همه کارمندان هر چند وقت یک‌بار به استراحت و مرخصی گرفتن نیاز دارند؛ اما مشکل از جایی شروع می‌شود که درخواست مرخصی کارمندان زیاد شود و غیبت کارمندان باعث آسیب به بهره‌وری سازمان شود. همچنین، غیبت مکرر می‌تواند نشانه‌ای از مشکلات جدی‌تر در محل کار باشد مانند استرس و فشار کار، آزار و اذیت و… که باید مورد بررسی قرار بگیرد.
اما سوال این‌جاست که چگونه می‌توان این مشکل را برطرف کرد و غیبت کارمندان را به حداقل رساند؟ در این مطلب از سایت کار از ما برای مقابله با غیبت کارمندان ۶ راهکار را بررسی می‌کنیم.
چرا غیبت کارمندان مهم است؟
مدیریت غیبت کارمندان باید یکی از اولویت‌های هر شرکتی باشد زیرا کارمندان نقش مهمی در حفظ و موفقیت یک سازمان دارند.
مطالعات نشان داده‌اند که هر چه یک کارمند شادتر و راضی‌تر باشد، بیشتر احتمال دارد که بتواند عملکرد شخصی و حرفه‌ای خوبی داشته باشد. (منبع علمی)
علاوه‌بر این، غیبت کارمندان برای سازمان‌ها هزینه دارد و اگر مدیریت نشود، تاثیرات نامطلوبی بر کسب‌وکارها می‌گذارد. بنابراین بسیار مهم است که کارفرماها میزان غیبت کارمندان خود را ارزیابی کنند، حمایت‌های مالی در اختیار آن‌ها قرار دهند و هر چند وقت یک‌بار وضعیت سلامت روان آن‌ها را بسنجند.
- بیشتر بخوانید: چالش های استخدام
- بیشتر بخوانید: منتور کیست
علت غیب کارمندان چیست؟
غیبت کارمندان می‌تواند علل زیادی داشته باشد؛ از بیماری‌های حاد و مزمن گرفته تا فشارهای روانی. در این قسمت، برخی از رایج‌ترین علت‌ها را بررسی می‌کنیم:
1_ بیماری
اصلی‌ترین علت غیبت کارمندان، بیماری است؛ مانند انواع بیماری‌های ویروسی ساده یا بیماری‌هایی که نیاز به استراحت بیشتری دارند و درمان‌شان زمان‌برتر است.
به‌عنوان مثال اگر یک کارمند آنفولانزا بگیرد نه تنها نمی‌تواند کارهایش را انجام دهد بلکه ممکن است بیماری‌اش به کل کارمندان شرکت سرایت کند و در نتیجه افراد بیشتری درگیر شوند.
علاوه‌بر بیماری‌های جسمانی، بیماری‌های روانی مانند اضطراب، افسردگی و… نیز عملکرد شغلی کارمندان را به خطر می‌اندازد و یکی از عوامل اصلی غیبت کارمندان است.
یک مطالعه نشان داد که شرکت‌ها به دلیل افسردگی کارمندان‌شان سالانه حدود ۴۴ میلیارد دلار ضرر می‌کنند زیرا افسردگی کارمندان باعث کاهش عملکرد آن‌ها و در نتیجه کاهش عملکرد کلی شرکت می‌شود. (منبع علمی)
2_ استرس و فشار روانی
حجم کار و استرس زیاد کارمندان را تحت فشار قرار می‌دهد. کارمندانی که به دلایل شغلی یا شخصی استرس دارند یا حجم کارهایشان برای مدت طولانی زیاد است، ممکن است بیمار شوند و قادر به کار کردن، نباشند.
اگرچه مدیران نمی‌توانند تمام استرس کارکنان را از بین ببرند، وظیفه آن‌ها این است که به‌طور منظم کارمندان‌شان را از نظر روانی ارزیابی و حجم کارهایشان را بررسی کنند.
3_ آزار و اذیت در محل کار
آزار و اذیت در محل کار تاثیر زیادی بر عملکرد کارکنان دارد. همه سازمان‌ها باید یک آیین‌نامه رفتاری برای انواع آزار و اذیت‌ها در محل کار داشته باشند و کارمندان را تشویق کنند تا هرگونه مشکلاتی از این قبیل را فورا گزارش دهند.
4_ مصرف الکل و مواد مخدر
این مورد نیاز به هیچ توضیحی ندارد. واضح است که مصرف مواد مخدر و الکل می‌تواند تاثیرات منفی بر عملکرد شغلی کارمندان بگذارد. مثلا ممکن است باعث کاهش عملکرد بهینه آن‌ها شود یا باعث شود تا به دلیل اعتیاد و وابستگی بیش از حد مرخصی بگیرند.
5_ مشکلات مالی
مشکلات مالی یکی از اصلی‌ترین عوامل استرس‌زا است که تمرکز و انگیزه کارمندان را پایین می‌آورد. بهتر است سازمان‌ها در این شرایط برای کارمندان برنامه‌های رفاهی مانند اعطای وام به آن‌ها را تدارک ببینند.
6_ شرایط کاری بد
شغل و مسائل مالی ارتباط مستقیمی با سلامت روان و رفاه کارمندان دارد. شواهد نشان می‌دهد که شرایط کاری بد با آسیب‌های روانی اجتماعی همراه است که می‌تواند منجر به استرس، اضطراب، افسردگی و سایر مشکلات روانی شود. (منبع)
- بیشتر بخوانید: مصاحبه پنلی چیست
- بیشتر بخوانید: مصاحبه نگهداشت
نحوه مدیریت غیبت کارکنان
کارفرماها باید با فرایندها و خط‌مشی‌هایی، غیبت کارمندان را مدیریت کنند تا از پیامدهای آن جلوگیری شود. قبل از هر چیز بهتر است کارفرماها علت غیبت کارمندان را کشف کنند و سعی کنند آن عامل را از بین ببرند.
اما راهکارهایی هم وجود دارد که به کارفرماها کمک می‌کند تا با به‌کارگیری آن‌ها، غیبت کارمندان را به حداقل رسانند:
1_ محیط کار را جذاب کنید
در نظر داشته باشید که افراد بخش زیادی از عمر خود را در محل کارشان سپری می‌کنند. از این رو، فضای کار شرکت را با اضافه کردن وسایل جدید، تغییر دکوراسیون و… جذاب کنید.
مثلا:
- در مورد دمای اتاق‌ها مطمئن شوید که خیلی سرد یا گرم نباشد.
- مطمئن شوید فضای کار نور کافی دارد و اگر شرایط فراهم بود، اجازه دهید نور طبیعی وارد اتاق شود.
- از گیاهان طبیعی استفاده کنید.
- در صورت امکان اتاق استراحت داشته باشید تا کارمندان بعد از چند ساعت کار کردن مداوم بتوانند چند دقیقه برای دراز کشیدن، چرت زدن، سیگار کشیدن، میان وعده خوردن، گپ زدن و… به آن‌جا روند.
- بازی‌های مختلفی در اتاق استراحت قرار دهید مانند انواع بازی‌های رومیزی، پلی‌استیشن، فوتبال دستی و…
2_ حضور مستمر کارمندان را تشویق کنید
یکی از تکنیک‌های موفق در تجارت، تشویق کارمندان و پاداش دادن به آن‌ها است. کارمندان شما بخش مهمی از موفقیت کسب و کارتان هستند؛ بنابراین بسیار مهم است که آن‌ها رضایت شغلی داشته باشند و با انگیزه کارشان را انجام دهند و یک راهکار موثر این است که به آن‌ها پاداش دهید.
مثلا برای کارمندانی که مرخصی نمی‌گیرند، پاداش در نظر بگیرید و بهتر است این پاداش‌ها، پاداش‌های مالی باشند. فقط مطمئن شوید که به همه کارمندان پاداش‌های یکسانی ارائه می‌دهید.
- بیشتر بخوانید: مقایسه کارکنان
- بیشتر بخوانید: استخدام قراردادی چیست
3_ به کارمندان بیشتر مرخصی دهید
همان‌طور که گفتیم، افراد زمان قابل توجهی از روزشان را در محل کار سپری می‌کنند و این ممکن است آن‌ها را در معرض فشارهای روانی قرار دهد و بهره‌وری آن‌ها را پایین آورد.
یکی از راه‌های مقابله با این مشکل، افزایش روزهای مرخصی کارمندان است؛ زیرا کارمندانی که به اندازه کافی استراحت می‌کنند، تمرکز و انرژی بیشتری برای انجام وظایف‌شان دارند، استرس و فرسودگی شغلی کمتری را تجربه می‌کنند و کمتر بیمار می‌شوند و در نتیجه غیبت‌های کمتری خواهند داشت.
4_ برای غیبت کارمندان قوانین واضحی تعیین کنید
سازمان‌ها باید برای مرخصی کارمندان قوانین واضحی تعیین کنند و آن را در اختیار کارمندان قرار دهند.
مثلا یک سازمان برای درخواست مرخصی چنین قوانینی تعیین می‌کند:
- مرخصی استحقاقی کارمندان در هر سال ۲۰ روز است.
- مرخصی‌های استفاده نشده یا می‌تواند به سال بعد منتقل شود یا کارمند می‌تواند در پایان سال هزینه آن‌ها را بگیرد.
- کارمندان باید حداقل از یک هفته قبل، درخواست مرخصی خود را به بخش مدیریت بفرستند و از آن‌ها تاییدیه بگیرند.
- در صورتی که کارمند بیمار شود باید گواهی معتبر پزشکی ارئه دهد.
- کارمندان محصل می‌توانند در هر ترم ۱۰ روز مرخصی تحصیلی بگیرند.
5_ غیبت کارمندان را ارزیابی کنید
یکی دیگر از بهترین راهکارها برای مدیریت غیبت کارکنان، ارزیابی سابقه غیبت‌های آن‌ها است. این کار به منابع انسانی کمک می‌کند تا اطلاعات دقیقی از میزان حضور و عدم حضور کارمندان به دست آورد و همچنین در صورت نیاز به حمایت و مداخله، به آن‌ها کمک کند.
مثلا فرض کنید بخش منابع انسانی متوجه می‌شود که یک کارمند در ۳ ماه اخیر ۱۵ روز مرخصی گرفته است. وقتی علت را بررسی می‌کند می‌فهمد که کارمند انگیزه کافی برای کار کردن ندارد. در این شرایط سازمان تصمیم می‌گیرد در خصوص افزایش انگیزه کارمندش مداخله کند.
- بیشتر بخوانید: دلبستگی سازمانی
- بیشتر بخوانید: استخدام رسمی چیست
6_ انعطاف‌پذیر باشید
یکی دیگر از راهکارهای نسبتا جدید که بسیاری از کسب و کارها آن را به‌کار می‌گیرند، انعطاف‌پذیر بودن در کار است. مثلا کارفرمایی که ساعات کاری شناور در اختیار کارمندان قرار می‌دهد یا این فرصت را به آن‌ها می‌دهد تا در صورت تمایل، برخی روزها به صورت دورکار کار کنند.
کارمندانی که اجازه دارند خودشان ساعات کاری‌شان را مدیریت و برای آن تصمیم‌گیری کنند، کمتر مرخصی می‌گیرند.
پیامدهای غیبت کارمندان
غیبت کارمندان پیامدهای منفی برای کارمندان، سازمان و حتی جامعه دارد.
1_ پیامدهای منفی برای کارمندان
غیبت بیش از حد کارمندان می‌تواند با پیامدهای منفی برای خود کارمند همراه باشد که برخی از آن‌ها عبارتند از:
- کاهش رضایت شغلی و ناامیدی
- بی انگیزگی کارکنان و ناامیدی
- کاهش اعتماد به نفس و عزت نفس
- فرسودگی شغلی
- مشکل در روابط با همکاران و مدیران
- به خطر افتادن روابط حرفه‌ای
- مجازات‌های انضباطی مانند کاهش حقوق یا اخراج
- مشکلات مالی به دلیل کم شدن حقوق
2_ پیامدهای منفی برای سازمان
غیبت کارمندان پیامدهای منفی برای سازمان دارد از جمله:
- کاهش عملکرد و بهره‌وری کلی سازمان
- هزینه‌های اضافی مانند هزینه مربوط به استخدام یک کارمند جدید
- افزایش حجم کار برای سایر کارمندان
- کاهش کیفیت خدمات به مشتریان و تاثیر منفی بر شهرت و برند شرکت
3_ پیامدهای منفی برای جامعه
پیامدهای منفی غیبت کارمندان در سطح اجتماعی شامل موارد زیر است:
- تاثیر منفی بر اقتصاد جامعه مانند کاهش تولید و مصرف و به خطر افتادن رشد اقتصادی
- کاهش کیفیت خدمات مشتریان. مثلا غیبت کارمندان فعال در بخش مراقبت‌های بهداشتی ممکن است باعث افت کیفیت محصولات بهداشتی شود.
- و در نهایت، غیبت مکرر کارمندان می‌تواند باعث ایجاد بی‌عدالتی و نارضایتی در میان کارمندان شود و همبستگی در تیم‌های کاری را پایین آورد.
کلام آخر
اگرچه گاهی اوقات کارمندان به دلایل موجهی سر کار نمی‌روند اما ممکن است همین دلایل موجه یا جزئی به مشکلات بزرگ و پیچیده‌ای تبدیل شود. به همین دلیل، مدیریت موثر غیبت کارمندان هم از ضررهای هنگفت به سازمان جلوگیری می‌کند و هم به کارمندان کمک می‌کند تا برای کار کردن انگیزه دوباره‌ای پیدا کنند.
منابع:
