بخش منابع انسانی نقش اساسی در مدیریت ارزشمندترین دارایی سازمان‌ها، یعنی کارمندان آن ایفا می‌کند. با تمام مسئولیت‌هایی که این بخش بر عهده دارد، با چالش‌هایی نیز مواجه است و ممکن است در معرض اشتباهاتی قرار گیرد که منجر به عواقب پرهزینه شود.
در بازار کار رقابتی امروز، ضروری است که متخصصان منابع انسانی از اشتباهات رایج در کارشان و شیوه‌هایی برای جلوگیری از در معرض خطر قرار دادن یک کسب و کار آگاه باشند. در این مقاله از کار از ما، برخی از اشتباهات مدیران منابع انسانی را بررسی می‌کنیم.
اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی
فرآیندهای منابع انسانی پیچیده هستند زیرا بخش منابع انسانی باید با تغییرات شرایط نظارتی و الزامات تجاری هماهنگ باشد و با محیط کسب و کار تکامل یابد. در نتیجه، برخی از اشتباهات آن‌ها برای سازمان‌ها پرهزینه تمام می‌شود. این اشتباهات عبارتند از:
1_ فقدان خط‌مشی و رویه‌های رسمی
ریشه بسیاری از اشتباهات مدیران منابع انسانی، تعریف نامشخص از انتظارات و راهنمایی‌های ضعیف درباره نحوه انجام وظایف و رعایت قوانین محل کار است.
سیاست‌ها باید مشخص کنند که چه چیزی مناسب و چه چیزی نامناسب است. علاوه‌بر این، خط‌مشی‌های منابع انسانی باید به حوزه‌های مبهم مانند آیین‌نامه رفتار حرفه‌ای، نوع پوشش، نحوه استفاده شخصی از تلفن همراه، الزامات قانونی و… بپردازند.
2_ عدم ثبت، نمایش و به‌روزرسانی خط‌مشی‌ها
اگرچه سازمان وزارت کار، کسب و کارها را ملزم به ایجاد کتابچه راهنمای کارکنان نمی‌کند اما قوانینی وجود دارد که طبق آن‌ها، کسب و کارها باید جزئیات مقررات مربوط به شرکت خود را در اختیار کارمندان‌شان قرار دهند. در واقع به نفع هر کسب و کاری است که خط‌مشی‌ها و رویه‌های خود را در کتابچه راهنمای کارکنان مستند کند.
کتابچه راهنمای کارکنان باید شامل قوانین و راهنمایی‌هایی در مورد ایمنی محل کار، مقررات انضباطی، نحوه فعالیت در رسانه‌های اجتماعی، میزان استفاده شخصی از موبایل در زمان کاری، عدم سو مصرف مواد مخدر و الکل، دورکاری، مرخصی و… باشد. علاوه‌بر این، کسب و کارها باید به قوانین جغرافیایی و تغییرات در محیط خارجی گسترده‌تر که ممکن است بر کارمندان تاثیر بگذارند نیز توجه داشته باشند.
3_ اجرای ضعیف فرآیند آنبوردینگ
سازمان‌ها زمان و هزینه زیادی را صرف جذب افراد با استعداد می‌کنند. مدیریت استراتژیک منابع انسانی معتقد است که به‌طور میانگین حدود ۴۲ روز طول می‌کشد تا سازمان‌ها برای یک موقعیت شغلی خالی، نیروی کار مناسبی استخدام کنند.
پس از طراحی برنامه‌های موثر جبران خدمات، اصلی‌ترین وظیفه منابع انسانی، استخدام است و پس از استخدام کارمندان، شرکت‌ها باید با هدف جذب و حفظ نیروی جدید، فرآیند آنبوردینگ را برای آن‌ها اجرا کنند.
فرآیند آنبوردینگ برنامه‌ای است برای معرفی استخدامی‌های جدید به شرکت مانند فرهنگ و سیاست‌های محل کار، تجهیزات در دسترس برای انجام کارها مثلا داشتن یک نرم‌افزار خاص، انواع مزایا و پاداش‌های موجود در سازمان و… همچنین حتما کارمندان جدید را به همکارانشان معرفی کنید زیرا آن‌ها باید احساس راحتی کنند و برای شروع کار آماده شوند.
یکی از کلیدهای موفقیت سازمان‌هایی با عملکرد بالا، اجرای موثر فرآیند آنبوردینگ است که توانسته‌اند به‌خوبی از کارکنان استقبال کنند و فرهنگ شرکت را ارتقا دهند.
4_ عدم برنامه‌ریزی برای حفظ و نگهداری کارمندان
اگرچه جذب کارمندان با استعداد در فرآیند آنبوردینگ مهم است اما حفظ و نگهداری بلندمدت آن‌ها در سازمان بسیار مهم‌تر است. بر اساس نظرسنجی CareerBuilder، یک سایت کاریابی کانادایی، میانگین هزینه از دست دادن یک کارمند ماهر حدود ۳۰ هزار دلار است. (منبع علمی)
شرکت‌های موفق از کارکنان خود نظرسنجی می‌گیرند تا بفهمند چه چیزی باعث انگیزه و ماندن آن‌ها در شرکت می‌شود و سپس همان عوامل را اجرا می‌کنند.
تحقیقات انجام‌شده در شرکت مشاوره مدیریت McKinsey & Company نشان داد ۱۰ تا از نیازهای اصلی کارکنان عبارتند از: (منبع علمی)
- امنیت شغلی
- ثبات مالی
- تعادل میان کار و زندگی
- رفتار منصفانه
- کار با افرادی که بتوانند به آن‌ها اعتماد کنند
- سلامت جسمی و روانی
- دستیابی به اهداف شغلی
- پاداش گرفتن
- داشتن همکاران حامی
- شناخته شدن در شرکت
بنابراین، شرکتی که بتواند در این زمینه‌ها خوب عمل کند، می‌تواند بهره‌وری، مشارکت و رفاه کارمندان خود را افزایش دهد.
- بیشتر بخوانید: گیمیفیکیشن در مدیریت منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی داده محور چیست
- بیشتر بخوانید: منابع انسانی در استارتاپ
5_ شیوه‌های نامناسب استخدام
یکی دیگر از اشتباهات مدیران منابع انسانی، شیوه‌های ضعیف استخدام و استخدام افراد نامناسب است. نظرسنجی CareerBuilder همچنین اشاره کرد که اگرچه نگه داشتن افراد خوب در سازمان بسیار مهم است اما استخدام افراد نامناسب، به‌طور متوسط برای کسب و کارها ۱۵ هزار دلار هزینه دارد و این اشتباهی است که تقریبا از هر ۴ کارفرما ۳ نفر از آن‌ها گفته‌اند مرتکب شده‌اند. (منبع: careerbuilder)
استخدام افراد نامناسب بر بهره‌وری سازمان تاثیر می‌گذارد، منابع استخدام را هدر می‌دهد، گردش مالی را افزایش می‌دهد، باعث می‌شود زمان زیادی برای یافتن نیروی کار جدید یا آموزش تلف شود و کیفیت کار را به خطر می‌اندازد.
برای کاهش وقوع این اتفاق، متخصصان منابع انسانی باید یک فرآیند استخدام واضح و کامل ایجاد کنند و مطمئن شوند که افراد حرفه‌ای مانند مدیران منابع انسانی با متقاضیان مصاحبه می‌کنند. همچنین در طی مصاحبه، نگرش کلی و توانایی آن‌ها برای یادگیری سریع را در نظر گرفت و برای استخدام آن‌ها با اعضای تیم منابع انسانی مشورت کرد.
6_ گزارش ضعیف از شرح وظایف
یکی از دلایل استخدام افراد نامناسب و همچنین نماندن کارمندان در شرکت این است که شغل فرد واقعا همان شغلی نیست که به او پیشنهاد شده است. به‌عنوان مثال، وظایف شغلی روزمره ممکن است با مهارت‌های فرد یا انتظاراتی که در فرآیند استخدام مطرح می‌شود مطابقت نداشته باشد.
بنابراین شرکت‌ها باید شرح شغل دقیقی را در آگهی شغلی خود بنویسند و مطمئن شوند که متقاضیان این شرح را به‌طور کامل درک کرده و با آن موافق هستند.
7_ عدم مستند سازی عملکرد کارکنان
مستندسازی عملکرد کارکنان نه تنها به کارمندان کمک می‌کند تا عملکرد شغلی خود را بهبود دهند بلکه در موارد دعوی قضایی نیز بسیار مهم و کمک‌کننده است. بنابراین عدم مستندسازی می‌تواند یکی دیگر از اشتباهات مدیران منابع انسانی باشد.
مستندات باید شامل انتظارات کارفرما، نحوه برآورده نکردن انتظارات توسط کارمند، انتظارات آینده و پیامدهای برآورده نکردن این انتظارات باشد.
8_ آموزش ناکافی
آموزش یکی از استراتژی‌های حفظ کارمندان است زیرا آموزش مسیری را برای کارمندان فراهم می‌کند تا در شغل خود پیشرفت کنند و به مدت طولانی‌تری در شرکت بماند.
علاوه‌بر آموزش‌های تخصصی، آموزش در مورد مقررات و انتظارات سازمان نیز از رفتارهای غیر حرفه‌ای که می‌توانند منجر به دعوی قضایی شوند جلوگیری می‌کند.
- بیشتر بخوانید: شریک تجاری منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: مدل های مدیریت منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: سیستم اطلاعات منابع انسانی
9_ عدم آموزش مدیران
سرپرستان و مدیران به‌عنوان نماینده شرکت با کارمندان در ارتباط هستند؛ از این رو باید مطمئن شوید برای موقعیتی که در آن‌ها قرار دارند، آماده هستند و خوب عمل می‌کنند. بنابراین اطمینان حاصل کنید که مدیران سازمان در مورد قوانین منابع انسانی و استخدام شفاف هستند و ارزش‌های اصلی و اخلاقیات شرکت را درک می‌کنند.
اگر متوجه شدید به‌اندازه کافی خوب عمل نمی‌کنند، فقط کافی‌ست آموزش‌های مناسبی برای آن‌ها فراهم کنید تا به رهبران متفکر تبدیل شوند. در نتیجه افزایش حفظ و بهره‌وری را در کارمندان آن‌ها خواهید دید.
10_ عدم ارتباط
ارتباط ضعیف یکی دیگر از اشتباهات رایج مدیران منابع انسانی که می‌تواند منجر به سوء تفاهم، درگیری و کاهش انگیزه کارمندان شود. متخصصان منابع انسانی باید اطلاعات مختلف مانند به‌روزرسانی سیاست‌ها و تغییرات شرکت را به سرعت و به‌طور واضح در اختیار کارکنان قرار داده و ارتباطات موثر با آن‌ها را نیز در اولویت قرار دهند مثلا ایجاد فرصت‌هایی برای دریافت بازخورد.
علاوه‌بر این، ارتباطات باز را در شرکت خود ترویج دهید، این نوع از ارتباطات باعث ایجاد فرهنگی می‌شود که در آن، کارمندان به‌راحتی به مدیران سازمان نزدیک می‌شوند و از آن‌ها کمک می‌گیرند.
11_ عدم نگهداری مناسب از سوابق کارمندان
یکی از وظایف مهم منابع انسانی، سازماندهی سوابق کارکنان است زیرا سازمان‌ها برای محافظت از خود در برابر کارمندان ناراضی و دعاوی احتمالی به این سوابق نیاز دارند. طبق قوانین کار، کسب و کارها باید سوابق کارمندان را تا حداقل یک سال پس از پایان کار یا سه سال پس از تاریخ استخدام نگه دارند.
بنابراین شما باید تمام سوابق مربوط به استخدام، ارزیابی‌های عملکرد کارکنان، رزومه، نتایج آزمایش مصرف مواد مخدر، حضور و غیاب به موقع، حقوق، پاداش و سایر موارد اضافی را در پرونده هر کارمند نگه دارید.
12_ عدم امنیت داده‌ها
همه سازمان‌ها در معرض خطر سرقت دیجیتال و نقض داده‌ها هستند و برای سازمان‌های بزرگ‌تر این اتفاق می‌تواند یک تهدید واقعی باشد. بنابراین منابع انسانی باید از سازمان در برابر جرایم سایبری محافظت کند.
یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی این است که در مورد بهترین شیوه‌های افزایش امنیت داده‌ها به کارمندان آموزش نمی‌دهند. این آموزش باید شامل حفاظت از داده‌های شرکت، ایجاد رمز عبور قوی و شناسایی ایمیل‌های فیشینگ و سایت‌های کلاهبردار باشد.
سازمان‌ها همچنین باید در برابر هکرها و ویروس‌ها دارای تجهیزات لازم و ایمن است. به‌عنوان مثال، نرم‌افزار ضد ویروس برای سازمان‌هایی که با اطلاعات حساس سروکار دارند ضروری است.
در نهایت به یاد داشته باشید که برای محافظت از داده‌های سازمان، از تمام فایل‌ها و اطلاعات خود یک نسخه پشتیبان (بک‌آپ) تهیه کنید. به این ترتیب، اگر شخصی داده‌های شما را گروگان گرفت، می‌توانید بدون پرداخت میلیون‌ها پول برای بازگرداندن اطلاعات خود از نسخه بک‌آپ شرکت استفاده کنید.
- بیشتر بخوانید: ارتقای شغلی
- بیشتر بخوانید: شرایط احراز شغل کارشناس منابع انسانی
- بیشتر بخوانید: کوچینگ مدیران
13_ عدم انجام منظم ممیزی‌های داخلی منابع انسانی
انجام ممیزی‌های داخلی منابع انسانی بسیار مهم هستند زیرا به شناسایی مشکلات و رسیدگی به آن‌ها و همچنین شناسایی نقاط قوت و ضعف یک کسب و کار کمک می‌کنند.
با این حال، اکثر مدیران منابع انسانی فرایند ممیزی‌های داخلی را انجام نمی‌دهند زیرا همیشه کارهای زیادی برای انجام دادن، دارند.
ممیزی‌های داخلی منابع انسانی باید در فواصل زمانی منظم و همراه با بررسی‌های مدیریتی انجام شود تا مطمئن شوند که تمام شیوه‌های منابع انسانی در سازمان اجرا و دنبال می‌شوند و همچنین سازمان طبق الزامات کاری و قانونی کار می‌کند.
14_ عدم تفویض وظایف
کارمندانی که وظایف مشخصی ندارند یا کارهای زیادی برای انجام دادن، دارند، در طول کار دچار سردرگمی می‌شوند. از این رو، منابع انسانی باید یک روال مناسب برای تنظیم و تفویض وظایف ایجاد کند زیرا اگر کارمندان به‌طور دقیق از کار خود آگاه نباشند، نمی‌توانند کارهایشان را به‌درستی انجام دهند. همچنین دچار فرسودگی شغلی می‌شوند و از شرکت استعفا می‌دهند.
مدیران منابع انسانی که وظایف زیاد کارمندان را به زیردستان آن‌ها تفویض نمی‌کنند، ممکن است بعدا با مشکلات زیادی روبهرو شوند زیرا در این شرایط کارکنان نمی‌توانند وظایف‌شان را تکمیل کنند و از قدرت تصمیم‌گیری برخوردار نیستند.
15_ عدم رعایت حریم خصوصی کارکنان
منابع انسانی مسئولیت‌های زیادی بر عهده دارد اما موضوع حفظ حریم خصوصی کارمندان نباید در مقایسه با سایر مسائل بی‌اهمیت تلقی شود.
گاهی اوقات مدیران منابع انسانی ممکن است ناآگاهانه چیزهایی بگویند که اطلاعات شخصی یک کارمند را در مقابل همکارانش فاش کند. افشای اطلاعات شخصی کارمندان فقط باید با آگاهی و رضایت خود او انجام شود.
کلام آخر
اجتناب از پرهزینه‌ترین اشتباهات مدیران منابع انسانی برای موفقیت هر کسب و کاری حیاتی است. بنابراین اگر سازمان شما هر یک از این اشتباهات رایج گفته‌شده را مرتکب شده است باید فورا برای اصلاح آن‌ها اقدام کنید؛ در غیر این صورت ممکن است این سازمان با عواقب پرهزینه مالی و غیر مالی روبهرو شود.
منابع:
- netsuite
- peoplekeep
- sumhr
- work
- careerbuilder
