسان‌ها و نحوه برخورد با موقعیت‌های دشوار مطالعه کنید، در کارتان هم موفق‌تر خواهید شد.
2_ میزان سابقه شغلی
یکی دیگر از شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی، میزان تجربه شغلی است. همان‌طور که گفتیم، موقعیت‌های شغلی زیادی در بخش منابع انسانی وجود دارند، برخی از موقعیت‌های ابتدایی ممکن است به هیچ تجربه‌ای نیاز نداشته باشند اما برخی دیگر از موقعیت‌ها مانند جایگاه‌های مدیریتی ممکن است به چندین سال تجربه در نقش‌های مدیریتی نیاز داشته باشند.
در واقع کارفرما با این عنصر می‌تواند به‌طور دقیق‌تر بررسی کند که آیا نیروی موردنظر دقیقا در همین نقش سابقه شغلی دارد یا در نقش‌های مشابه؛ در نتیجه، راحت‌تر می‌تواند برای استخدام آن فرد تصمیم بگیرد.
- بیشتر بخوانید: کارشناس منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: فرهنگ سازمانی چیست
- بیشتر بخوانید: شایستگی چیست
3_ مهارت‌های مورد نیاز
مهارت‌ها همان عناصری هستند که افراد برای انجام وظایف شغلی خود به آن‌ها نیاز دارند. مهارت‌های مورد نیاز در احراز شغل کارشناس منابع انسانی با توجه به حوزه‌ای که افراد در آن تخصص دارند و کار می‌کنند، متفاوت است. به‌عنوان مثال، حوزه‌های ابتدایی به مهارت‌های کمتر و حوزه‌های در سطح مدیریتی به مهارت‌های بیشتری نیاز دارند.
با این حال، چند مهارت کلی وجود دارد که کارشناسان منابع انسانی باید آن‌ها را بلد باشند از جمله:
مهارت‌های ارتباطی
متخصصان منابع انسانی روزانه با کارمندان در ارتباط هستند. بنابراین باید بتوانند به‌خوبی با دیگران ارتباط برقرار کنند، به سوالات افراد پاسخ دهند، به نگرانی‌های کارمندان رسیدگی کنند و… ارتباطاتی که آن‌ها از طریق تعاملات‌شان ایجاد می‌کنند تا حد زیادی می‌تواند به رشد یک سازمان کمک کند.
مهارت‌های حل مسئله
از آنجایی که کارشناسان منابع انسانی وظیفه حل و فصل اختلافات بین مدیران و کارمندان را بر عهده دارند و به بهبود فرهنگ سازمانی و میانجی‌گری اختلافات در محل کار کمک می‌کنند، باید بتوانند راه‌حل‌های خلاقانه‌ای را برای مسائل مختلف پیدا کنند.
جزئی‌نگر بودن
کارشناسان منابع انسانی کارهای زیادی را مدیریت می‌کنند که برخی از آن‌ها نیاز به توجه به جزئیات دارند. به‌عنوان مثال کارشناسان منابع انسانی برای تجزیه و تحلیل صلاحیت‌های هر کاندیدا و نتایج مصاحبه شغلی برای تعیین بهترین فرد در یک موقعیت شغلی مشخص، باید دقیق و جزئی‌نگر باشند.
مهارت تصمیم‌گیری
کارشناس منابع انسانی باید هر روز تصمیم‌های گوناگونی بگیرد، از انتخاب کاندیدا برای استخدام گرفته تا ارزیابی نیازهای آموزشی و بهبود سیاست‌های شرکت. این امر مستلزم آن است که این افراد بتوانند بر اساس داده‌ها و معیارهای پیش‌رو، تصمیم بگیرند.
مهارت‌های سازمانی
متخصصان منابع انسانی وظایف مختلفی دارند که برای انجام آن‌ها باید مهارت‌های سازمانی و مدیریتی داشته باشند مانند نگهداری از سوابق و رعایت استانداردهای استخدامی قانونی.
مهارت‌های اخلاقی
از آنجایی که متخصصان منابع انسانی امور مهم تجاری را انجام می‌دهند و به اطلاعات شخصی کارمندان مانند قرارداد و حقوق آن‌ها دسترسی دارند؛ بنابرای مهم است که در حین انجام کارهایشان اخلاق حرفه‌ای، صداقت و رازداری را رعایت کنند.
مدیریت عملکرد
کارشناس منابع انسانی باید مهارت گوش دادن، همدلی کردن و هوش هیجانی بالایی داشته باشد تا بتواند عملکرد کارمندان را به‌طور موثر مدیریت کند. مدیریت عملکرد شامل تعیین انتظارات، نظارت بر آن‌ها و کمک به آن‌ها برای بهبود عملکردشان و دستیابی به اهداف شرکت است.
4_ ویژگی‌های شخصیتی
اگرچه مهارت‌ها نقش مهم‌تری در موفقیت شغلی دارند اما ویژگی‌های شخصیتی نیز تا حد زیادی موثر هستند.
ویژگی‌های شخصیتی ترکیبی از ویژگی‌ها یا صفاتی هستند که شخصیت متمایز یک فرد را می‌سازند. ویژگی‌های شخصیتی خاصی وجود دارند که اگر کارشناس منابع انسانی آن‌ها را داشته باشد، می‌تواند در شغلش نقش موثرتری ایفا کند. این ویژگی‌ها عبارتند از:
هوش هیجانی
هوش هیجانی یعنی توانایی درک، کنترل و ارزیابی احساسات خود و دیگران. این ویژگی به افکار و رفتار شما جهت می‌دهد و کارمندان بعد از تعامل با شما احساس درک شدن دریافت می‌کنند.
همکاری
بهتر است کارشناس منابع انسانی کار گروهی را بیشتر از کار انفرادی دوست داشته باشد تا بتواند زودتر به اهداف سازمانی دست یابد.
اجتماعی بودن
از آنجایی که کارشناس منابع انسانی هر روز با افراد زیادی در ارتباط است، بهتر است اجتماعی و برون‌گرا باشد تا درون‌گرا. او باید اطلاعات را به‌طور واضح و قابل فهم به افراد مختلف منتقل کند. همچنین، توانایی ایجاد روابط خوب تجاری داخلی و خارجی در این نقش بسیار مهم است.
مدیریت و رهبری
یک کارشناس منابع انسانی موفق باید ویژگی‌های رهبری داشته باشد. او باید قاطع، پاسخگو، با اعتماد به نفس و خوش‌بین باشد. همچنین جهت برنامه‌ریزی استراتژیک برای آینده باید مهارت‌های سازمانی داشته باشد و با کمک مهارت‌های مدیریتی، کارمندان را مدیریت کند.
منظم بودن
یکی از مهمترین ویژگی‌های شخصیتی کارشناس منابع انسانی، منظم بودن و توانایی سازماندهی کارها است زیرا بخش منابع انسانی در طول روز وظایف زیاد و متنوعی دارد و باید بتواند به آن‌ها رسیدگی کند. این افراد باید در مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و توانایی انجام کارها به بهترین شکل ممکن، مهارت داشته باشند.
مقابله با چالش‌ها
همان‌طور که می‌دانید، بخشی از حل کردن اختلافات موجود در سازمان بر عهده بخش منابع انسانی است؛ از این رو، افراد فعال در این بخش باید توانایی مقابله با چالش‌ها و مدیریت تعارض و حل مسئله داشته باشند و بتوانند برای هر مسئله، راه‌حلی پیدا کنند.
اهل مذاکره
کارشناسان منابع انسانی همچنین باید بتوانند به‌خوبی با دیگران مذاکره کنند. مثلا زمانی که دو کارمند با یکدیگر به مشکل می‌خورند، بخش منابع انسانی باید میان آن‌ها میانجی‌گری کند و آن‌ها را به یک نتیجه نهایی برساند.
رازداری
متخصصان منابع انسانی بیش از هر کس دیگری باید طبق اخلاق حرفه‌ای عمل کنند زیرا اطلاعات محرمانه کارمندان شامل میزان حقوق، سوابق شخصی و… در اختیار آن‌ها قرار دارد و کارفرما باید مطمئن باشد که این افراد، آن اطلاعات را با کس دیگری به اشتراک نمی‌گذارند. مثلا اگر یکی از دوستان کارشناس منابع انسانی، کارمند شرکت باشد و از او حقوق کارمند دیگری را بپرسد، اخلاق حرفه‌ای آن فرد باید مانع از جواب دادن به دوستش شود.
- بیشتر بخوانید: مدل شایستگی چیست
- بیشتر بخوانید: شایستگی شغلی چیست
- بیشتر بخوانید: ارزیابی عملکرد
5_ وظایف
از آنجایی که موقعیت‌های شغلی مختلفی در بخش منابع انسانی وجود دارد، هر موقعیت بسته به وسعت شرکت وظایف متفاوتی برعهده دارد.
تمام وظایف بخش منابع انسانی شامل موارد زیر است که با توجه به این‌که افراد دقیقا در کدام بخش کار می‌کنند، چندتا از وظایف مختلف زیر را برعهده دارند.
- شناسایی نیازهای شغلی سازمان با کمک مدیر شرکت یا کارفرما
- تماس با داوطلبانی که برای آگهی شغلی سازمان رزومه ارسال کرده‌اند.
- مصاحبه با داوطلبان و ارزیابی پیشینه، تجارب، تحصیلات و شایستگی‌های آن‌ها
- استخدام داوطلبان واجد شرایط برای موقعیت شغلی خالی سازمان
- اجرای فرایند آنبوردینگ (آشنایی کامل با سازمان و وظایف شغلی فرد) برای نیروهای جدید
- نگهداری از سوابق و اسناد کارمندان مطابق با الزامات قانونی و سیاست‌های شرکت
- مدیریت حقوق و مزایای کارمندان
- طراحی برنامه‌های آموزشی برای توسعه حرفه‌ای کارمندان
- ایجاد و رشد فرهنگ سازمانی برای افزایش رضایت کارمندان
- تلاش‌های زیاد برای ایجاد یک محل کار امن، محترمانه و عادلانه
- حمایت از کارمندان در موضوعات مختلف مرتبط با منابع انسانی مانند مرخصی، جبران خسارت و…
- مدیریت روابط کارمندان و رسیدگی به شکایات، درگیری‌ها یا مسائل مربوط به عملکرد آن‌ها
- پاسخ به سوالات کارکنان در مورد سیاست‌ها و قوانین شرکت
- مدیریت عملکرد کارمندان مانند نظارت بر عملکرد آن‌ها یا اجرای برنامه‌هایی برای بهبود عملکرد آن‌ها
- به‌روزرسانی سوابق کارمندان مانند روزهای مرخصی، میزان ساعات اضافه کاری، استفاده از مزایای سازمان مانند وام گرفتن و…
- حل اختلافات و مشکلات محل کار
- شرکت در فرایند تعدیل کارمندان و انجام مصاحبه نهایی با آن‌ها
- تهیه گزارش‌هایی مانند نرخ گردش مالی، هزینه‌های استخدام، رضایت کارمندان برای اطلاع از کیفیت تصمیمات مدیریت و…
- تجزیه و تحلیل معیارها و گزارش‌های منابع انسانی برای شناسایی بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارند.
- توسعه و اجرای سیاست‌ها و سیستم‌های منابع انسانی که با اهداف استراتژیک شرکت همسو است.
- هماهنگی با بخش‌های مختلف سازمان برای اجرای بهتر فرآیندهای منابع انسانی و بهبود عملکرد کلی سازمان
- شرکت در جلسات مرتبط با منابع انسانی و یادداشت‌برداری از جلسات
نمونه‌ای از شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی
مثالی از شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی به شرح زیر است:
شرح مختصری از شغل
سازمان به کارشناس منابع انسانی نیاز دارد تا در جمع‌آوری، دریافت و بررسی درخواست‌های شغلی متقاضیان به بخش منابع انسانی کمک کند.
احراز شغل این نیرو مستلزم فرایند استخدام است؛ یعنی برای موقعیت‌های شغلی خالی سازمان افراد مناسبی را پیدا کند تا نیازهای شرکت برآورده شود. همچنین مسئولیت بررسی رزومه‌ها و برگزیدن بهترین آن‌ها برای ورود به فرآیند مصاحبه نیز بر عهده این فرد است.
علاوه‌بر این، آن‌ها پیشینه و سابقه متقاضیان را بررسی می‌کنند تا ببینند آیا سابقه کاری قبلی یک متقاضی با نیازهای مورد نظر سازمان مطابقت دارد یا نه. آن‌ها همچنین فرایند آنبوردینگ را برای کارمندان جدید اجرا می‌کنند تا با شرکت و وظایفشان به‌خوبی آشنا شوند.
وظایف
کارشناس منابع انسانی وظایف زیر را برعهده دارد:
- بررسی رزومه‌های ارسال‌شده و انجام فرآیند مصاحبه برای ارزیابی افراد
- انتخاب فرد برتر از میان متقاضیان برای موقعیت‌های شغلی خالی سازمان
- پذیرش کارمندان جدید و اجرای فرآیند آنبوردینگ
- تلاش برای بهبود محیط کار
- ارزیابی عملکرد کارمندان به‌طور منظم
- ارائه گزارش‌هایی از عملکرد دقیق کارمندان
- کمک به مدیران ارشد منابع انسانی در تحقیق و تدوین خط‌مشی‌های بخش منابع انسانی
- کمک به افراد ارشد در برنامه‌های افزایش کارمند
- کمک به متخصصان منابع انسانی برای مدیریت حقوق و مزایای کارمندان
- به‌روزرسانی سوابق شغلی کارمندان به‌طور منظم
- کمک و همکاری با تیم منابع انسانی در فرآیند جذب افراد با استعداد
الزامات
کارشناس منابع انسانی باید شرایط زیر را داشته باشد:
- داشتن حداقل مدرک لیسانس در یکی از رشته‌های منابع انسانی، مدیریت بازرگانی، مدیریت کسب و کار یا سایر رشته‌های مرتبط
- حداقل ۳ سال سابقه کار به‌عنوان کارشناس منابع انسانی در سطح پایه
- حداقل ۲ سال سابقه کار به‌عنوان متخصص منابع انسانی در سطح بالاتر
- آشنایی کامل با فرآیندها و برنامه‌های منابع انسانی
مهارت‌های مورد نیاز
کارشناس منابع انسانی موردنظر این سازمان باید حداقل نیمی از مهارت‌های زیر را داشته باشد:
- مهارت‌های ارتباطی خوب در سطح کلامی و نوشتاری
- آشنایی با نرم‌افزار آفیس
- دارای مدرک یا گواهینامه از دوره‌های معتبر منابع انسانی
- مهارت‌های سازمانی
- توانایی انجام چند کار به صورت همزمان و کارآمد در زمان‌هایی که کارهای زیادی باید به سرعت انجام شوند.
- توانایی کار کردن در فضای کاری چالش برانگیز
- نگرش مثبت به چالش‌ها و مهارت‌های حل مسئله
- آشنایی کامل با ابزارهای دیجیتال منابع انسانی
- آشنایی کامل با نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی
- آگاهی درباره سیستم حقوق و پاداش کارمندان
- تفکر استراتژیک برای کمک موثر به بخش منابع انسانی
- سابقه کار در زمینه سیستم اطلاعات منابع انسانی
- آشنایی با وظایف و رویه‌های بخش منابع انسانی
- توانایی تعامل حرفه‌ای با متخصصان ارشد منابع انسانی و کارمندان جدید
- توانایی کار کردن موثر در یک محیط‌هایی که بر مدیریت زمان تاکید دارند.
- به‌روزرسانی منظم داده‌های منابع انسانی
- نگهداری ایمن و محرمانه از سوابق کارمندان و مدیریت آن‌ها
کلام آخر
بخش منابع انسانی در موفقیت سازمان نقش حیاتی دارد. بنابراین هرچه شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی که شامل مهارت‌های مورد نیاز، سابقه شغلی، سطح تحصیلات، وظایف و… است واضح‌تر باشد، آن شرکت شانس بیشتری برای استخدام افراد با استعدادتر و در نتیجه موفقیت سازمانی دارد.
منابع:
