واقعیت این است که دنیای کار پیچیده، مبهم، پر نوسان و نامعلوم است؛ به همین دلیل ضروری است که کارمندان بتوانند به سرعت با شرایط سازگار شوند و این وظیفه بخش منابع انسانی است. یعنی منابع انسانی وظیفه دارد با مدرن‌سازی و دیجیتالی کردن عملکرد، مشکلات سازمان را سریع‌تر حل کند. به عبارت دیگر، منابع انسانی باید برای سازگاری با تغییرات دنیای کار، از رویکرد چابک استفاده کند. رویکردهای چابک در فرایندهای مختلف منابع انسانی مانند کسب استعداد یا مدیریت عملکرد به کار گرفته می‌شود.
منابع انسانی چابک روشی است که با تمرکز بر مشتریان و سرعت پاسخگویی، عملکرد منابع انسانی را سازماندهی می‌کند. در این مطلب از کار از ما به‌طور مفصل‌تر درباره این روش صحبت می‌کنیم.
منابع انسانی چابک چیست؟
قبل از این‌که منابع انسانی چابک را توضیح دهیم، لازم است با روش چابک آشنا شویم؛ چابک رویکردی برای مدیریت پروژه و توسعه نرم‌افزار است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا ارزش را سریع‌تر و با دردسر کمتری به مشتریان خود ارائه دهند.
تیمی که با رویکرد چابک کار می‌کند، کار را در مراحل کوچک اما قابل مصرف ارائه می‌دهد. در این رویکرد، الزامات، برنامه‌ها و نتایج به‌طور مداوم ارزیابی می‌شود؛ بنابراین تیم‌ها یک مکانیسم طبیعی برای واکنش سریع به تغییرات دارند.
روش‌شناسی چابک بر ۱۲ اصل استوار است:
- رضایت مشتری از طریق ارائه مستمر و سریع خدمات
- استقبال از تغییرات مورد نیاز
- ارائه مکرر نرم‌افزار کار
- کار کردن افراد تجاری و توسعه‌دهندگان با یکدیگر به‌طور روزانه
- ایجاد پروژه‌ها با افراد با انگیزه
- انتقال اطلاعات از طریق گفتگوی حضوری
- نرم افزار کار معیار اولیه پیشرفت است
- حفظ یک سرعت ثابت به‌طور نامحدود
- توجه مستمر به برتری فنی
- به حداکثر رساندن میزان کار انجام نشده
- تیم‌ها خودشان سازماندهی میشوند.
- تیم‌ها به گذشته نگاه می‌کنند و رفتارشان را تنظیم می‌کنند.
منابع انسانی چابک یا Agile Human Resources که به اختصار agile HR خوانده می‌شود، روشی است برای سازماندهی عملکرد منابع انسانی و بر مشتریان و سرعت پاسخگویی تمرکز دارد.
منابع انسانی چابک برای مقابله با محیط کاری که همیشه در حال تغییر است و به‌طور مداوم به راه‌حل‌های سریع نیاز دارد، ضروری است. در حقیقت، سازمان‌هایی که از رویکرد چابک منابع انسانی پیروی می‌کنند، نسبت به سازمان‌هایی که از این رویکرد استفاده نمی‌کنند به احتمال بیشتری با تغییرات بهتر کنار می‌آیند.
به بیانی دیگر، agile HR به شرح زیر است:
- یک رویکرد منابع انسانی برای پاسخ، انطباق‌پذیری و انعطاف‌پذیری سریع‌تر با موقعیت‌ها
- این رویکرد انعطاف‌پذیر با تغییر نیروی کار شکل می‌گیرد.
- این رویکرد در سازمان‌هایی به کار می‌رود که به نیازهای مشتری پاسخگوتر است.
- بیشتر بخوانید: جانشین پروری
- بیشتر بخوانید: مستمری از کار افتادگی
- بیشتر بخوانید: سنوات چیست؟
اصول چابک در منابع انسانی چیست؟
روش چابک بیش از یک رویکرد متفاوت در فرایند منابع انسانی، متخصصان این بخش را مجبور می‌کند تا در کارشان، ذهنیت‌های متفاوتی به‌کار گیرند. این ذهنیت‌ها به شرح زیر است:
1_ از خوشه‌ها به همکاری
در اغلب موارد، منابع انسانی بدون هیچ تلاشی برای همکاری در بخش‌های مختلفی مانند استخدام، مدیریت استعدادها، مدیر منابع انسانی، متخصصین منابع انسانی و… فعالیت می‌کند. علاوه‌بر این، گاهی بخش منابع انسانی از کسب و کارها حذف می‌شود.
رویکرد چابک در منابع انسانی مستلزم این است که تیم‌ها چند مهارت داشته باشند. مثلا یک متخصص منابع انسانی می‌تواند به‌طور همزمان با مدیر تجاری، بانکدار سرمایه‌گذاری و مدیر بازاریابی جلسه برگزار کند و روی نیازهای مدیریت افراد کار کند.
مثلا تیمی شامل همین افراد را تصور کنید که روی موضوعی مثل فرهنگ سازمانی کار می‌کنند. این روش بسیار موثر و جامع‌تر از رویکرد سنتی است که در آن فقط متخصصان منابع انسانی روی این موضوع کار می‌کنند. این رویکرد همچنین هم‌آفرینی را به وجود می‌آورد که نسبت به رویکرد خوشه‌ای، راه‌حل‌های نوآورانه‌تری ارائه می‌دهد.
2_ از ثابت به شکست
یکی از اصلی‌ترین جنبه‌های رویکرد چابک در منابع انسانی، سرعت توسعه فرایند است. این جنبه به این معنی است که فرایندها سریع‌تر اجرا میشوند و برای حل مشکلات، راه‌حل‌های بسیار موثرتری ایجاد میشوند. این جنبه می‌تواند احتمال شکست را افزایش دهد که خب چیز بدی نیست!
روش سنتی منابع انسانی یک رویکرد ثابت دارد که از تغییرات استقبال نمی‌کند و به همین دلیل، در این روش باید قبل از استقرار سیستم‌ها، ۱۱۰٪ از اثربخشی آن‌ها مطمئن شد.
این تغییر ذهنیت همچنین باعث تقویت نمونه‌سازی می‌شود. به این معنی که متخصصان منابع انسانی، بهترین روش‌های ارائه را آزمایش، نقشه‌برداری و تحقیق می‌کنند. مثلا تیمی متشکل از متخصصان فناوری اطلاعات، مدیر منابع انسانی، مدیر استخدام، مدیر بازاریابی و… را در نظر بگیرید. این تیم طی دو هفته یک برنامه مدیریت عملکرد می‌سازند و آن را به ۲۰ نفر عرضه می‌کنند. یعنی آن‌ها این برنامه را روی گروه کوچکی از افراد آزمایش می‌کنند؛ در نتیجه، عواقب شکست اهمیتی ندارد.
3_ از هر سال به هر روز
منابع انسانی در بسیاری از سازمان‌ها اغلب از یک چرخه سنتی سالانه پیروی می‌کند و فرایندهای مختلف در یک تقویم ثبت میشوند. یعنی عملکردهای بخش منابع انسانی مانند پاداش، مدیریت عملکرد، مدیریت استعداد و… معمولا به صورت سالانه بررسی میشوند.
اما رویکرد چابک در منابع انسانی هر روز شرایط را ارزیابی می‌کند و هر لحظه برای توسعه راه‌حل‌ها روش‌های مناسبی را به‌کار می‌گیرد. این روش به منابع انسانی اجازه می‌دهد تا اطلاعات را از محیط نزدیک دریافت و طبق آن عمل کند.
- بیشتر بخوانید: مرخصی زایمان
- بیشتر بخوانید: جمعه کاری در قانون کار
- بیشتر بخوانید: مساعده حقوق چیست
مزایای رویکرد چابک در منابع انسانی
مزایای رویکرد چابک در منابع انسانی شامل موارد زیر است، اما محدود به آن‌ها نیست:
1_ بهبود همکاری تیمی
در این رویکرد، ارتباط و کار تیمی بهتری بین کارمندان بخش‌های مختلف سازمان وجود دارد. منابع انسانی چابک همچنین بر شفافیت تاکید دارد؛ بنابراین با استفاده از این رویکرد، اعتماد بیشتری در تیم‌ها شکل می‌گیرد.
2_ بازخورد مستمر
در این رویکرد به‌طور منظم و منسجم، بازخوردهای مثبتی داده می‌شود. این کار منابع انسانی را قادر می‌سازد تا راه‌حل‌های مرتبط و موثرتری توسعه دهند.
3_ سازگاری بهتر
رویکرد چابک برای انطباق تیم با شرایط متغیر، نیاز تیم‌ها را در اولویت قرار می‌دهد. در واقع هدف روش چابک، “آزمایش، یادگیری و بهینه‌سازی” است که به تیم‌ها این امکان را می‌دهد در صورت نیاز، به سرعت جابه‌جا شوند.
4_ ارزیابی بیشتر خروجی کار
رویکرد چابک بر نتایج تاکید دارد که در داشبوردها و تجسم‌های حاضر مشهود است. در نتیجه، منابع انسانی چابک می‌تواند نتایج مستقیم مربوط به زمان، هزینه و عملکرد هر ابتکاری را نشان دهد.
- بیشتر بخوانید: شکایت از کارفرما
- بیشتر بخوانید: شکایت از کارفرما بدون قرارداد
- بیشتر بخوانید: بیمه مسئولیت کارفرما در قبال کارکنان چیست؟
چگونه چابک را روی منابع انسانی اعمال کنیم؟
برای استفاده از روش چابک حتما لازم نیست آن را به‌طور کامل به‌کار بگیرید تا موثر باشد؛ می‌توانید فقط برخی از قابلیت‌هایی که متناسب با نیازتان است را مورد استفاده قرار دهید.
در ادامه، مراحل کلی استفاده از روش چابک در بخش منابع انسانی را بررسی می‌کنیم:
1_ مشکل را تعریف کنید
قبل از این‌که از هر روشی برای بهبود بخش منابع انسانی استفاده کنید، ابتدا باید مشکلی که وجود دارد و سعی در بهبود آن دارید را به‌طور دقیق شناسایی کنید. بهترین راه برای شناسایی این مشکل، مشورت با تمام کارمندان مربوطه است که به نوعی در بخش منابع انسانی تاثیرگذار هستند.
به‌عنوان مثال، ممکن است در یک سازمان حدود ۱۰ روز طول بکشد تا بخش منابع انسانی، مدارک مربوط به فرایند استخدام را بررسی و فرد مورد نظر را انتخاب کند. حال سازمان می‌خواهد این مدت زمان را به سه روز کاهش دهد.
2_ در مورد منابع تصمیم بگیرید و نقش‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص کنید
وقتی مشکل را فهمیدید، گام بعدی این است تیمی را تشکیل دهید که بتواند با این مشکل مقابله کند.
تیم‌هایی که با رویکرد چابک کار می‌کنند معمولا کوچک هستند و مهارت‌های مکمل دارند. این تیم برای طراحی و اجرای راه‌حل مورد نظر از یکی از روش‌های رویکرد چابک مانند Scrum، Lean Startups، Kanban، XP و Dev استفاده خواهند کرد. هر یک از این روش‌ها، با سبک خاصی پروژه را مدیریت می‌کنند.
به زبان ساده، کار در یک دوره زمانی کوتاه که معمولا ۲ تا ۴ هفته است، انجام خواهد شد و در پایان این دوره، تیم نسخه اولیه راه‌حل را ارائه می‌دهند.
به‌طور کلی از هر رویکردی که پیروی می‌کنید، باید منابع انسانی مورد نظر و منابع فیزیکی مانند داشبورد، تجسم و… را در نظر بگیرید.
مثلا برای کم کردن مدت زمان فرایند استخدام و بررسی رزومه‌های ارسال‌شده، به سیستمی نیاز دارید که تمام مدارک را ساده‌سازی و اطلاعات تکراری را حذف کند. بنابراین باید تیمی متشکل از متخصصان منابع انسانی، استخدام‌کنندگان و پرسنل فناوری اطلاعات تشکیل دهید.
اکنون باید هر یک از اعضای تیم را در تیم‌های کوچک‌تری قرار دهید و در طول جلسات استندآپ، هر تیم باید به تیم گسترده‌تر بازخورد دهد. در حالت ایده‌آل همچنین می‌توانید یک اسکرام مستر (Scrum Master) انتخاب کنید که مسئول اصلی هدایت کل فرایند و تیم است. در مثال بالا، این شخص می‌تواند متخصص منابع انسانی باشد.
3_ اهداف را توسعه دهید
در رویکرد چابک، اهداف چیزی است که باید در پایان هر اسپرینت (sprint) یا هر دوره زمانی کوتاهی به دست آید. این دوره‌ها را می‌توان به فعالیت‌هایی تقسیم کرد که در نهایت باعث ایجاد یک لیست به نام بک لاگ (backlog) می‌شود و کل تیم باید در این روند مشارکت داشته باشند. این لیست شامل تمامی قابلیت‌ها، ویژگی‌ها، تغییرات، به‌روزرسانی‌ها و نتایج می‌شود که باید به‌طور دائم توسط تیم‌های سازمانی و مدیر پروژه تکمیل شود. سپس فعالیت‌ها اولویت‌بندی شده و به اعضای مختلف تیم اختصاص داده می‌شود. در طول جلسات استندآپ، اعضای تیم پیشرفت‌هایشان را در اختیار یکدیگر قرار می‌دهند.
مثلا تمام مدارک لازم در فرایند استخدام را جمع‌آوری کنید و آن‌ها را در یک پایگاه داده الکترونیکی قرار دهید تا ظرف دو هفته به صورت خودکار انجام شوند. این یک هدف بزرگ‌تر خواهد بود و لیست بک لاگ شما این کار را به وظایف فرعی کوچک‌تر تقسیم می‌کند. مثلا:
- فرم استخدام، فرم آزمایش‌های پزشکی، فرم حقوق و مزایا را جمع‌آوری کنید و آن‌ها را در یک پوشه مشترک آپلود کنید.
- فرایندی طراحی کنید که چه کسی و چه زمانی باید آن را امضا کنند.
- راه‌حل‌های امضای الکترونیکی را بررسی کنید.
4_ کار را در اولین اسپرینت شروع کنید
همان‌طور که قبلا اشاره کردیم، اسپرینت یک دوره زمانی مشخص و معمولا کوتاه است که یک تیم تلاش می‌کند بخش مشخصی از کار را در آن زمان انجام دهد. حداکثر زمان برای این دوره معمولا چهار هفته است. این راهکار به تیم‌ها کمک می‌کند تا کارها را سریع‌تر انجام دهند.
در طول جلسات منظم روزانه یا هفتگی استندآپ، تیم باید در مورد پیشرفت در دوره اسپرینت خود صحبت کند. در این جلسات همچنین باید به بخش‌هایی که تیم‌ها در این مدت زمان با یکدیگر همکاری کرده‌اند نیز پرداخته شود.
مثلا آیا متخصص منابع انسانی پوشه را با تمام فرم‌ها جمع‌آوری کرده است؟ اگر نه، مشکل کجاست و چه کسی می‌تواند به او کمک کند؟
5_ به بازخوردها توجه کنید
پس از پایان اسپرینت، زمان بررسی اسپرینت می‌رسد. در این‌جا باید بازخوردهای تیم، مشتریان و کاربران را در نظر بگیرید. بررسی کنید که در آن دوره چه مشکلاتی وجود داشت؟ چه چیزهایی موانع موفقیت بودند؟ و چه چیزهایی باعث ناامیدی شما می‌شد؟ همچنین باید این موضوعات را هم بررسی کنید که آیا حجم کاری منصفانه بود؟ و آیا همکاری صورت گرفت یا نه. اگر بررسی اولین اسپرینت، نتایج خوبی به همراه داشت، حتما این موفقیت را جشن بگیرید زیرا این کار، انگیزه تیم را برای اسپرینت‌های آینده بالا می‌برد.
مثلا پس از آزمایش فرایند جدید، تیم متوجه می‌شود که این فرایند برای کامل شدن به ۶ روز دیگر نیاز دارد. کارمند جدید فراموش کرده یک فرم را امضا کند؛ بنابراین تیم تصمیم می‌گیرد فرایند را تکرار کند و جهت یادآوری برای امضای فرم‌ها در روزهای دوم و سوم یک ایمیل به کارمندان ارسال می‌کند.
شاید لازم باشد بخش‌هایی از این فرایند را انتخاب کنید که برای شما بهتر کار می‌کند یا شاید لازم باشد تا زمان تکمیل محصول نهایی، چندین اسپرینت اجرا کنید. به‌طور کلی، یک رویکرد یکسان برای همه وجود ندارد.
کلام آخر
منابع انسانی چابک همکاری تیم‌های بخش منابع انسانی سازمان‌ها را بهبود می‌بخشد و به آن‌ها کمک می‌کند تا به‌طور موثرتر و کارآمدتری کار کنند. برای استفاده از رویکرد چابک، بررسی کنید که کدام یک از روش‌های آن برای تیم شما مناسب‌تر است و سپس ابتدا آن‌ها را به صورت آزمایشی در مقیاس‌های کوچک اجرا کنید.
منبع: aihr
